En 2024 la Inspección de Trabajo hizo 9.097 actuaciones sobre registro de jornada y levantó 1.869 actas de infracción, por 2,99 millones de euros en total y con 21.649 trabajadores afectados. Sale una media de unos 1.600 € por acta.
Este checklist recoge 11 puntos que conviene tener resueltos antes de que llegue una visita sobre control horario. Márcalos uno a uno. Si fallas alguno, más abajo te explicamos qué hacer y por dónde empezar.
No hace falta registrarse ni descargar nada.
Qué es obligatorio hoy y qué no (sin confundir)
Hay mucho ruido sobre este tema y se mezcla lo que ya es ley con lo que todavía está en tramitación, así que primero lo aclaramos.
Lo que es obligatorio desde 2019: desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y de fin de cada trabajador. Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección.
Lo que no es obligatorio todavía: el formato digital. La ley no exige que el registro sea digital. El Real Decreto que lo haría obligatorio recibió un dictamen desfavorable, no vinculante, del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026. Trabajo y Economía acordaron en julio llevar el texto reformulado al Consejo de Ministros en septiembre, pero septiembre terminó sin aprobarlo. A 6 de octubre de 2026 sigue sin fecha, con elecciones generales convocadas para el 29 de noviembre.
Ojo: que el digital no sea obligatorio no significa que cualquier papel o Excel valga. El registro tiene que reflejar la jornada real y ser fiable. La Audiencia Nacional obligó a una empresa que anotaba tiempos estimados, y no reales, a implantar en 30 días un registro fiable que midiera la jornada de verdad (SAN 22/2022). Si en tu Excel cualquiera puede cambiar una hora sin que quede rastro, te costará defender que es fiable. Aquí explicamos qué problemas tiene el Excel.
El checklist que viene a continuación está hecho con la normativa vigente hoy, sin obligaciones que todavía no existen.
El checklist: 11 puntos para estar preparado
Marca cada punto que tu empresa cumple hoy. El resultado aparece al final del checklist.
Cómo llega una inspección y qué pasa cuando entra el inspector
Según el artículo 20 de la Ley 23/2015, la Inspección actúa por orden superior, por los planes y campañas que programa, a petición de otros organismos, por denuncia o por iniciativa del propio inspector. Lo más habitual en una pyme es una denuncia o una campaña.
Y no tiene que avisar. El artículo 13 de esa misma ley permite al inspector entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en el centro de trabajo, y pedir la documentación en la misma visita.
Ejemplo ilustrativo · Inspección sin previo aviso
Un martes a las 9:20 de la mañana, una empresa de hostelería con siete empleados recibe la visita de un inspector de trabajo. El local lleva abierto media hora. El inspector se identifica y pide el registro de jornada de los últimos doce meses. El gerente tarda cuarenta minutos en localizar los archivos entre varias carpetas de Excel, algunos sin contraseña y con ediciones sin datar. El inspector levanta acta por dos motivos: ausencia de sistema inalterable y registros de un empleado con contrato parcial que no cuadraban con las horas contratadas.
Es un ejemplo inventado para explicar cómo suele ir, no un expediente real. Si quieres ver cómo se traduciría en euros para tu plantilla, la calculadora de multas lo estima en segundos.
Lo normal es que pida el registro de un periodo concreto. Si lo tienes ordenado, se entrega en minutos. Si está repartido en archivadores o en un Excel por mes, empiezas con mal pie.
Después mira si todo cuadra: si el registro coincide con los contratos, si las horas trabajadas encajan con lo cotizado y si hay gente trabajando ese día que no aparece en el registro.
Si encuentra un incumplimiento, puede levantar acta de infracción. Desde que te la notifican tienes quince días hábiles para presentar alegaciones y pruebas.
Cuánto cuesta cada incumplimiento
Las multas se regulan en la LISOS. Estas son las que más afectan al registro horario:
| Tipo de infracción |
Sanción mínima |
Sanción máxima |
Artículo LISOS |
| No llevar el registro de jornada o llevarlo mal |
751 € |
7.500 € |
Art. 7.5 (grave) |
| Incumplir las normas sobre horas extra |
751 € |
7.500 € |
Art. 7.5 (grave) |
| Obstruir la labor de la Inspección |
70 € |
225.018 € |
Art. 50 (leve, grave o muy grave) |
Dentro de las graves, el artículo 40.1.b distingue tres grados: mínimo, de 751 a 1.500 €; medio, de 1.501 a 3.750 €; y máximo, de 3.751 a 7.500 €. El grado depende de cosas como la intencionalidad, el número de trabajadores afectados o el perjuicio causado (artículo 39). La media de 2024, unos 1.600 € por acta, está en la parte baja de la horquilla.
Un matiz importante: la multa del 7.5 es por infracción, no por trabajador. Tener más empleados afectados sube el grado, pero no multiplica la multa. Lo que sí puede sumar mucho es lo que te reclamen aparte en salario y cotización por horas que no se pagaron. Y si reincides en el mismo tipo de infracción dentro de los 365 días siguientes a una sanción firme, la multa puede llegar al doble (artículo 41).
La guía completa sobre multas por control horario tiene el desglose por tipo de empresa y los datos reales de la Inspección de 2024. Si quieres saber qué pide exactamente el inspector y en qué plazo, lo cuenta este artículo sobre cómo se desarrolla una inspección. Y si quieres la estimación concreta para tu número de empleados, la calculadora de multas la genera en segundos.
Qué hacer si has fallado algún punto
Depende de cuántos puntos hayas fallado y cuáles son.
Si has fallado los tres primeros puntos (el bloque 01), es lo primero que tienes que arreglar: un registro diario, de cada persona y fiable. La ley no te obliga a que sea digital, pero un sistema digital es la forma más sencilla de que cada corrección deje rastro. En sistema de fichaje que no se pueda manipular explicamos qué buscar.
Si has fallado los puntos de conservación, recupera lo que puedas de los últimos cuatro años y asegúrate de que desde hoy se guarda todo. Si hay periodos sin registro, háblalo con tu asesoría laboral antes de que llegue la Inspección, no después.
Si has fallado el punto de horas extra, revisa si hay empleados que trabajan más de lo que dice su contrato y regularízalo con tu asesoría. Mejor hacerlo tú que esperar a que lo detecte la Inspección. En horas extra y registro obligatorio explicamos cómo calcularlas y registrarlas.
Si tus empleados teletrabajan y no fichan, es un fallo fácil de ver: hay un acuerdo de trabajo a distancia y ningún registro. La guía sobre registro horario en teletrabajo explica qué tiene que recoger el registro.
Si solo has fallado los recomendados (explicar el sistema y dejar que cada uno vea sus registros), es menos urgente, pero se arregla en una tarde. Y si el problema es que la gente se olvida de fichar, lo contamos en qué pasa cuando un empleado no ficha.
Cómo te ayuda CheckInGO con esta lista: cada empleado ficha con su código personal desde cualquier dispositivo, también quien teletrabaja. Si alguien corrige un fichaje, queda guardado el dato original y cuándo se cambió. Las horas extra se calculan solas y puedes exportar los registros en PDF por empleado o de toda la empresa cuando te los pidan. Los datos se guardan mientras eres cliente y cuatro años más si te das de baja. Desde 19 €/mes, sin permanencia. Pruébalo 7 días gratis.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
Todavía no. Desde 2019 es obligatorio registrar cada día la hora de entrada y salida de cada trabajador, en el formato que sea, siempre que el registro sea fiable. El Real Decreto que haría obligatorio el formato digital recibió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable, no vinculante, del Consejo de Estado, y a 6 de octubre de 2026 sigue sin aprobarse. Más sobre el estado del decreto.
¿Puede la Inspección de Trabajo llegar sin avisar?
Sí. El artículo 13 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, permite a los inspectores entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en cualquier centro de trabajo.
¿Un Excel con contraseña es suficiente?
La contraseña evita que entre cualquiera, pero quien la tiene puede cambiar una hora sin que quede rastro de lo que había antes. Un registro así es difícil de defender como fiable. Te explicamos los problemas del Excel.
¿Cuánto puede costar una multa por no tener registro horario?
Entre 751 € y 7.500 € por infracción grave (art. 7.5 de la LISOS) si no hay registro o no se lleva bien, y lo mismo por incumplir las normas de horas extra. La obstrucción a la Inspección se sanciona aparte (artículo 50): desde 70 € si es leve hasta 225.018 € si es muy grave. En 2024 la Inspección levantó 1.869 actas sobre registro de jornada por 2,99 millones de euros, una media de unos 1.600 € por acta. Calcula la estimación para tu caso.
¿Los trabajadores a tiempo parcial tienen que fichar?
Sí, y con una obligación más: su jornada se registra día a día, se suma cada mes y se le entrega copia del resumen con la nómina. Si la empresa no cumple con ese registro, el artículo 12.4.c del Estatuto presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario. Más sobre el registro en tiempo parcial.
¿Los autónomos con empleados tienen que llevar control horario?
Sí. La obligación no distingue por forma jurídica ni por tamaño: un autónomo con un solo empleado tiene que llevar el registro igual que una empresa de cien personas. Más sobre los autónomos con empleados.
¿Puedo usar el móvil de los empleados para el fichaje?
Sí. La ley no exige un aparato concreto: vale cualquier sistema que sea fiable. Lo que no conviene es imponer que fichen con su móvil personal. Ofrécelo como opción o pon un dispositivo de la empresa para quien no quiera. Cómo funciona el fichaje desde el móvil.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?
Un olvido suelto no tiene por qué acabar en multa si lo corriges bien. Lo importante es que quede constancia de la corrección: qué había antes, qué se puso, cuándo y, mejor aún, por qué. Lo que preocupa es cuando los olvidos son constantes. Más sobre qué pasa cuando un empleado no ficha.
¿Qué pasa después de recibir un acta de la ITSS?
Tienes quince días hábiles desde que te la notifican para presentar alegaciones con las pruebas que tengas. Si no presentas alegaciones, el acta puede pasar a ser la propuesta de resolución. Después la autoridad laboral resuelve y, en general, contra esa resolución cabe recurso de alzada en el plazo de un mes (Real Decreto 928/1998). Si en los 365 días siguientes a una sanción firme cometes otra infracción del mismo tipo, la multa puede llegar al doble.