Si tienes un negocio sin oficina fija (una empresa de construcción que trabaja en distintas obras, un equipo de comerciales que vive en la calle, cuidadores a domicilio, repartidores de última milla, jardineros o equipos de mantenimiento), sabes que fichar empleados es un dolor de cabeza.
Los relojes de fichar tradicionales no sirven si tus empleados no tienen un lugar fijo donde pulsar. ¿Vas a poner un reloj en cada obra? ¿En cada domicilio al que va un cuidador? No tiene sentido.
En este artículo te explicamos todas las opciones legales para fichar empleados sin máquina y por qué el fichaje por navegador web o app desde el móvil es la opción que mejor encaja cuando no hay un sitio fijo donde fichar.
Atención empresas de construcción, comerciales, repartidores, cuidadores: La ley obliga a todas las empresas a tener un registro horario desde 2019. No tenerlo o tener un sistema deficiente puede costarte multas de hasta 7.500€.
El problema: negocios sin oficina fija y control horario
No todas las empresas tienen una oficina con un ordenador o un reloj de fichar en la entrada. Estos son los casos más comunes donde el control horario tradicional falla:
Construcción / Obras
Equipos que se desplazan a diferentes ubicaciones cada día
Comerciales / Fuerza de ventas
Viven en la calle, visitan clientes, no hay oficina fija
Cuidadores a domicilio
Asisten a personas mayores o dependientes en sus casas
Jardineros / Mantenimiento
Trabajan en distintas ubicaciones cada día
Repartidores / Delivery
Rutas, mensajería, última milla
Limpieza de oficinas
Personal que entra en turnos nocturnos en diferentes edificios
En todos estos casos, comprar un reloj de fichar no es la solución (¿dónde lo pones? ¿cómo fichan los que están en ruta?). Tampoco sirve un Excel (falta trazabilidad).
Opciones legales para fichar sin máquina
Estas son las alternativas reales para fichar empleados sin máquina, ordenadas de peor a mejor:
Opción 1: Fichaje por WhatsApp o Telegram (NO recomendado)
Algunas empresas usan mensajes de WhatsApp o Telegram como "prueba" del horario. Eso no es un registro de jornada: los mensajes quedan repartidos en chats, se pueden borrar y no dan un registro diario ordenado que puedas conservar cuatro años y enseñar a la Inspección.
Opción 2: Sistema web por navegador (recomendado para máxima compatibilidad)
El empleado abre el navegador de su móvil (Chrome, Safari, lo que tenga), introduce un código personal y ya está fichado. No hay que instalar nada, no hay que descargar nada, no hay que actualizar nada. Funciona en cualquier móvil, incluso en los más básicos. Es la opción más universal.
Opción 3: App nativa (recomendada para equipos con smartphones modernos)
Algunos empleados prefieren tener una app en el móvil para fichar más rápido. La app permite un acceso directo y funciones adicionales como notificaciones push.
La solución de CheckInGO: Ofrecemos app y navegador web como opciones complementarias. El empleado elige lo que prefiera. Ficha por app si quiere acceso rápido, o por navegador si no quiere instalar nada. Las dos dejan el mismo registro: la hora de entrada y de salida de cada empleado.
¿Por qué el móvil es la mejor solución para fichar sin máquina?
El móvil es el dispositivo que tus empleados siempre llevan encima. No necesitas comprar hardware, no necesitas instalarlo en la pared, no necesitas que vuelvan a la oficina para fichar.
- Siempre a mano: el empleado lleva el móvil encima (y, si no, puede usar una tablet compartida o el móvil de un compañero con su propio código).
- Cero inversión en hardware: No compras relojes, no compras lectores de huella, no compras tablets.
- Geolocalización opcional: Puedes verificar que fichan desde donde deben (útil para obras, repartidores, cuidadores).
- Para todos los gustos: El que quiera app, usa la app. El que prefiera no instalar nada, usa el navegador.
Requisitos legales que debe cumplir cualquier sistema de fichaje
La ley no obliga a usar ningún aparato concreto. Lo que piden el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (lo introdujo el RDL 8/2019), el criterio técnico 101/2019 de la Inspección y la Audiencia Nacional (SAN 22/2022) es esto:
- Hora real de inicio y fin: cada día y de cada trabajador. Las horas estimadas no valen, como dejó claro la SAN 22/2022.
- Fiabilidad: la Inspección pide un sistema objetivo que garantice la fiabilidad, la veracidad y la no alteración a posteriori de los datos.
- A mano para la Inspección: el registro tiene que estar en el centro de trabajo o poder consultarse desde él al momento.
- Conservación 4 años: a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección.
Cualquier sistema de fichaje que uses tiene que cumplir esto. Si usas WhatsApp o un Excel que cualquiera puede cambiar sin dejar rastro, estás en riesgo de sanción. Puedes estimar cuánto te costaría una inspección con nuestra calculadora de multas.
Cómo lo resuelve CheckInGO: la hora del fichaje la pone el servidor (si se ficha sin conexión, queda marcado como tal), los fichajes no se borran y cada corrección guarda la hora original, la nueva, cuándo se cambió y el motivo. La ubicación es opcional y solo se toma al fichar, los informes PDF salen en segundos y los registros se conservan 4 años.
CheckInGO: fichar desde el móvil en 3 segundos
Así funciona CheckInGO para fichar empleados sin máquina:
Sin relojes de fichar. Sin máquinas. Sin excusas. El empleado elige si prefiere la app (acceso directo, notificaciones) o el navegador (sin instalar nada).
Además, CheckInGO te ofrece:
- Geolocalización opcional (para verificar que fichan desde donde deben).
- Informes PDF para Inspección en segundos.
- Resumen diario automático por email.
- Gestión de vacaciones y bajas desde el panel.
- Precio fijo de 19€/mes para hasta 10 empleados.
- Sin permanencia (cancela cuando quieras).
¿Quieres probar cómo funciona? Tienes 7 días gratis para verlo con tu equipo.
Empezar prueba gratis →Casos reales: quién ya ficha sin máquina con CheckInGO
Empresa de construcción con 12 trabajadores en 3 obras diferentes
Antes: un cuaderno que pasaba el encargado (insuficiente para la ley). Ahora: cada trabajador ficha desde su móvil al llegar y salir de cada obra. La geolocalización opcional demuestra que estuvieron en cada ubicación. El encargado recibe el resumen diario sin tener que andar preguntando.
Equipo de 8 comerciales repartidos por toda España
Antes: no tenían ningún sistema de fichaje (riesgo de multa altísimo). Ahora: fichan desde el móvil al empezar su ruta y al terminar. La empresa tiene el registro de sus horarios, aunque no haya oficina central.
Empresa de reparto con 15 mensajeros
Antes: intentaron con una app que tenían que instalar, pero la mitad no se la instaló. Ahora: con CheckInGO pueden fichar desde el navegador sin instalar nada. Los que quieren rapidez usan la app. Los que no quieren instalar cosas, usan el navegador. Sin fricción, todos fichan.
Cuidadores a domicilio de una cooperativa
Antes: partes de horas que llegaban tarde y mal cumplimentados. Ahora: fichan desde el móvil al llegar y salir de cada domicilio. La empresa sabe exactamente las horas reales de cada cuidador y puede facturar correctamente a las familias.
Comparativa: métodos para fichar empleados sin máquina
| Sistema | ¿Necesita hardware? | ¿Funciona sin oficina? | ¿Sirve como registro? | Facilidad uso |
|---|---|---|---|---|
| CheckInGO (app o web) | ✗ No (solo móvil) | ✓ Sí | ✓ Sí | Muy fácil |
| Reloj de fichar | ✓ Sí (máquina) | ✗ No | ✓ Sí | Fácil |
| App nativa (solo) | ✗ No | ✓ Sí | ✓ Sí | Requiere instalación |
| Excel | ✗ No | ✓ Sí | Difícil de defender | Manual |
| ✗ No | ✓ Sí | ✗ No es un registro | Fácil |