Un trabajador que llega tarde pero anota su entrada a la hora. Un empleado que pide a un compañero que fiche por él. Un registro retocado a mano para que cuadren horas que no se hicieron. Pasa más de lo que parece, y casi siempre por lo mismo: un sistema de fichaje que se puede cambiar sin que nadie se entere.
Por qué el papel, Excel y los relojes tradicionales son fácilmente manipulables
Muchas empresas siguen con métodos que, si llega una inspección, son difíciles de defender:
- Fichaje en papel o en Excel: quien tenga acceso puede cambiar una hora y no queda rastro de qué había antes ni de quién lo cambió.
- Relojes o tablets con un código compartido a la vista: un trabajador puede fichar por otro si se sabe su código o tiene su tarjeta.
- Equipos que trabajan fuera sin ningún dato de ubicación: no hay forma de saber si alguien fichó desde la obra o desde casa.
- Registros guardados en un ordenador de la oficina: quien tenga acceso al archivo puede tocarlo.
Un caso típico: un empleado ficha desde casa nada más levantarse y llega al trabajo 45 minutos después. Con una hoja o un Excel, eso no lo detecta nadie.
Lo que dice la ley: llevar mal el registro de jornada, o tener uno que no refleja las horas reales, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €. Y si además se entorpece el trabajo del inspector, se puede sancionar aparte como obstrucción (artículo 50). En 2024 la Inspección levantó 1.869 actas por registro de jornada, por 2,99 millones de euros.
Qué multa tiene llevar mal o manipular el registro
La LISOS no tiene una infracción propia para "manipular" el registro: incumplir las normas sobre registro de jornada, horas extra y tiempo de trabajo va al artículo 7.5, que es grave. La intencionalidad es uno de los criterios para fijar el grado (artículo 39), así que una manipulación puede llevar la multa a la parte alta de esa horquilla.
| Qué pasa | Infracción (LISOS) | Multa |
|---|---|---|
| No llevar registro, llevarlo incompleto o que no refleje las horas reales | Grave · art. 7.5 | 751 € a 7.500 € |
| No conservar los registros durante 4 años | Grave · art. 7.5 | 751 € a 7.500 € |
| Horas extra por encima de los límites o sin registrar | Grave · art. 7.5 | 751 € a 7.500 € |
| Obstruir la labor de la Inspección | Leve, grave o muy grave · art. 50 | 70 € a 225.018 € |
Fuente: LISOS, artículos 7.5, 39, 40, 41 y 50. El número de trabajadores afectados sube el grado de la multa dentro de la horquilla, pero no la multiplica. Si reincides en los 365 días siguientes a una sanción firme, la multa puede llegar al doble.
¿Quieres saber cuánto podría costarle a tu empresa una inspección? Usa nuestra calculadora:
Clave: no basta con tener un registro. La Inspección, en su criterio técnico sobre registro de jornada (CT 101/2019), pide un sistema objetivo, que garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos y que no se alteren a posteriori. Si cualquiera puede cambiar una hora sin que quede rastro, ese registro es difícil de defender.
Las 5 claves de un registro difícil de manipular
Ningún sistema es imposible de engañar, pero estas cinco cosas lo ponen muy difícil y, si alguien lo intenta, te dejan pruebas:
1. La hora la pone el servidor, no el móvil
Si la hora del fichaje la marca el dispositivo del empleado, basta con cambiar el reloj del móvil. Si la pone el servidor, tocar el reloj no sirve de nada.
2. Cada corrección deja rastro
Los olvidos pasan y hay que poder corregirlos. Lo importante es que la corrección quede guardada: qué hora había, qué hora se puso, cuándo se cambió y por qué. Y que los datos estén en la nube, no en un archivo que se pueda abrir y retocar.
3. Un código para cada trabajador
Cada empleado ficha con su propio código, y queda por escrito que es personal. Si además cada uno ficha desde su móvil, fichar por un compañero ya no es tan fácil como saberse un número.
4. La ubicación en el momento de fichar, sin seguimiento
Guardar desde dónde se ficha, solo en ese instante, permite ver si alguien ficha desde casa en lugar de desde la obra. Ojo: si el compañero ficha por otro dentro del mismo local, la ubicación será la del local y no lo detectará. Hay que informar a la plantilla antes de activarla.
5. Acceso para la Inspección sin preparar nada
Si para enseñar los registros tienes que exportarlos, ordenarlos y mandarlos, el inspector no sabe si lo que ve es lo que había. Si puede consultarlos directamente, es otra cosa.
Cómo lo hace CheckInGO
Te contamos qué hace CheckInGO en cada uno de esos puntos, sin adornos:
La hora del servidor
Cuando hay conexión, la hora del fichaje la pone el servidor de CheckInGO, no el móvil del empleado.
Correcciones con su historial
Los fichajes solo se corrigen desde el panel de administración. Cada corrección guarda la hora original, la nueva, cuándo se hizo el cambio y el motivo, que es obligatorio. Los fichajes no se borran: si uno sobra, se anula y queda guardado con su motivo. Así aparece en el historial (ejemplo):
Un código por trabajador
Cada empleado tiene su código personal y puede fichar desde cualquier dispositivo: su móvil, una tablet en la entrada o un ordenador.
Ubicación obligatoria para quien tú elijas
Puedes hacer obligatoria la ubicación al fichar para todos o solo para algunos empleados. Se guarda únicamente en el momento del fichaje, nunca de forma continua.
Fichaje sin conexión
Para obras o zonas sin cobertura, el fichaje se guarda en el dispositivo con la hora de ese momento y se sube cuando vuelve la conexión.
Código temporal para la Inspección
Desde el panel generas un código de 6 dígitos, válido 48 horas. El inspector entra con él y consulta los fichajes del periodo que necesite desde su propio dispositivo, sin entrar en tu cuenta.
Pruébalo con tu equipo real
Sin máquinas ni instalaciones. Desde 19 €/mes hasta 10 empleados, sin permanencia y con 7 días gratis.
Pruébalo 7 días gratis →Preguntas frecuentes sobre manipulación de fichajes
¿Puede un empleado modificar sus propios fichajes en CheckInGO?
Desde la app, no: el empleado solo ficha. Las correcciones se hacen desde el panel de administración, y cada una guarda la hora original, la nueva, cuándo se cambió y el motivo.
¿Un compañero puede fichar por otro en CheckInGO?
Si se sabe su código, puede intentarlo, como en cualquier sistema con código. La ubicación ayuda si lo hace desde otro sitio, pero no si ficha en el mismo local. Lo que más ayuda es que cada uno fiche desde su móvil y dejar por escrito que el código es personal. Lo explicamos en el trabajador que ficha por otro.
¿Y si alguien cambia la hora de su móvil?
Con conexión no le sirve de nada, porque la hora la pone el servidor. Sin conexión se guarda la hora que marca el dispositivo en ese momento, por eso el modo sin conexión está pensado para obras y zonas sin cobertura, no como forma habitual de fichar.
¿La Inspección puede ver los fichajes sin entrar en mi cuenta?
Sí. Generas desde el panel un código temporal, válido 48 horas, y el inspector consulta los fichajes por su cuenta, del periodo que necesite.
¿Cuánto cuesta CheckInGO?
19 €/mes + IVA hasta 10 empleados, con todas las funciones. A partir de 10, 2 € más por cada empleado. Sin permanencia y con 7 días gratis.