La mayoría de artículos sobre inspecciones de trabajo hablan de multas, de la normativa, de qué dice el RDL 8/2019. Todo eso está bien. Pero hay una pregunta más concreta que nadie responde: ¿qué pasa exactamente cuando el inspector llega a tu empresa y pide ver los registros horarios?
¿Qué te pide? ¿En qué formato? ¿Tienes que dárselo en el momento? ¿Qué ocurre si tardas? ¿Y qué pasa si tu sistema de fichaje no genera un documento válido?
Este artículo responde esas preguntas con precisión. Si quieres ir un paso más allá y comprobar punto por punto si tu empresa aguantaría una inspección hoy, tenemos también una checklist interactiva con los 11 puntos que comprueba la ITSS.
Cómo llega una inspección: aviso previo o visita sin anunciar
Lo primero que hay que saber es que la Inspección de Trabajo puede presentarse de dos formas distintas, y las implicaciones son muy diferentes según cuál sea.
La más habitual en empresas pequeñas y medianas es la visita de comprobación sin aviso previo. El inspector llega, se identifica, y desde ese momento tiene derecho a acceder a la documentación laboral de la empresa. No hay un plazo de preparación. No tienes tiempo de organizar nada. Lo que tengas disponible en ese instante es lo que cuenta.
La otra vía es el requerimiento de documentación. El inspector envía un escrito oficial solicitando que aportes los registros horarios en el plazo que fije. Si en el plazo no entregas la documentación o lo que entregas no es válido, puede levantar acta directamente.
En ambos casos, el punto de partida es el mismo: o tienes los registros listos y en formato válido, o tienes un problema.
Una inspección puede iniciarse por tres vías: denuncia de un trabajador o sus representantes, campaña sectorial planificada por la ITSS, o actuación aleatoria. En 2024, la ITSS levantó 1.869 actas de infracción por incumplimiento del registro horario, con una cuantía media de 10.800 euros por acta. No son casos extraordinarios: son empresas que cuando llegó el inspector no tenían claro qué se les iba a pedir ni cómo entregarlo.
Qué pide exactamente el inspector y en qué formato
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de jornada de cada trabajador. Ese registro tiene que incluir el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona.
Cuando el inspector pide los registros, busca exactamente eso: un documento que acredite, para cada empleado, a qué hora entró y a qué hora salió cada día, durante el periodo que le interesa revisar. Ese periodo puede ser el mes en curso, los últimos meses, o más atrás, ya que la prescripción de las infracciones laborales es de tres años.
En cuanto al formato, la ley no exige un soporte concreto. No tiene que ser papel, ni PDF, ni ningún sistema certificado específico. Lo que sí exige el Criterio Técnico CT 101/2019 de la Inspección es que el registro sea:
- Fiable e inalterable: que no se pueda modificar un dato sin que quede constancia de quién lo cambió y cuándo. Un Excel editable sin historial de cambios no cumple este requisito.
- Completo: que incluya a todos los trabajadores, sin importar el tipo de contrato ni las horas semanales.
- Accesible: que se pueda consultar en el momento de la inspección o en el plazo que se indique.
- Con identificación nominal: cada registro tiene que poder asociarse a una persona concreta por nombre y apellidos.
El problema del Excel no es solo técnico, es jurídico. La sentencia SAN 4128/2023 ya avaló una sanción a una empresa que usaba Excel precisamente por ausencia de inmutabilidad. Cualquiera podía abrir el archivo y cambiar una hora de entrada sin dejar rastro. Para la Inspección, eso no prueba nada. Puedes leer más sobre este punto en el artículo ¿vale un Excel como registro horario en 2026? y en la guía sobre sistemas de fichaje que no se puedan manipular.
Cuánto tiempo tienes para entregar los registros
Si la visita es presencial y sin aviso, el inspector puede pedir ver los registros en ese momento. No existe un plazo reglamentario de gracia. En la práctica, si el sistema existe pero hay un problema técnico puntual o el administrador no está disponible, muchos inspectores dan un margen de horas o pocos días para aportar la documentación en la Jefatura de Inspección, siempre que haya voluntad clara de colaborar. Lo que no tiene margen es la negativa o la ausencia total de registros: en ese caso sí puede levantar acta directamente.
Si el inspector te envía un requerimiento por escrito, fijará el plazo de entrega en el propio escrito. En los requerimientos de documentación es habitual que ese plazo sea de varios días hábiles, pero la variabilidad es alta y depende del inspector y de la urgencia del caso.
Un detalle que conviene tener claro: si durante la inspección presencial no puedes mostrar los registros al momento, no es automáticamente un acta. Si el sistema existe y hay un problema técnico o de disponibilidad, lo habitual es que el inspector dé un margen para aportar la documentación. El problema real es cuando los registros no existen, están incompletos o son claramente manipulables: ahí no hay margen que valga.
Una vez levantada el acta, la empresa tiene quince días hábiles para presentar alegaciones ante la autoridad laboral competente de su comunidad autónoma. Si no se impugna en ese plazo, el acta adquiere firmeza y la sanción se liquida directamente.
Por qué la mayoría de sistemas de fichaje te dejan solo en ese momento
Este es el punto que nadie explica con claridad y que marca la diferencia entre un sistema de fichaje y un sistema de fichaje útil cuando más importa.
La mayoría de herramientas del mercado están diseñadas para registrar y gestionar. Registro de entradas, exportación de informes, gestión de vacaciones. Todo eso funciona bien en condiciones normales. El problema es lo que pasa cuando llega una inspección.
En la práctica, lo que ocurre en muchas empresas es esto: el inspector llega o envía el requerimiento, y el responsable tiene que ponerse a exportar datos. Abre el sistema, busca el rango de fechas, filtra por empleado, genera un PDF o un Excel, revisa que no falte ninguno, lo imprime o lo manda por email. Si hay diez empleados y le piden seis meses de historial, son decenas de registros que hay que organizar mientras el inspector espera o el plazo corre.
Y eso asumiendo que el sistema funciona bien y que los datos están completos. Si hay registros incompletos, errores de sincronización, o empleados que en algún momento ficharon desde un dispositivo que ya no existe, el problema se complica.
Ninguno de los sistemas habituales que puedes ver en cualquier comparativa de software de control horario para pymes tiene una solución nativa para este momento. Te dan los datos. Lo que hagas con ellos en una inspección es tu problema.
Cómo funciona el acceso de inspector en CheckInGO
CheckInGO es el único sistema de fichaje del mercado que tiene una funcionalidad diseñada específicamente para el momento de la inspección.
El inspector accede directamente. Tú no tienes que preparar nada.
No hay Excel. No hay PDF generado a mano. No hay riesgo de que te olvides de incluir a algún empleado o de que el archivo falle. El inspector ve exactamente lo mismo que tú ves en tu panel, con la misma trazabilidad y los mismos datos.
Ver cómo funciona en tu empresa →La diferencia con cualquier otro sistema no es cosmética, es estructural. Cuando el inspector llega, no dependes de poder exportar datos correctamente, de tener el ordenador a mano, de que el sistema no falle en ese momento, ni de que alguien de tu equipo sepa manejar la herramienta bajo presión. El acceso está preparado de antemano, se genera en segundos, y funciona desde cualquier dispositivo.
Para el inspector también es más cómodo. En lugar de recibir un PDF de cien páginas que tiene que revisar manualmente, accede a una interfaz limpia donde puede filtrar por empleado y por fecha.
Errores habituales durante una inspección
Más allá del sistema de fichaje, hay comportamientos durante una inspección que agravan innecesariamente la situación. Estos son los más frecuentes.
Intentar explicar en lugar de mostrar
Cuando el inspector pide los registros y el empresario empieza a explicar verbalmente cómo funciona el sistema o por qué algunos registros están incompletos, normalmente consigue el efecto contrario al que busca. El inspector no necesita explicaciones: necesita datos. Si los datos son claros y completos, hablan solos. Si no lo son, las explicaciones no los mejoran.
Presentar registros parciales sin avisar
Algunos empresarios entregan los registros de los empleados a jornada completa y omiten los trabajadores a tiempo parcial, los eventuales, o los de incorporación reciente. La obligación de registro aplica a todos los empleados desde el primer día, independientemente del tipo de contrato. Si el inspector detecta que faltan trabajadores en los registros, la situación empeora considerablemente.
Presentar datos que no cuadran con los contratos
Si los registros muestran que un empleado contratado por 20 horas semanales ha trabajado sistemáticamente 35, eso no pasa desapercibido. Los datos tienen que ser coherentes con los contratos. Si hay horas extra, tienen que estar registradas y documentadas correctamente, porque el límite legal es de 80 horas anuales y las que superen ese límite sin registro pueden calificarse como infracción muy grave.
No tener los registros de trabajadores en teletrabajo
Desde la Ley 10/2021, los trabajadores en modalidad de teletrabajo también tienen la obligación de fichar. Es uno de los puntos donde más se falla en inspecciones recientes. Si parte de tu plantilla trabaja en remoto y no tiene un sistema de fichaje operativo, tienes un agujero en tu registro que el inspector detectará sin dificultad. Los detalles están en el artículo sobre registro horario en teletrabajo.
Mostrar al inspector el acceso a tu propia cuenta de administrador
Algunos empresarios, cuando llega la inspección, muestran directamente su panel de administrador al inspector. Eso tiene un problema evidente: le estás dando acceso a alguien externo a tu cuenta completa, con todos los datos de la empresa. El acceso de inspector de CheckInGO existe precisamente para evitar esto: el inspector tiene su propio acceso temporal y acotado, sin que tú tengas que ceder el tuyo.
Cuánto cuesta cada incumplimiento
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se regulan en la LISOS. Hay dos niveles bien distintos que conviene no mezclar: la infracción grave por no llevar registro (art. 7.5), que se sanciona por empresa o centro de trabajo, y las infracciones muy graves por fraude, horas extra encubiertas o manipulación (art. 8.1 y 8.11), que son situaciones más graves y tienen un régimen diferente.
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima | Artículo LISOS |
|---|---|---|---|
| No llevar registro de jornada o registro incorrecto | 751 € | 7.500 € | Art. 7.5 · Infracción grave |
| Horas extra no registradas ni compensadas | 7.501 € | 187.515 € | Art. 8.1 · Infracción muy grave |
| Manipulación o falsificación del registro | 7.501 € | 187.515 € | Art. 8.11 · Infracción muy grave |
| Obstaculizar la labor de la Inspección | 7.501 € | 187.515 € | Art. 8.10 · Infracción muy grave |
Importante: la sanción del art. 7.5 (no llevar registro) se impone por empresa o centro de trabajo, no multiplicada por empleado. Las del art. 8 son infracciones de otro nivel: requieren fraude activo, horas extra encubiertas o manipulación deliberada del sistema, y ahí sí puede calcularse por trabajador afectado. La cuantía media de las actas levantadas en 2024 fue de 10.800 euros. Si quieres estimar la exposición concreta de tu empresa según el número de empleados y el tipo de incumplimiento, la calculadora de multas lo hace en segundos. Y si quieres repasar punto por punto si tu empresa cumpliría hoy, la checklist de inspección de trabajo cubre los 11 criterios que comprueba la ITSS, sin registro y sin descargar nada.