La mayoría de artículos sobre inspecciones de trabajo hablan de multas, de la normativa, de qué dice el RDL 8/2019. Todo eso está bien. Pero hay una pregunta más concreta que nadie responde: ¿qué pasa exactamente cuando el inspector llega a tu empresa y pide ver los registros horarios?
¿Qué te pide? ¿En qué formato? ¿Tienes que dárselo en el momento? ¿Qué ocurre si tardas? ¿Y qué pasa si tu sistema de fichaje no genera un documento válido?
Este artículo responde esas preguntas con precisión. Si quieres ir un paso más allá y comprobar punto por punto si tu empresa aguantaría una inspección hoy, tenemos también una checklist interactiva con 11 puntos para estar preparado.
Cómo llega una inspección: aviso previo o visita sin anunciar
Lo primero que hay que saber es que la Inspección de Trabajo puede presentarse de dos formas distintas, y las implicaciones son muy diferentes según cuál sea.
Una es la visita sin aviso previo: la Ley 23/2015 permite a los inspectores entrar sin avisar en cualquier centro de trabajo (artículo 13). El inspector llega, se identifica, y desde ese momento puede pedir la documentación laboral de la empresa. No hay un plazo de preparación. No tienes tiempo de organizar nada. Lo que tengas disponible en ese instante es lo que cuenta.
La otra vía es el requerimiento de documentación. El inspector envía un escrito oficial solicitando que aportes los registros horarios en el plazo que fije. Si en el plazo no entregas la documentación o lo que entregas no es válido, puede levantar acta directamente.
En ambos casos, el punto de partida es el mismo: o tienes los registros listos y en formato válido, o tienes un problema.
Una inspección puede empezar por una denuncia, por una campaña planificada de la ITSS, por petición de otro organismo o por iniciativa del propio inspector (artículo 20 de la Ley 23/2015). En 2024 la ITSS realizó 9.097 actuaciones en materia de registro de jornada y levantó 1.869 actas de infracción, por un importe total de 2,99 millones de euros y con 21.649 trabajadores afectados. La cuantía media rondó los 1.600 euros por acta. No son casos extraordinarios.
Qué pide exactamente el inspector y en qué formato
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de jornada de cada trabajador. Ese registro tiene que incluir el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona.
Cuando el inspector pide los registros, busca exactamente eso: un documento que acredite, para cada empleado, a qué hora entró y a qué hora salió cada día, durante el periodo que le interesa revisar. Ese periodo puede ser el mes en curso, los últimos meses, o más atrás, ya que la prescripción de las infracciones laborales es de tres años.
En cuanto al formato, la ley no exige un soporte concreto. Vale papel, PDF o una aplicación, y no existe ningún sistema "certificado". Lo que sí pide la Inspección en su Criterio Técnico CT 101/2019 es un sistema que garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos y que no se alteren a posteriori. En la práctica, eso significa que el registro sea:
- Fiable: que no se pueda cambiar un dato sin dejar rastro de qué había antes, cuándo se cambió y por qué. Un Excel editable sin historial de cambios difícilmente lo cumple.
- Completo: que incluya a todos los trabajadores, sin importar el tipo de contrato ni las horas semanales.
- Accesible: que se pueda consultar en el momento de la inspección o en el plazo que se indique.
- Personal: cada registro tiene que poder asociarse a un trabajador concreto.
El problema del Excel no es solo técnico. El criterio de la Inspección pide que los datos no se alteren a posteriori, y en un Excel corriente cualquiera puede abrir el archivo y cambiar una hora de entrada sin dejar rastro. Para la Inspección, eso prueba muy poco. Puedes leer más sobre este punto en el artículo ¿vale un Excel como registro horario en 2026? y en la guía sobre sistemas de fichaje que no se puedan manipular.
Cuánto tiempo tienes para entregar los registros
Si la visita es presencial y sin aviso, el inspector puede pedir ver los registros en ese momento. No existe un plazo reglamentario de gracia. En la práctica, si el sistema existe pero hay un problema técnico puntual o el administrador no está disponible, muchos inspectores dan un margen de horas o pocos días para aportar la documentación en la Jefatura de Inspección, siempre que haya voluntad clara de colaborar. Lo que no tiene margen es la negativa o la ausencia total de registros: en ese caso sí puede levantar acta directamente.
Si el inspector te envía un requerimiento por escrito, fijará el plazo de entrega en el propio escrito. En los requerimientos de documentación es habitual que ese plazo sea de varios días hábiles, pero la variabilidad es alta y depende del inspector y de la urgencia del caso.
Un detalle que conviene tener claro: si durante la inspección presencial no puedes mostrar los registros al momento, no es automáticamente un acta. Si el sistema existe y hay un problema técnico o de disponibilidad, lo habitual es que el inspector dé un margen para aportar la documentación. El problema real es cuando los registros no existen, están incompletos o son claramente manipulables: ahí no hay margen que valga.
Si se levanta acta, la empresa tiene quince días hábiles desde que se la notifican para presentar alegaciones. Después, la autoridad laboral dicta resolución, y contra ella todavía cabe recurso de alzada en el plazo de un mes (artículos 17 y 23 del Real Decreto 928/1998).
Por qué muchos sistemas de fichaje te dejan solo en ese momento
Este es el punto que nadie explica con claridad y que marca la diferencia entre un sistema de fichaje y un sistema de fichaje útil cuando más importa.
Muchas herramientas del mercado están diseñadas para registrar y gestionar. Registro de entradas, exportación de informes, gestión de vacaciones. Todo eso funciona bien en condiciones normales. El problema es lo que pasa cuando llega una inspección.
En la práctica, lo que ocurre en muchas empresas es esto: el inspector llega o envía el requerimiento, y el responsable tiene que ponerse a exportar datos. Abre el sistema, busca el rango de fechas, filtra por empleado, genera un PDF o un Excel, revisa que no falte ninguno, lo imprime o lo manda por email. Si hay diez empleados y le piden seis meses de historial, son decenas de registros que hay que organizar mientras el inspector espera o el plazo corre.
Y eso asumiendo que el sistema funciona bien y que los datos están completos. Si hay registros incompletos, errores de sincronización, o empleados que en algún momento ficharon desde un dispositivo que ya no existe, el problema se complica.
Por eso, antes de elegir sistema, conviene preguntar qué pasa exactamente el día que llega la Inspección: si solo te deja exportar los datos o si el inspector puede consultarlos por su cuenta. Puedes comparar opciones en esta comparativa de software de control horario para pymes.
Cómo funciona el acceso de inspector en CheckInGO
En CheckInGO lo resolvimos con una función pensada para ese momento: un acceso temporal para el inspector.
El inspector accede directamente. Tú no tienes que preparar nada.
No hay Excel. No hay PDF generado a mano. No hay riesgo de que te olvides de incluir a algún empleado o de que el archivo falle. El inspector consulta los fichajes por su cuenta, sin entrar en tu panel.
Ver cómo funciona en tu empresa →La diferencia con exportar los datos a mano no es cosmética, es estructural. Cuando el inspector llega, no dependes de poder exportar datos correctamente, de tener el ordenador a mano, de que el sistema no falle en ese momento, ni de que alguien de tu equipo sepa manejar la herramienta bajo presión. El acceso está preparado de antemano, se genera en segundos, y funciona desde cualquier dispositivo.
Para el inspector también es más cómodo. En lugar de recibir un PDF de cien páginas que tiene que revisar manualmente, entra en los fichajes y elige el periodo que quiere revisar.
Errores habituales durante una inspección
Más allá del sistema de fichaje, hay comportamientos durante una inspección que agravan innecesariamente la situación. Estos son los más frecuentes.
Intentar explicar en lugar de mostrar
Cuando el inspector pide los registros y el empresario empieza a explicar verbalmente cómo funciona el sistema o por qué algunos registros están incompletos, normalmente consigue el efecto contrario al que busca. El inspector no necesita explicaciones: necesita datos. Si los datos son claros y completos, hablan solos. Si no lo son, las explicaciones no los mejoran.
Presentar registros parciales sin avisar
Algunos empresarios entregan los registros de los empleados a jornada completa y omiten los trabajadores a tiempo parcial, los eventuales, o los de incorporación reciente. La obligación de registro aplica a todos los empleados desde el primer día, independientemente del tipo de contrato. Si el inspector detecta que faltan trabajadores en los registros, la situación empeora considerablemente.
Presentar datos que no cuadran con los contratos
Si los registros muestran que un empleado contratado por 20 horas semanales ha trabajado sistemáticamente 35, eso no pasa desapercibido. Los datos tienen que ser coherentes con los contratos. Si hay horas extra, tienen que estar registradas y documentadas correctamente, porque el límite legal es de 80 horas al año (artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores) y pasarse o no registrarlas es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS.
No tener los registros de trabajadores en teletrabajo
Quien teletrabaja también tiene que fichar, y la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo dejó por escrito en su artículo 14: el registro tiene que reflejar fielmente el tiempo de trabajo. Si parte de tu plantilla trabaja en remoto y no tiene un sistema de fichaje operativo, tienes un agujero en tu registro que el inspector detectará sin dificultad. Los detalles están en el artículo sobre registro horario en teletrabajo.
Mostrar al inspector el acceso a tu propia cuenta de administrador
Algunos empresarios, cuando llega la inspección, muestran directamente su panel de administrador al inspector. Eso tiene un problema evidente: le estás dando acceso a alguien externo a tu cuenta completa, con todos los datos de la empresa. El acceso de inspector de CheckInGO existe precisamente para evitar esto: el inspector tiene su propio acceso temporal y acotado, sin que tú tengas que ceder el tuyo.
Cuánto cuesta cada incumplimiento
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se regulan en la LISOS. Hay dos niveles bien distintos que conviene no mezclar: la infracción grave por no llevar registro, llevarlo mal o superar los límites de jornada y horas extra, que va toda por el artículo 7.5 con multas de 751 a 7.500 euros, y la obstrucción a la labor inspectora del artículo 50, que se sanciona aparte y es donde aparecen las cuantías altas.
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima | Artículo LISOS |
|---|---|---|---|
| No llevar registro de jornada o registro incorrecto | 751 € | 7.500 € | Art. 7.5 · Infracción grave |
| Horas extra no registradas ni compensadas | 751 € | 7.500 € | Art. 7.5 · Infracción grave |
| Manipulación o falsificación del registro | 751 € | 7.500 € | Art. 7.5 · Infracción grave (la intencionalidad sube el grado) |
| Obstaculizar la labor de la Inspección | 70 € | 225.018 € | Art. 50 · Obstrucción, de leve a muy grave |
Importante: la sanción del art. 7.5 (no llevar registro) no se multiplica por cada trabajador. El número de afectados sirve para subir el grado dentro de la horquilla (artículo 39 de la LISOS). La obstrucción del art. 50 es otra cosa: negarse a entregar los registros o impedir la actuación del inspector, y ahí las cuantías suben mucho. La cuantía media de las actas por registro de jornada levantadas en 2024 fue de unos 1.600 euros, es decir, en la parte baja del tramo grave. Aparte, la ITSS cuenta la materia de tiempo de trabajo (jornada, horas extra, descansos), que en 2024 sumó 17,2 millones de euros en sanciones y 13.681 infracciones, según los datos publicados por El Derecho. Si quieres estimar la exposición concreta de tu empresa según el número de empleados y el tipo de incumplimiento, la calculadora de multas lo hace en segundos. Y si quieres repasar punto por punto si tu empresa cumpliría hoy, la checklist de inspección de trabajo te lo repasa en 11 puntos, sin registro y sin descargar nada.