Qué es fichar por otro y por qué pasa
Fichar por otro es justo lo que parece: alguien registra la entrada o la salida de un compañero que en ese momento no está. En inglés lo llaman buddy punching.
Casi siempre empieza con algo pequeño. Uno llega diez minutos tarde y el otro le ficha para que no se note. Si nadie dice nada, se convierte en costumbre: salidas que se fichan a la hora buena aunque la persona se fue antes, o días enteros en los que alguien ficha la entrada y la salida de un compañero que no ha aparecido.
Suele pasar donde el fichaje es compartido y nadie lo mira: una tablet en el mostrador, una hoja colgada en la pared o un Excel que rellena cualquiera.
Qué le puede pasar al que ficha y al que se deja fichar
El artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores permite el despido disciplinario por incumplimientos graves y culpables. Entre ellos están la transgresión de la buena fe contractual y el abuso de confianza (54.2.d) y la indisciplina o desobediencia (54.2.b). Fichar por otro es engañar a la empresa sobre las horas que se trabajan, así que suele encajar en la buena fe contractual. Y el que se deja fichar también participa, porque es quien se beneficia del engaño.
Ahora bien, que encaje no significa que cualquier caso acabe en un despido procedente. Los tribunales valoran caso por caso: no es lo mismo una vez aislada que una costumbre de meses, ni cubrir cinco minutos que fichar la jornada entera de alguien que no vino. Por eso lo normal es que una primera vez documentada termine en una amonestación por escrito, y que el despido llegue cuando hay varios episodios probados.
Si estás pensando en sancionar o despedir, en despido por no fichar explicamos la base legal y el procedimiento. Y antes de dar el paso, que lo revise tu asesoría laboral.
Qué pasa si la empresa lo sabe y no hace nada
Aquí hay dos riesgos distintos.
El primero, en un juicio. Si el encargado sabía desde hace meses que dos empleados se fichaban el uno al otro y nadie hizo nada, el trabajador despedido dirá que la empresa lo consentía. Eso no hace el despido improcedente por sí solo, pero te deja en peor posición. Si has tolerado algo, lo prudente es avisar por escrito a la plantilla de que se acabó, y sancionar a partir de ahí.
El segundo, ante la Inspección de Trabajo. Llevar un registro diario con la hora real de entrada y salida de cada persona es obligación de la empresa, según el artículo 34.9 del Estatuto. Si sabes que hay fichajes falsos y no los corriges, tu registro no refleja la jornada real. Incumplir las normas sobre registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. En qué pasa cuando llega una inspección de trabajo tienes lo que suelen revisar.
Cómo se detecta en la práctica
Depende de cómo fichéis. Con papel o Excel es casi imposible probar nada, porque no queda rastro de quién escribió cada hora. Con un sistema digital hay pistas.
Fichajes seguidos en el mismo aparato
Si dos personas fichan en la misma tablet con segundos de diferencia, eso solo no prueba nada: pueden haber llegado juntas. Pero si pasa todos los días con las mismas dos personas, y una de ellas suele llegar tarde, merece la pena mirarlo.
Fichajes desde fuera del centro
Si tu sistema guarda la ubicación en el momento de fichar, te sirve para ver si alguien ficha desde casa o desde el coche. Ojo con una cosa: si el compañero ficha por otro dentro del mismo local, la ubicación será la del local y no te dirá nada. La ubicación te dice dónde se fichó, no quién fichó.
Lo que ve el encargado
Muchas veces se descubre porque alguien lo ve. El encargado abre a las ocho y sabe que Miguel no llegó hasta las nueve, aunque el registro diga 8:02. Ese testimonio vale como prueba si se pone por escrito: fecha, lo que vio y su firma.
Cruzar con otros datos
Las cámaras de la entrada (cumpliendo la ley, lo vemos en las preguntas frecuentes), el registro de una puerta con tarjeta o la hora del primer ticket de caja son datos objetivos que pueden contradecir un fichaje.
| Empleado | Evento | Hora | Dispositivo |
|---|---|---|---|
| Carlos | Entrada | 08:02:14 | Tablet del mostrador |
| Miguel | Entrada | 08:02:31 | Tablet del mostrador |
Qué mirar: dos entradas con 17 segundos de diferencia en la misma tablet. Un día suelto no significa nada. Si se repite cada mañana y el encargado dice que Miguel llega más tarde, ya tienes algo que documentar.
Si lo que te pasa no es que fichen por otro sino que se olvidan de fichar, es otra situación: lo explicamos en qué pasa cuando un empleado no ficha.
¿Y si pongo huella o reconocimiento facial?
Es lo primero que se le ocurre a casi todo el mundo: si la máquina reconoce el dedo o la cara, nadie puede fichar por otro. El problema es la ley de protección de datos.
La huella y la cara son datos biométricos, una categoría especial de datos según el artículo 9 del RGPD, y su uso está prohibido salvo excepciones. Para fichar casi nunca se dan:
- No hay ninguna ley que autorice la biometría para el registro de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a registrar la jornada, pero no dice nada de huellas.
- El consentimiento del trabajador sirve de poco, porque en una relación laboral es difícil que sea libre.
- Antes de empezar haría falta una evaluación de impacto (art. 35 del RGPD). Por no hacerla, entre otras cosas, la AEPD multó con 365.000 euros a una empresa que hacía fichar con huella a su plantilla.
Quizá hayas leído que la Audiencia Nacional anuló en junio de 2026 la guía de la AEPD sobre biometría. Es cierto, pero fue por un defecto de forma y no declaró legal el fichaje con huella: las reglas del RGPD siguen igual. Para una pyme que solo quiere saber a qué hora entra y sale su gente, en la práctica la puerta sigue cerrada. Tienes los detalles en fichar con huella dactilar en España.
Cómo actuar cuando lo detectas, paso a paso
Si te precipitas, puedes acabar con un despido declarado improcedente aunque lo que pasó fuera real. Este es el orden que conviene seguir:
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01
Reúne las pruebas antes de hablar con nadie. Los fichajes con su hora y el aparato desde el que se hicieron, lo que haya visto el encargado por escrito e imágenes si las hay. Todo con fechas.
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02
Mira si es una vez o una costumbre. Una vez documentada suele llevar a una amonestación por escrito. Varias veces probadas, en días distintos, es lo que puede sostener un despido. Revisa también tu convenio colectivo: el artículo 58 del Estatuto dice que las faltas y sanciones se gradúan según la ley o el convenio que te aplique.
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03
Revisa a los dos implicados. El que fichó y el que se dejó fichar. No tienes por qué ponerles la misma sanción: puede pesar más quien lo hizo, o quien lo hizo más veces. Pero que la diferencia tenga un motivo objetivo, y nunca uno discriminatorio.
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04
Comunica la sanción por escrito, con hechos concretos. Las sanciones por faltas graves y muy graves se comunican por escrito con la fecha y los hechos (artículo 58.2 del Estatuto), y el despido también, con los hechos y la fecha en que tendrá efectos (artículo 55.1). Pon qué pasó, cuándo y en qué te basas, por ejemplo el artículo 54.2.d por transgresión de la buena fe contractual. Una carta vaga es de lo primero que se ataca en un juicio.
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05
Avisa a la plantilla de que no se tolera. Sin dar nombres. Una nota recordando que el código de fichaje es personal y que fichar por otro se sanciona quita la excusa de "nadie nos dijo nada".
Ojo con los plazos. Según el artículo 60.2 del Estatuto, las faltas leves prescriben a los 10 días, las graves a los 20 y las muy graves, que son las que pueden justificar un despido, a los 60 días desde que la empresa se entera y, en todo caso, a los seis meses de cometerse. Si dejas pasar el plazo, ya no puedes sancionar ese episodio.
Cómo evitarlo sin huella y sin máquinas
Un código por persona, y por escrito que es personal
Cada empleado ficha con su propio código. Y que quede por escrito, firmado al entrar en la empresa, que ese código es personal y que usarlo para fichar por otro se sanciona. Sin ese papel, al trabajador le resulta más fácil decir que no sabía que estaba prohibido.
Que cada uno fiche desde su móvil, si se puede
Fichar por otro en la tablet del mostrador es fácil: basta con saberse su código. Si cada uno ficha desde su propio móvil, el compañero tendría que tener también su teléfono. No conviene imponer el móvil personal, pero ofrecido como opción mucha gente lo prefiere. Lo explicamos en fichar desde el móvil.
La ubicación en el momento de fichar, para quien trabaja fuera
En equipos que trabajan fuera del local (obras, reparto, limpieza en casa de clientes), guardar la ubicación en el momento de fichar, y solo en ese momento, evita que alguien fiche desde casa. Hay que informar antes a la plantilla.
Alguien que mire
Ningún sistema sustituye a un encargado que abre, ve quién está y lo dice. Si quieres repasar si tu registro aguantaría una inspección, tienes un checklist de 11 puntos.