Si eres autónomo y tienes trabajadores a tu cargo, seguramente te hayas preguntado si estás obligado a llevar un control horario de tus empleados. La respuesta es sí, y en este artículo te explicamos exactamente qué dice la ley, desde cuántos empleados aplica, las multas a las que te expones y las opciones que tienes para cumplir sin complicaciones.
1. Qué dice la ley exactamente para autónomos con trabajadores
El Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde mayo de 2019, obliga a todas las empresas, independientemente de su tamaño o forma jurídica, a llevar un registro diario de jornada de sus trabajadores. Esto incluye a autónomos con empleados.
La ley exige:
- Registrar la hora exacta de inicio y finalización de cada jornada.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Poner los registros a disposición de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo.
El autónomo no está obligado a fichar su propia jornada (salvo que también sea empleado de su propia empresa, lo cual no es lo habitual). Solo debe registrar las horas de sus trabajadores por cuenta ajena.
Ejemplo real: Un autónomo que regenta un bar con dos camareros y una cocinera. El autónomo no necesita fichar su propia jornada, pero sus tres empleados sí deben tener un registro diario de entrada y salida.
Para más detalle sobre la normativa general, consulta nuestro artículo sobre el Real Decreto de Fichaje Digital 2026.
2. Desde cuántos empleados es obligatorio
Desde el primer empleado. No hay un umbral mínimo. La ley no dice "a partir de 5 empleados" o "solo para empresas con más de 10". La obligación nace con la primera contratación laboral.
Esto significa que si eres autónomo y tienes:
- 1 empleado: obligado.
- 2 empleados: obligado.
- 5, 10 o 20 empleados: obligado.
La única excepción son los trabajadores autónomos sin empleados (autónomos individuales que trabajan solos). Ellos no están obligados a registrar su propia jornada, salvo que su convenio colectivo o contrato así lo exija.
Atencion: Muchos autónomos creen erróneamente que la ley solo aplica a grandes empresas. Es un error común que puede costar caro. La Inspección de Trabajo está prestando especial atención a pequeños negocios en hostelería, comercio y construcción, sectores donde se concentra buena parte de las actuaciones.
3. Qué pasa si te pillan sin registro
Las sanciones por no llevar un control horario son las mismas para un autónomo que para una gran empresa. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica estas infracciones como graves o muy graves, con las siguientes horquillas según el artículo 40:
- Infracción grave (art. 7.5 LISOS): multas de 626 a 6.250 euros. Es el caso más habitual: no tener ningún sistema de registro, o tener uno que no cumple los requisitos de trazabilidad.
- Infracción muy grave (art. 8.1 LISOS): multas de 6.251 a 187.515 euros. Se aplica cuando hay horas extraordinarias no registradas, manipulación de registros o se impide el acceso a la Inspección.
Según datos oficiales de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), en 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción relacionadas con el registro horario, con multas que alcanzaron los 20,19 millones de euros ese mismo año. Muchas de ellas corresponden a pequeños negocios y autónomos con empleados.
Para conocer todos los detalles sobre las sanciones y estimar cuánto podrías pagar según tu situación, lee nuestro artículo completo sobre multas por no tener control horario o usa la calculadora.
Eres autónomo y aún no tienes control horario? El riesgo de sanción es real y las multas empiezan en 626 euros.
Ver cómo protegerte →4. Opciones para llevarlo: Excel frente a app
Como autónomo, tienes varias opciones para cumplir con la ley. Estas son las más comunes:
Opción A: Excel o Google Sheets
Es la opción más económica y la que muchos autónomos eligen al principio. Pero tiene riesgos importantes:
- No es trazable: cualquier modificación no deja rastro, lo que hace el registro inválido ante una inspección.
- La Inspección lo cuestiona: el Criterio Técnico CT 101/2019 de la ITSS exige que el sistema garantice la integridad de los datos. Un Excel editable no lo garantiza.
- Ya hay sentencias condenatorias: la Audiencia Nacional ha rechazado registros en papel y Excel que no reflejaban la realidad o que podían modificarse sin dejar rastro.
Si quieres saber más, te recomendamos leer nuestro artículo: ¿Vale un Excel como registro horario en 2026?
Opción B: Aplicación especializada como CheckInGO
Es la opción recomendada por su sencillez, precio y cumplimiento legal. Con una app de fichaje digital:
- Cumples con la ley: registros inmutables con timestamp certificado generado en el servidor.
- Sin complicaciones para tus empleados: fichan desde su móvil en 2 segundos.
- Preparado para la Inspección: generas el acceso al inspector en dos clics, sin buscar archivos ni exportar nada.
- Precio asequible: desde 19 euros al mes para hasta 10 empleados.
Para autónomos con trabajadores que se desplazan (repartidores, comerciales, cuidadores), una app también permite fichar sin máquina ni internet, como explicamos en cómo fichar empleados sin máquina.
| Característica | Excel / Google Sheets | CheckInGO (app) |
|---|---|---|
| Precio mensual | 0 euros (gratuito) | 19 euros (hasta 10 empleados) |
| Trazabilidad de registros | No | Sí (timestamp del servidor) |
| Fácil de usar para empleados | Medio (requiere ordenador) | Sí (desde el móvil) |
| Acceso para la Inspección | Complicado | Enlace temporal en segundos |
| Informes legales automáticos | Manual | Automático |
| Riesgo de sanción | Alto | Muy bajo |
Conclusión: aunque Excel es gratuito, el riesgo de sanción y el trabajo manual no compensan. Por 19 euros al mes te olvidas del problema y cumples la ley sin estrés.
5. CheckInGO desde 19 euros: la solución para autónomos
CheckInGO está diseñado pensando en autónomos y pequeñas empresas. No necesitas instalar nada, no necesitas relojes ni hardware. Tus empleados fichan desde su propio móvil o desde cualquier navegador.
Ventajas para autónomos:
- Setup en 2 minutos: das de alta a tus empleados y listo.
- Precio fijo de 19 euros al mes para hasta 10 empleados. A partir de ahí, 2 euros por cada empleado adicional.
- Sin permanencia: cancela cuando quieras.
- Cumple con la normativa vigente: registros inalterables, conservación 4 años, acceso para la Inspección en dos clics.
- Soporte en español: resolvemos tus dudas con personas reales.
Además, si tus empleados trabajan en distintas ubicaciones (repartidores, comerciales, personal de limpieza), CheckInGO les permite fichar desde cualquier lugar sin necesidad de hardware físico.