Hay un dato que casi ninguna empresa de limpieza tiene presente hasta que llega la Inspección: el registro de jornada tiene que estar en el centro de trabajo o poder consultarse desde allí al momento. Lo dice la propia Inspección en su criterio técnico 101/2019. Y una empresa de limpieza no tiene un centro de trabajo. Tiene tantos como contratas activas.
Eso deja al sector muy expuesto en materia de control horario, y no porque las empresas de limpieza cumplan peor que otras. La diferencia con un despacho no está en el número de multas, está en que aquí es mucho más difícil demostrar quién estuvo, dónde y cuánto tiempo.
Veinte edificios, veinte sitios donde enseñar el registro
No llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La horquilla sancionadora tiene tres grados:
| Grado | Importe |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Importes del artículo 40.1.b de la LISOS. El inspector propone el grado en el acta con los criterios del artículo 39.2: intencionalidad, número de trabajadores afectados, perjuicio causado y cifra de negocios, entre otros. Negarse a enseñar el registro al inspector es otra infracción distinta, la obstrucción del artículo 50.
La clave está en cómo se aplica. La Inspección puede entrar sin previo aviso en cualquier centro (art. 13 de la Ley 23/2015), así que una empresa con quince contratas puede recibir la visita en cualquiera de ellas, y en cada una tiene que poder enseñar el registro de su gente. Lo que no ocurre, y conviene decirlo porque circula mucho, es que la multa se multiplique automáticamente por cada edificio: la infracción del artículo 7.5 se impone a la empresa, y el número de trabajadores afectados es un criterio de graduación del artículo 39.2, no un multiplicador.
Dónde está el dinero de verdad: no en el acta, que se mueve entre 751 y 7.500 euros, sino en lo que viene detrás. Sin registro válido, la empresa carga con la prueba de la jornada frente a cualquier reclamación, y esa sí va persona a persona: diferencias salariales, horas extra que no puedes desmentir y las cotizaciones correspondientes, por cada trabajador que reclame. El salario se puede reclamar hasta un año atrás (art. 59 del Estatuto) y las cotizaciones, hasta cuatro. Con plantilla repartida en quince contratas, esa cuenta supera de largo a la sanción administrativa.
Además, una actuación que empieza por la denuncia de un trabajador en un edificio concreto no tiene por qué quedarse ahí. Y si el sistema falla en un centro, lo normal es que falle en todos, porque el sistema es el mismo. Lo explicamos con más detalle en multas por no tener control horario y en qué te pide exactamente una inspección de trabajo.
El tiempo parcial añade una segunda capa de obligaciones
El sector de la limpieza está lleno de jornadas de dos, tres o cuatro horas diarias. Esas jornadas se articulan casi siempre mediante contratos a tiempo parcial, y ahí la ley es bastante más exigente de lo que la mayoría cree.
El artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores obliga, para cada contrato a tiempo parcial, a tres cosas:
- Registro diario de la jornada, con hora de entrada y de salida.
- Entrega al trabajador de un resumen mensual de las horas realizadas, ordinarias y complementarias, junto con el recibo de salarios.
- Conservación de esos resúmenes durante cuatro años.
Esta obligación existe desde 2013, seis años antes del RDL 8/2019. No es nueva ni está pendiente de ningún decreto. Y lleva aparejada una consecuencia que en limpieza puede ser devastadora: si el registro no se lleva correctamente, el contrato se presume celebrado a jornada completa salvo prueba en contrario.
Traducido a dinero: un trabajador con contrato de tres horas diarias que reclame, en una empresa sin registros válidos, puede acabar cobrando la diferencia hasta jornada completa con sus correspondientes cotizaciones atrasadas. Multiplicado por la plantilla de un edificio, la cifra deja pequeña cualquier sanción administrativa. Tienes el desarrollo completo en control horario en contratos a tiempo parcial.
Los desplazamientos entre edificios: cuándo cuentan como jornada
Esta es la duda más repetida del sector y merece una respuesta con matices, porque no hay una regla única.
Cuando un trabajador termina en un edificio y se desplaza a otro dentro de la misma jornada, ese tiempo de desplazamiento es tiempo de trabajo. No hay debate razonable ahí: está a disposición de la empresa y cumpliendo sus instrucciones.
El caso discutido es el primer y el último desplazamiento del día. La regla general es que el trayecto de casa al trabajo no es jornada. Pero el Tribunal de Justicia de la Unión Europea matizó esa regla en la sentencia de 10 de septiembre de 2015, asunto C-266/14, resolviendo una cuestión planteada desde España: cuando un trabajador no tiene un centro de trabajo fijo o habitual, el tiempo de desplazamiento entre su domicilio y el primer cliente del día, y entre el último y su domicilio, constituye tiempo de trabajo a efectos de la Directiva 2003/88.
Dónde está la línea: la clave es si el trabajador tiene o no un centro habitual asignado. Una limpiadora adscrita siempre al mismo colegio sí lo tiene, y su trayecto de casa al colegio no es jornada. Un equipo volante que cada día recibe una ruta distinta encaja mucho mejor en el supuesto de la sentencia. Entre esos dos extremos hay zona gris, y depende de cómo esté configurado el puesto y de lo que diga tu convenio. Es exactamente el tipo de decisión que conviene consultar con tu asesoría laboral antes de definir el modelo de fichaje, no después.
Lo relevante para el control horario es lo siguiente: si no registras dónde y cuándo empieza y termina cada trabajador, no puedes acreditar nada de esto. Ni a tu favor ni en tu contra. Y en una reclamación sin registros, la carga de la prueba juega contra la empresa.
Por qué las soluciones habituales no funcionan en limpieza
Si buscas control horario en Google, la mayor parte de lo que encuentras son instaladores de terminales físicos: lectores de huella, tornos, tarjetas de proximidad, reconocimiento facial. Ese modelo está diseñado para una empresa con una puerta por la que entra todo el mundo.
En limpieza se rompe por tres sitios a la vez:
| Solución | Por qué falla en limpieza |
|---|---|
| Terminal físico por centro | Un aparato por edificio a varios cientos de euros. Con quince contratas, la inversión no sale. Y si pierdes la contrata, el terminal se queda ahí. |
| Hoja de firmas en papel | Sigue siendo legal, pero es prácticamente indefendible: cualquiera puede rellenarla a posteriori y no queda trazabilidad de quién escribió qué ni cuándo. |
| Excel centralizado | Lo rellena el encargado, no el trabajador. Ante la Inspección es un documento que la empresa hace sobre sí misma y que se puede cambiar después sin dejar rastro. |
| Llamada o WhatsApp al encargado | Deja rastro, pero no constituye un registro estructurado, ni conservable cuatro años, ni consultable por el trabajador. |
El papel y el Excel no son ilegales por sí mismos, conviene decirlo con precisión. El problema es probatorio: cuando el inspector pide el registro y lo que recibe es un cuaderno o una hoja de cálculo, la pregunta siguiente siempre es la misma, quién garantiza que eso no se escribió ayer. Lo desarrollamos en registro horario en papel y en cómo blindar tus registros.
Lo que sí encaja en este sector es el fichaje desde el propio móvil del trabajador, sin ningún equipo instalado en el edificio. Cada persona ficha en el centro donde le toca ese día y, si la empresa lo activa, el fichaje guarda la ubicación de ese momento. Puedes ver las alternativas comparadas en cómo fichar sin máquina.
Un apunte importante sobre el móvil personal: imponer a un trabajador que use su teléfono particular para fichar es arriesgado. El Tribunal Supremo confirmó en 2021 la nulidad del sistema con el que Telepizza obligaba a sus repartidores a poner su propio móvil (SAN 13/2019). Lo prudente es ofrecer una alternativa, como un dispositivo de empresa o una tablet compartida en el centro. Lo explicamos en fichar desde el móvil: es legal, pero sin imponer el móvil personal.
Geolocalización: lo que puedes hacer y lo que no
En limpieza tiene sentido saber que el fichaje se produce en el edificio correcto. Pero la geolocalización de trabajadores no es libre.
El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos permite a la empresa tratar datos de geolocalización para el ejercicio de sus funciones de control, con una condición expresa: debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes sobre la existencia y características del sistema, y sobre el posible ejercicio de sus derechos.
En la práctica esto significa tres cosas concretas:
- Informa antes de activarlo, por escrito, y comunícalo a la representación legal de los trabajadores si la hay.
- Registra la ubicación solo en el momento del fichaje, no de forma continua durante la jornada. Un seguimiento permanente es difícilmente proporcional cuando el fin que persigues es acreditar entrada y salida.
- No uses la ubicación para nada que no hayas informado. El principio de limitación de la finalidad del RGPD se aplica igual aquí que en cualquier otro tratamiento.
Puedes consultar la información oficial sobre tratamiento de datos en el ámbito laboral en la Agencia Española de Protección de Datos.
Subrogación de contratas: los registros también cambian de manos
La limpieza de edificios y locales es uno de los sectores con subrogación convencional consolidada: cuando una empresa pierde una contrata, la entrante asume a la plantilla adscrita a ese servicio en las condiciones que fije el convenio colectivo aplicable.
Eso tiene una implicación directa en control horario que se pasa por alto con frecuencia. En el proceso de subrogación se intercambia documentación laboral de los trabajadores afectados, y la antigüedad, la jornada real y las horas acumuladas forman parte de lo que la empresa entrante necesita conocer para no heredar un problema.
Si tus registros están repartidos entre hojas de papel de cada edificio y un Excel que llevaba el encargado que ya no está, esa documentación es difícil de reconstruir. Si están en un sistema que exporta por centro y por periodo, se resuelve en minutos.
Los requisitos concretos de la subrogación varían según el convenio sectorial y los convenios provinciales aplicables, así que conviene revisar el tuyo en el registro de convenios colectivos del Ministerio de Trabajo antes de dar nada por supuesto.
Cómo montarlo bien en una empresa de limpieza
Un sistema de control horario que funcione en este sector tiene que cumplir cinco condiciones. No son opinables, salen directamente de lo que exige la norma y de lo que revisa la Inspección:
| Requisito | Por qué importa en limpieza |
|---|---|
| Sin hardware por centro | Con veinte contratas, cualquier coste por edificio hace inviable el proyecto |
| Registro consultable desde cada centro | La Inspección pide que el registro esté en el centro de trabajo o se pueda consultar desde él al momento (criterio técnico 101/2019) |
| Hora generada en servidor | Si la hora la pone el móvil del trabajador, cambiar la hora del teléfono altera el registro |
| Trazabilidad de correcciones | Los olvidos son constantes en jornadas cortas. Corregir es legítimo, ocultar que se corrigió no |
| Funcionamiento sin cobertura | Sótanos, garajes y plantas técnicas. El fichaje debe quedar en cola y sincronizar después |
Y por encima de eso, un punto operativo que decide si el sistema se usa o se abandona: el fichaje tiene que costarle al trabajador menos de cinco segundos. Una limpiadora con una jornada de tres horas no va a pelearse con una aplicación que le pide usuario, contraseña y tres pantallas. Si ficha con un código y un botón, ficha. Si no, acabarás rellenando el registro tú, que es exactamente el escenario que la ley quiere evitar.
CheckInGO para empresas de limpieza: cada trabajador ficha en 3 segundos desde cualquier móvil con su código personal, sin instalar nada y sin ningún equipo en el edificio. La hora la pone el servidor; si no hay cobertura, el fichaje se guarda, se sincroniza solo al recuperar la red y queda marcado como hecho sin conexión. La ubicación se guarda solo al fichar, cada corrección queda con su historial (hora original, hora nueva, cuándo y por qué) y los registros se conservan cuatro años. Cuando llega la Inspección, generas un código de acceso para el inspector, válido 48 horas. Desde 19 € al mes + IVA hasta 10 empleados y 2 € por cada empleado adicional, sin permanencia. Pruébalo 7 días gratis con tu propia plantilla.
Fuentes: artículos 34.9 y 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores; Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE); Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE); artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos; sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 10 de septiembre de 2015, asunto C-266/14. Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico sobre tu caso concreto.