En 2024, la Inspección de Trabajo impuso 1.869 actas de infracción por incumplimiento del registro horario, con una cuantía media de 10.800 € por acta y un total que superó los 20 millones de euros. No es una cifra teórica: son empresas reales, muchas de ellas pequeñas, que cuando llegó el inspector no tenían claro exactamente qué se les iba a pedir.
Este checklist recoge los 11 puntos que la ITSS comprueba habitualmente en una visita de control horario. Márcalos uno a uno. Si fallas alguno, al final del artículo te explicamos qué hacer y por dónde empezar.
No hace falta registrarse ni descargar nada.
Qué es obligatorio hoy y qué no (sin confundir)
Hay bastante ruido en internet sobre este tema, así que conviene aclararlo antes de entrar en el checklist, porque algunos artículos mezclan lo que ya es ley con lo que todavía está en tramitación.
Lo que es obligatorio desde 2019: el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a llevar un registro diario de jornada de todos sus trabajadores: hora de entrada, hora de salida, cada persona, cada día. Los registros hay que conservarlos cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección en cualquier momento. Esta obligación lleva en vigor desde el 12 de mayo de 2019.
Lo que no es obligatorio todavía: el formato digital. El RDL 8/2019 no exige que el sistema sea digital. El Real Decreto que iba a imponer esa obligación fue frenado por el Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026, que emitió un dictamen desfavorable —no vinculante— por deficiencias técnicas y de impacto económico. El Ministerio de Trabajo ha anunciado que reformulará el texto, con aprobación estimada a finales de 2026 o principios de 2027.
Matiz importante: que el digital no sea obligatorio hoy no significa que el papel o el Excel sean seguros. El Criterio Técnico CT 101/2019 de la Inspección exige que el sistema sea fiable e inalterable: que no se pueda modificar un dato sin que quede constancia de quién lo cambió y cuándo. Un Excel editable sin historial de cambios no cumple ese requisito. La jurisprudencia reciente (sentencia SAN 4128/2023) ya ha avalado sanciones por ese motivo exacto. Aquí explicamos en detalle por qué el Excel falla ante la Inspección.
Con ese contexto claro, el checklist que viene a continuación refleja lo que la ITSS comprueba hoy, con la normativa vigente. Sin exagerar ni inventar obligaciones que aún no existen.
El checklist: 11 puntos que comprueba la Inspección
Marca cada punto que tu empresa cumple hoy. El resultado aparece al final del checklist.
Cómo llega una inspección y qué pasa cuando entra el inspector
Una inspección de trabajo puede iniciarse de tres formas: por denuncia de un trabajador o de su representante, por campaña sectorial planificada por la ITSS, o de forma aleatoria. Las tres son igual de vinculantes y el inspector tiene exactamente los mismos poderes en los tres casos.
Cuando el inspector llega, no tiene que anunciarse con antelación. Puede presentarse en cualquier momento durante el horario de actividad, identificarse con su credencial y solicitar de inmediato acceso a los registros de jornada. No hay periodo de gracia ni tiempo para preparar nada.
Caso tipo · Inspección sin previo aviso
Un martes a las 9:20 de la mañana, una empresa de hostelería en Sevilla con siete empleados recibe la visita de un inspector de trabajo. El local lleva abierto media hora. El inspector se identifica y pide el registro de jornada de los últimos doce meses. El gerente tarda cuarenta minutos en localizar los archivos entre varias carpetas de Excel, algunos sin contraseña y con ediciones sin datar. El inspector levanta acta por dos motivos: ausencia de sistema inalterable y registros de un empleado con contrato parcial que no cuadraban con las horas contratadas. Sanción: 5.200 €.
No es un caso extraordinario. Es el escenario que describe la Memoria ITSS 2024 en el sector servicios, que concentra más del 70 % de todas las actas por control horario.
Lo primero que suele pedir el inspector es el registro de los últimos doce meses. Si el sistema está bien organizado, eso se entrega en minutos. Si los registros están en papel en varios archivadores o distribuidos en excels por mes, esos minutos de búsqueda ya generan una impresión que el inspector va a anotar en la diligencia.
Lo segundo que comprueba es la coherencia: ¿los registros de jornada concuerdan con los contratos? ¿Las horas trabajadas cuadran con lo cotizado a la Seguridad Social? ¿Hay empleados en el centro ese día que no aparecen en los registros?
Si detecta irregularidades, levanta acta directamente. No hay advertencia previa. No hay plazo para regularizar antes de que el acta se formalice.
Dato oficial: según la Memoria Anual de la ITSS 2024, el sector servicios, hostelería, comercio y construcción concentran más del 70 % de las actas por incumplimiento del registro horario. Si tu empresa está en alguno de estos sectores, la probabilidad de una inspección es significativamente mayor que la media. Los artículos sobre control horario en hostelería y control horario en construcción detallan las particularidades de cada sector.
Cuánto cuesta cada incumplimiento
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se regulan en la LISOS. Hay tres niveles según la gravedad del incumplimiento:
| Tipo de infracción |
Sanción mínima |
Sanción máxima |
Artículo LISOS |
| No llevar registro de jornada |
751 € |
7.500 € |
Art. 7.5 |
| Horas extra no registradas |
7.501 € |
187.515 € |
Art. 8.1 |
| Manipulación o falsificación del registro |
7.501 € |
187.515 € |
Art. 8.11 |
| Obstaculizar la labor de la Inspección |
7.501 € |
187.515 € |
Art. 8.10 |
La cuantía concreta depende del número de trabajadores afectados, la reincidencia y si hay intencionalidad. Un aspecto que muchas empresas desconocen: las infracciones muy graves se calculan por trabajador afectado. Si hay 10 empleados con horas extra no registradas y la sanción unitaria es de 7.501 €, el total sería 75.010 €.
La guía completa sobre multas por control horario tiene el desglose por tipo de empresa y los datos reales de la Inspección de 2024. Y si quieres la estimación concreta para tu número de empleados, la calculadora de multas la genera en segundos.
Qué hacer si has fallado algún punto
Depende de cuántos puntos hayas fallado y cuáles son.
Si has fallado los puntos de registro e inmutabilidad (los tres primeros del bloque 01), la prioridad es implantar un sistema que cumpla el CT 101/2019 antes de que llegue una inspección. No hace falta que sea digital por ley, pero sí tiene que ser inalterable y con trazabilidad de cambios. En la práctica, un sistema digital es la forma más sencilla y probada de garantizarlo. El artículo sobre qué debe tener un sistema de fichaje que no se pueda manipular explica en detalle los requisitos técnicos.
Si has fallado los puntos de conservación, necesitas recuperar los registros de los últimos cuatro años en la medida de lo posible y asegurarte de que el sistema actual los almacena correctamente desde hoy. Si hay periodos históricos sin trazabilidad, lo mejor es consultarlo con un asesor laboral antes de que llegue la Inspección, no después.
Si has fallado el punto de horas extra, es urgente revisar si hay empleados con jornadas sistemáticamente superiores a las contratadas. Una regularización voluntaria tiene consecuencias económicas muy distintas a que lo detecte la Inspección. El artículo sobre horas extra y registro obligatorio explica cómo calcularlas y cómo documentarlas correctamente.
Si tus empleados trabajan en remoto y no fichan, estás ante un incumplimiento que la ITSS detecta con facilidad: basta cruzar el contrato de trabajo a distancia con la ausencia de registros. La guía sobre registro horario en teletrabajo explica qué campos debe contener el registro y qué sistemas acepta la Inspección.
Si solo has fallado los puntos recomendados (comunicación interna, acceso de empleados a sus registros), la situación es menos urgente pero conviene resolverlo. Una denuncia de un trabajador a la ITSS por no poder consultar su historial de jornada puede desencadenar una inspección completa, aunque todo lo demás esté en orden. Aquí explicamos las consecuencias cuando un empleado no ficha y qué tiene que hacer la empresa en ese caso.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
No todavía. El RDL 8/2019 obliga al registro de jornada, pero no especifica que el formato deba ser digital. El Real Decreto que iba a imponer esa obligación fue frenado por el Consejo de Estado en marzo de 2026 mediante un dictamen desfavorable no vinculante. El Ministerio de Trabajo ha anunciado que reformulará el texto, con aprobación estimada a finales de 2026 o principios de 2027. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es que el sistema sea fiable e inalterable según el CT 101/2019. Más sobre el estado actual del decreto.
¿Puede la Inspección de Trabajo llegar sin avisar?
Sí. Los inspectores tienen plenas facultades para presentarse en cualquier empresa durante el horario de actividad, sin cita previa ni notificación anterior. Es uno de los principios básicos de actuación inspectora recogido en la Ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Un Excel con contraseña cumple el requisito de inmutabilidad?
No. La protección de un Excel es fácilmente bypaseable y no genera registro de quién accedió ni de qué se modificó. El CT 101/2019 exige que el sistema sea fiable e inalterable. La sentencia SAN 4128/2023 confirmó una sanción a una empresa que usaba Excel precisamente por este motivo. Te explicamos en detalle por qué el Excel no es suficiente.
¿Cuánto puede costar una multa por no tener registro horario?
Entre 751 € y 7.500 € por infracción grave (art. 7.5 LISOS) si no hay registro o es incorrecto. Si hay horas extra no registradas o manipulación del sistema, la sanción puede llegar hasta 187.515 € por trabajador afectado (art. 8.1 y 8.11 LISOS). La cuantía media de las actas en 2024 fue de 10.800 €. Calcula la estimación para tu caso concreto.
¿Los trabajadores a tiempo parcial tienen que fichar?
Sí, con las mismas obligaciones que cualquier empleado. Además, en contratos parciales el registro es especialmente importante porque la ley puede presumir jornada completa si el trabajador supera de forma habitual las horas contratadas sin que quede registrado, lo que puede derivar en cotizaciones retroactivas más sanciones.
¿Los autónomos con empleados tienen que llevar control horario?
Sí. El RDL 8/2019 no distingue por forma jurídica ni por tamaño de plantilla. Un autónomo con un solo empleado tiene exactamente las mismas obligaciones de registro que una empresa de cien personas. Más sobre las obligaciones de los autónomos con empleados.
¿Puedo usar el móvil de los empleados para el fichaje?
El fichaje por navegador web desde el móvil es perfectamente válido y lo acepta la ITSS. Lo que no puedes exigir es que el empleado instale una aplicación en su dispositivo personal, ya que eso afecta a su privacidad y puede generar conflictos. El fichaje por navegador, sin instalar nada, resuelve ese problema. Cómo funciona el fichaje desde el móvil y qué dice la ley.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?
Un olvido puntual no genera automáticamente una sanción si la empresa actúa de forma correcta: el administrador puede corregir el fichaje manualmente, pero el sistema tiene que registrar quién hizo el cambio, cuándo y cuál era el dato original. Sin ese historial de modificaciones, la corrección no tiene valor probatorio ante la ITSS. Más sobre las consecuencias cuando un empleado no ficha.
¿Qué pasa después de recibir un acta de la ITSS?
Una vez levantada el acta, la empresa tiene un plazo de quince días hábiles para presentar alegaciones ante la autoridad laboral competente de su comunidad autónoma. Durante ese periodo se puede aportar documentación que acredite el cumplimiento o atenúe la infracción. Si el acta no se impugna en plazo, adquiere firmeza y la sanción se liquida directamente. La reincidencia en la misma infracción dentro de los cuatro años siguientes puede duplicar la cuantía.