Cuando en 2019 se hizo obligatorio el registro de jornada, casi todas las empresas lo vivieron como una carga suya. Y es lógico, porque la ley se la impone al empresario: si no hay registro, la multa le llega a la empresa, no al empleado. Pero tarde o temprano aparece la otra cara del asunto. Tienes el sistema montado, has explicado cómo funciona y hay alguien que simplemente no ficha. O que ficha cuando le conviene.
Ahí surge la pregunta que da título a este artículo. La respuesta corta es que sí se le puede sancionar, pero hay que hacerlo con cabeza. Te explico qué dice la ley, qué han resuelto los tribunales y qué pasos seguir para que una sanción justa no acabe costándote una indemnización.
Una aclaración antes de seguir: no soy abogado. Esta guía está hecha a partir de la ley y de sentencias publicadas, pero cada caso depende de los hechos y, sobre todo, de tu convenio colectivo. Antes de despedir a alguien, revísalo con tu asesoría laboral.
Fichar no es solo cosa de la empresa
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y de fin. Hasta aquí, todo recae sobre el empresario.
Pero el mismo Estatuto dice en su artículo 5 que el trabajador debe cumplir las órdenes e instrucciones de la empresa dadas en el ejercicio regular de su poder de dirección, que regula el artículo 20. Si la empresa ha implantado un sistema de fichaje y ha explicado cómo y cuándo usarlo, fichar pasa a ser una instrucción más del trabajo. Quien la incumple de forma reiterada está incumpliendo su contrato.
Eso no quiere decir que un olvido suponga un despido. Los juzgados miran tres cosas: si se ha repetido, si es grave y si hay culpa del trabajador. Un día que se le pasó a alguien no es lo mismo que semanas sin fichar después de varios avisos.
Qué dice el Estatuto de los Trabajadores
El despido disciplinario está regulado en el artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores. Permite a la empresa extinguir el contrato cuando hay un incumplimiento grave y culpable del trabajador. La ley no dice en ningún sitio "no fichar", porque el registro horario llegó mucho después, así que los tribunales encajan estos casos en alguna de estas causas del apartado 2:
- Faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad (art. 54.2.a). Encaja cuando detrás de los fichajes que faltan hay ausencias o retrasos.
- Indisciplina o desobediencia (art. 54.2.b). Encaja cuando el trabajador se niega a fichar una y otra vez a pesar de que se le ha ordenado hacerlo.
- Transgresión de la buena fe contractual (art. 54.2.d). Es la vía habitual cuando hay engaño: fichar sin estar trabajando, fichar por otro o manipular las horas.
Y luego está el convenio colectivo, que en la práctica pesa tanto como el Estatuto. Es el que dice qué es falta leve, grave o muy grave, cuántas veces hay que repetirla para que cambie de categoría y qué sanción le corresponde a cada una. Muchos convenios recogen de forma expresa el incumplimiento del registro de jornada o las faltas de puntualidad. Si no has leído el régimen disciplinario del tuyo, empieza por ahí.
No es lo mismo olvidarse, negarse o hacer trampa
Los tribunales tratan de forma muy distinta estas tres situaciones:
| Situación | En qué se apoya la sanción | Qué suele pasar |
|---|---|---|
| Olvidos ocasionales | Régimen de faltas del convenio (art. 58 ET) | Amonestación o sanción leve. No justifica un despido. |
| No fichar de forma repetida después de avisos o sanciones | Art. 54.2.a) o 54.2.b) ET y convenio | Puede acabar en despido procedente si la reincidencia está documentada. |
| Falsear el registro (fichar por otro, fichar sin estar en el puesto, ocultar salidas) | Art. 54.2.d) ET, transgresión de la buena fe | Puede justificar el despido directo, sin sanciones previas, por la gravedad del engaño. |
Orientativo. La calificación final depende de los hechos concretos y del convenio aplicable.
El caso más serio es el tercero. Olvidarse es un descuido. Fichar desde casa antes de salir hacia la oficina es un engaño, y ahí los tribunales no suelen exigir que la empresa haya avisado antes, porque lo que se rompe es la confianza.
Tres sentencias que conviene conocer
Estos casos son reales. Lo interesante no es solo el resultado, sino qué tenía la empresa en la mano para ganar.
Un trabajador llevaba tiempo sin fichar correctamente. Había recibido una amonestación verbal en 2021 y una suspensión de empleo y sueldo de 15 días en 2022 por lo mismo. El 5 de septiembre de 2023 le sancionaron otra vez con 15 días de suspensión por no haber fichado bien durante agosto. Aun así, no fichó los días 4, 5, 6, 7, 11, 12 y 13 de septiembre y no dio ninguna explicación. Su convenio calificaba como falta muy grave la reincidencia en faltas graves dentro de dos meses. El tribunal confirmó el despido procedente. Lo que decidió el caso fue la cadena de sanciones previas, todas documentadas.
Un empleado con un puesto presencial fichaba la entrada conectándose por VPN desde fuera de la empresa. Su primer acceso desde el ordenador del centro de trabajo llegaba entre 21 y 48 minutos después. Lo hizo durante 17 días repartidos entre julio y septiembre. Era miembro del comité de empresa, y eso no le libró. El tribunal confirmó el despido procedente por transgresión de la buena fe contractual. La prueba salió de cruzar los registros de fichaje con los de acceso a los sistemas. (Ver sentencia)
Una trabajadora de un supermercado acumuló seis incumplimientos de horario en un mes, que se vieron en sus fichajes: cinco de un minuto y uno de nueve. Su convenio consideraba falta muy grave cinco faltas de puntualidad en un mes, sin fijar ninguna duración mínima del retraso. El juzgado de lo social había declarado el despido improcedente con una indemnización de 26.780,06 euros. El TSJ lo revocó y lo declaró procedente, porque la gravedad estaba en la repetición en poco tiempo y no en la duración de cada retraso. (Noticia en El Digital de Albacete)
Las tres tienen algo en común: la empresa pudo probar día por día lo que había pasado. En Galicia, porque había sanciones previas por escrito. En Madrid, porque había registros informáticos que no cuadraban con los fichajes. En Castilla-La Mancha, porque el fichaje dejaba cada minuto registrado y el convenio era claro. Sin esos datos, ninguno de los tres despidos se habría sostenido.
Cómo hacerlo bien, paso a paso
Si el despido se declara improcedente, la empresa tiene que readmitir al trabajador o pagarle 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades. Para evitarlo, este es el orden que conviene seguir:
Deja por escrito cómo se ficha
Un documento sencillo que explique que hay que fichar, cómo, en qué momentos (entrada, salida y pausas si las registras) y qué pasa si no se hace. Puede ir en el contrato, en un anexo o en un comunicado interno, pero con firma o acuse de recibo. Así el trabajador no puede alegar después que no lo sabía.
Ten registros que se sostengan
Cada fichaje tiene que tener la hora exacta, la identidad del empleado y, si tiene sentido en tu caso, la ubicación. Un Excel que cualquiera puede editar o una hoja de papel rellenada a final de semana son fáciles de discutir en un juicio. Un registro digital que no se puede modificar sin dejar rastro es mucho más difícil de rebatir.
Sanciona antes de despedir
Cuando se trata de no fichar (sin engaño), lo que convierte la falta en grave o muy grave suele ser la reincidencia. Así que antes del despido tiene que haber una amonestación o sanción previa por lo mismo. Las sanciones por faltas graves y muy graves tienen que comunicarse por escrito, con la fecha y los hechos (art. 58.2 ET). Guarda el acuse de recibo.
Da audiencia previa al trabajador
Desde la sentencia del Tribunal Supremo de 18 de noviembre de 2024, antes de despedir hay que comunicar al trabajador los hechos que se le imputan y darle la oportunidad real de defenderse. Lo explico con más detalle en la siguiente sección.
Escribe una carta de despido concreta
El artículo 55.1 ET exige notificar el despido por escrito, con los hechos que lo motivan y la fecha de efectos. En la práctica, eso significa poner los días concretos sin fichar, las sanciones anteriores con sus fechas y el artículo del convenio que aplicas. Una carta que solo habla de "incumplimientos reiterados del fichaje" se queda corta.
Un detalle que se pasa mucho por alto: las faltas prescriben. Según el artículo 60.2 ET, las leves a los 10 días, las graves a los 20 y las muy graves a los 60, contados desde que la empresa se entera, y en todo caso a los seis meses de haberse cometido. Si detectas el problema y dejas pasar semanas sin hacer nada, puedes perder la posibilidad de sancionarlo.
La audiencia previa: el paso que más se olvida
Hasta finales de 2024, en un despido disciplinario normal bastaba con entregar la carta. Eso cambió con la sentencia del Tribunal Supremo 1250/2024, de 18 de noviembre (rec. 4735/2023).
El Supremo aplicó directamente el artículo 7 del Convenio 158 de la OIT, que España ratificó en los años 80. Ese artículo dice que no se debe despedir a un trabajador por su conducta sin darle antes la posibilidad de defenderse de los cargos, salvo que no pueda pedirse razonablemente a la empresa que se la conceda. Durante décadas, el propio Supremo había entendido que esto no hacía falta. Ahora dice lo contrario.
El Supremo aclaró que la exigencia no se aplica hacia atrás, a despidos anteriores a su sentencia. Pero para cualquier despido disciplinario de hoy, saltarse la audiencia previa pone el despido en serio riesgo de ser declarado improcedente, aunque los hechos estén bien probados.
La sentencia no dice cómo tiene que ser exactamente esa audiencia ni cuánto tiempo hay que dar. Mientras los tribunales lo van concretando, lo prudente es:
- Hacerla antes de entregar la carta de despido, nunca a la vez.
- Explicar por escrito los hechos concretos: qué días, qué ocurrió y qué pruebas hay.
- Dar un plazo razonable para responder, no unas horas.
- Dejar constancia de todo: la comunicación, la fecha y lo que conteste el trabajador, o que no contestó.
Si tu convenio ya prevé un expediente disciplinario o un trámite de audiencia, sigue lo que diga el convenio. Y si el trabajador es representante legal de los trabajadores o delegado sindical, el artículo 55.1 ET ya exigía desde siempre abrir un expediente contradictorio.
Errores que tumban un despido justificado
Muchos despidos que se pierden no se pierden porque el trabajador tuviera razón, sino por la forma:
- No haber explicado por escrito cómo se ficha. El trabajador alega que no lo sabía y la empresa no puede demostrar lo contrario.
- No poder probar los hechos. Sin registros fiables, no hay manera de acreditar qué días no se fichó.
- Despedir a la primera por no fichar. Sin sanciones previas, el despido suele considerarse desproporcionado.
- Olvidarse de la audiencia previa o hacerla de trámite, sin tiempo real para responder.
- Una carta de despido genérica, sin fechas ni hechos concretos.
- No mirar el convenio. Algunos exigen un expediente previo para las faltas muy graves, y saltárselo puede hacer caer el despido.
- Dejar que la falta prescriba por tardar demasiado en reaccionar.
Resumiendo: política de fichaje por escrito, registros fiables, sanción previa si no hay engaño, audiencia previa y una carta con fechas concretas. Si falla una de las cinco, el riesgo de perder el juicio sube mucho.
Si la empresa no tiene un sistema de fichaje fiable
Aquí la empresa tiene dos problemas a la vez.
El primero es que ella misma está incumpliendo el artículo 34.9 ET. Eso es una infracción grave, con multas de hasta 7.500 euros según el artículo 40 de la LISOS. Puedes calcular tu caso con la calculadora de multas.
El segundo, y el que más importa aquí, es que no tiene cómo probar nada. Si el trabajador dice que sí fichó, o que llegó a su hora, y no hay un registro fiable que diga lo contrario, el juzgado no puede dar por probado el incumplimiento. Y si además la empresa no había puesto a su disposición una forma clara de fichar, pedirle cuentas por no hacerlo tiene poco recorrido.
Por eso el control horario no es solo algo que te pide la Inspección de Trabajo. Es lo que te permite corregir a quien no cumple sin jugártela en un juicio. Sin registros fiables, el poder disciplinario de la empresa se queda en muy poco.
Resumiendo: sí se puede despedir a un trabajador por no fichar, pero no por un olvido. Hace falta que lo repita después de haber sido avisado y sancionado, y que la empresa haya hecho bien su parte: un sistema claro, explicado por escrito y con registros fiables. Si hay trampa (fichar por otro, fichar sin estar, maquillar las horas), el despido directo sí puede sostenerse.
En cualquier caso, la audiencia previa ya no es opcional y la carta tiene que ir con fechas y hechos concretos. Y todo empieza por tener un registro que no se pueda manipular.