Cuando el RDL 8/2019 establecio la obligacion de llevar un registro horario diario, muchas empresas lo entendieron como una carga exclusivamente suya. Con razon: la ley impone la obligacion al empresario, y es la empresa quien se expone a multas de hasta 7.500 euros si no lleva el control. Pero el registro horario tiene dos caras, y la jurisprudencia ha ido dejando cada vez mas clara la segunda: el trabajador que no cumple con las instrucciones de fichaje tambien puede ser sancionado.
La obligacion de fichar no es solo del empresario
El articulo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redaccion dada por el RDL 8/2019, impone al empresario la obligacion de garantizar el registro diario de jornada. Pero el articulo 5 del mismo texto establece que los trabajadores tienen el deber de cumplir las ordenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas. Y el articulo 20 ET reconoce el poder de direccion del empresario sobre la actividad laboral.
La conclusion que han extraido los tribunales es logica: si el empresario tiene la obligacion legal de disponer un sistema de fichaje y comunica a sus trabajadores como y cuando deben utilizarlo, el trabajador que incumple esa instruccion de forma reiterada esta incumpliendo sus obligaciones contractuales. Y el incumplimiento grave y culpable puede justificar el despido.
Esto no significa que un olvido puntual de lugar automaticamente a un despido. La clave esta en la reiteracion, la gravedad y la culpabilidad. Tres requisitos que los juzgados de lo social analizan caso por caso, pero cuya concurrencia se ha declarado en numerosas sentencias de los ultimos anos.
La base legal: que dice el Estatuto de los Trabajadores
El despido disciplinario esta regulado en el articulo 54 del RDL 2/2015, de 23 de octubre, que aprueba el Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores. Segun su apartado primero, el contrato de trabajo puede extinguirse por decision del empresario cuando exista un incumplimiento grave y culpable del trabajador.
El apartado segundo del mismo articulo enumera las causas que se consideran incumplimientos contractuales. Las mas relevantes para el caso del fichaje son estas dos:
- Art. 54.2.a) ET: "Las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo." Un trabajador que no registra su entrada o salida de forma reiterada puede encuadrarse aqui si esa omision coincide con ausencias o impuntualidades.
- Art. 54.2.d) ET: "La transgresion de la buena fe contractual, asi como el abuso de confianza en el desempeno del trabajo." Este es el fundamento mas habitualmente invocado cuando el trabajador falsea el registro o ficha horas que no ha trabajado.
A estas bases legales se suma lo que establezca el convenio colectivo aplicable en cada sector. La mayoria de convenios tipifican el incumplimiento del registro horario como falta grave o muy grave, lo que refuerza la base disciplinaria y facilita la acreditacion del despido procedente.
Punto clave: El Estatuto de los Trabajadores no cita expresamente "no fichar" como causa de despido porque la obligacion de registro horario es posterior a su redaccion original. Los tribunales aplican los articulos 54.2.a), 54.2.b) (indisciplina o desobediencia) y 54.2.d) (transgresion de la buena fe), segun los hechos concretos de cada caso y lo que prevea el convenio.
Los tres supuestos: no fichar, fichar tarde o falsear el registro
No todas las irregularidades en el fichaje tienen el mismo tratamiento juridico ni la misma gravedad. Conviene distinguir tres supuestos que los tribunales abordan de forma diferente:
| Supuesto | Base legal principal | Consecuencia habitual |
|---|---|---|
| No fichar puntualmente (olvidos o descuidos ocasionales) | Art. 54.2.a) ET o convenio colectivo | Sancion leve o amonestacion. No suele justificar despido en primera instancia. |
| No fichar de forma reiterada tras avisos previos de la empresa | Art. 54.2.a) y 54.2.b) ET + convenio | Despido disciplinario procedente si hay reincidencia documentada. |
| Falsear el registro (fichar por otro, fichar desde otro lugar, manipular horarios) | Art. 54.2.d) ET (transgresion buena fe) | Despido disciplinario procedente, incluso sin advertencias previas. La gravedad es mayor. |
Fuente: articulos 54 y 55 del RDL 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores) y jurisprudencia consolidada de Tribunales Superiores de Justicia.
El falseamiento del registro es el caso mas grave y el que los tribunales han sancionado de forma mas contundente. Fichar antes de llegar al puesto de trabajo, fichar a distancia cuando la jornada es presencial, o manipular retroactivamente las anotaciones son conductas que los juzgados encuadran directamente en la transgresion de la buena fe contractual del articulo 54.2.d) ET, sin necesidad de advertencias previas.
Lo que dicen los tribunales: jurisprudencia 2024-2025
La jurisprudencia en esta materia ha evolucionado de forma clara y consistente. Desde que el registro horario es obligatorio (mayo de 2019), los Tribunales Superiores de Justicia han emitido numerosas sentencias que avalan el despido disciplinario por incumplimientos del fichaje. Estas son algunas de las mas relevantes y recientes:
El Tribunal Superior de Justicia de Galicia ratifico el despido disciplinario procedente de un trabajador que no ficho su entrada ni su salida durante siete dias laborables consecutivos de septiembre de 2023 (dias 4, 5, 6, 7, 11, 12 y 13), y todo ello tras haber sido sancionado por falta grave ese mismo dia 4 por los mismos hechos. El convenio colectivo tipificaba como falta muy grave la reincidencia en falta grave dentro de un periodo de dos meses. El tribunal considero acreditados los hechos y confirmo la procedencia del despido.
El Tribunal Superior de Justicia de Madrid confirmo el despido procedente de un trabajador que falseo el registro de jornada implantado por la empresa, aprovechando la conexion VPN corporativa para fichar electronicamente antes de llegar fisicamente al centro de trabajo, entre 30 y 50 minutos antes durante al menos 10 dias entre julio y agosto de 2023. La jornada se registraba obligatoriamente a traves de Microsoft Teams, segun acuerdo firmado con la representacion sindical en mayo de 2023, del que el trabajador era conocedor por ser miembro del Comite de Empresa. El tribunal considero que la conducta constituye fraude continuado del registro horario y transgresion de la buena fe contractual, encuadrable en los articulos 54.2.b) y 54.2.d) ET. El cargo de secretario del Comite de Empresa no le exigio de responsabilidad.
El TSJ valenciano confirmo el despido disciplinario procedente de un trabajador que abandono el puesto sin autorizacion antes del termino de su jornada durante 10 dias, rellenando la ficha de registro horario de forma incorrecta para ocultar la salida anticipada. El tribunal razono que la conducta supone una manipulacion consciente y deliberada de datos relevantes para el empresario, que vulnera la buena fe contractual. La reiteracion del comportamiento agravo la infraccion.
Un Tribunal Superior de Justicia ha declarado la procedencia del despido del responsable de un local por permitir de forma reiterada que una trabajadora a su cargo hiciera menos jornada de la contratada sin registrarlo correctamente. Esto amplia la responsabilidad: no solo el trabajador que no ficha, sino tambien el mando intermedio que lo tolera puede ser objeto de despido disciplinario.
El patron comun en todas estas sentencias es claro: reiteracion documentada, advertencias previas o sancion previa, y un sistema de fichaje que permitio acreditar el incumplimiento. Sin ese registro fiable y trazable, la empresa no puede probar los hechos ante el juzgado.
Como hacerlo bien: el procedimiento paso a paso
Para que un despido por no fichar sea declarado procedente y no improcedente con la consiguiente indemnizacion de 33 dias por ano trabajado hasta un maximo de 24 mensualidades hay que seguir un procedimiento concreto. Saltarse cualquiera de estos pasos puede convertir un incumplimiento real del trabajador en un despido improcedente para la empresa.
Tener una politica de fichaje comunicada por escrito
La empresa debe haber informado al trabajador, de forma clara y documentada, sobre la obligacion de fichar, como hacerlo, en que momentos y cuales son las consecuencias del incumplimiento. Este documento puede incluirse en el contrato, en un anexo o en un comunicado interno. Sin esta comunicacion previa, el trabajador puede alegar que no conocia la obligacion o el procedimiento.
Documentar el incumplimiento con registros trazables
El sistema de fichaje debe generar registros con timestamp exacto, identificacion del empleado y, si aplica, geolocalizacion. Estos registros son la prueba principal ante el juzgado. Un Excel editable o un papel firmado a posteriori son facilmente cuestionables y pueden ser rechazados como prueba. Un sistema digital con trazabilidad no manipulable es lo que diferencia un despido solido de uno vulnerable.
Emitir amonestacion o sancion previa documentada
En los supuestos de no fichaje (no de falseamiento), la reiteracion es el elemento que convierte la falta en grave o muy grave. Antes del despido, la empresa debe haber sancionado previamente el mismo comportamiento. Esa sancion debe constar por escrito, con acuse de recibo del trabajador o constancia de su comunicacion. Sin sancion previa, el despido puede calificarse de desproporcionado.
Realizar la audiencia previa al trabajador (obligatoria desde noviembre 2024)
Desde la STS n.o 1250/2024 de 18 de noviembre, es obligatorio dar al trabajador la oportunidad de defenderse antes de comunicarle el despido. Esta audiencia debe ser real y efectiva: no basta con un tramite meramente formal ni con un plazo de menos de 24 horas. El incumplimiento de este tramite convierte el despido en improcedente, aunque los hechos esten perfectamente acreditados.
Comunicar el despido por escrito con expresion detallada de los hechos
El articulo 55.1 ET exige que el despido disciplinario se notifique por escrito al trabajador, especificando los hechos que lo motivan y la fecha de efectos. La carta de despido debe detallar los dias concretos en que se incumplio el fichaje, las sanciones previas impuestas, y el precepto del convenio colectivo o del ET en que se basa. La vaguedad en los hechos puede dar lugar a la improcedencia.
La audiencia previa: el requisito que muchas empresas ignoran
Este es, en 2025 y 2026, el punto que mas despidos ha convertido de procedentes en improcedentes. La Sentencia del Tribunal Supremo n.o 1250/2024, de 18 de noviembre (rec. 4735/2023) cambio de forma radical el procedimiento exigido para los despidos disciplinarios en Espana.
El Tribunal Supremo declaro la aplicacion directa del articulo 7 del Convenio 158 de la OIT, vigente en Espana desde 1986, que establece que un trabajador no debera ser despedido sin haber tenido la oportunidad de defenderse de los cargos formulados contra el. Hasta ese momento, la doctrina del Supremo venia sosteniendo desde 1988 que el articulo 55.1 ET ya cubria esas exigencias. La STS 1250/2024 cambia ese criterio.
Todo despido disciplinario notificado despues del 18 de noviembre de 2024 requiere un tramite previo de audiencia al trabajador, en el que se le comuniquen los cargos y se le de la oportunidad real de defenderse. Omitir este tramite, o realizarlo de forma meramente formal con un plazo insuficiente, convierte el despido en improcedente aunque los hechos esten perfectamente probados. La sentencia se aplica con efectos desde esa fecha.
Segun la interpretacion que van desarrollando los tribunales, la audiencia previa debe:
- Celebrarse antes de comunicar la carta de despido, no simultaneamente.
- Informar al trabajador de los hechos concretos que se le imputan.
- Dar un plazo suficiente para que el trabajador pueda preparar su defensa. Un plazo de menos de 24 horas ha sido considerado insuficiente por algunos tribunales.
- Quedar documentada de alguna forma (acta, correo electronico, notificacion escrita).
Si el convenio colectivo de aplicacion ya preve un expediente disciplinario previo o un tramite de audiencia, hay que ajustarse a lo que establezca el convenio, que puede ser mas garantista que el minimo del art. 7 OIT.
Los errores que convierten un despido procedente en improcedente
Basandose en la jurisprudencia reciente, estos son los errores mas habituales que llevan a los juzgados a declarar improcedente un despido que, en sus hechos, estaba perfectamente justificado:
- No haber comunicado previamente la politica de fichaje. Si el trabajador puede alegar que no sabia como ni cuando fichar, la empresa pierde base para el despido.
- No tener registros trazables del incumplimiento. Sin prueba digital fiable, los hechos no estan acreditados ante el juzgado.
- Despedir sin sancion previa en supuestos de no fichaje. El despido como primera respuesta a un olvido puede considerarse desproporcionado si no ha habido amonestaciones documentadas.
- Omitir la audiencia previa o realizarla de forma insuficiente (desde noviembre de 2024).
- Carta de despido vaga o generica. Mencionar "incumplimientos del fichaje" sin especificar fechas concretas y hechos probados no cumple con las exigencias del art. 55.1 ET.
- No consultar el convenio colectivo. Muchos convenios exigen un expediente disciplinario previo para las faltas muy graves, y no seguirlo puede dar lugar a nulidad o improcedencia formal.
Resumen practico: Un despido procedente por no fichar necesita: politica documentada + registros trazables + sancion previa escrita + audiencia previa real + carta de despido detallada. Faltar a cualquiera de estos cinco elementos eleva significativamente el riesgo de improcedencia.
Que pasa si la empresa no tiene sistema de fichaje
Este punto es critico. Si la empresa no tiene implantado un sistema de fichaje fiable, se enfrenta a un doble problema:
Primero, la empresa esta incumpliendo ella misma la obligacion de registro horario del articulo 34.9 ET, con las multas que ello conlleva (de hasta 7.500 euros por la normativa actual). Segundo, y mas relevante para el despido, no tiene prueba alguna del incumplimiento del trabajador. Si el empleado niega que no ficho, la empresa no puede demostrarlo sin registros. El juzgado no puede dar por acreditados unos hechos que no constan documentalmente.
Hay un elemento adicional que conviene destacar: si el empresario tampoco ha facilitado al trabajador un sistema claro para fichar su jornada, por ejemplo porque no habia terminal disponible, la app no funcionaba o el procedimiento no estaba definido, el incumplimiento del trabajador pierde buena parte de su base disciplinaria. Los tribunales han valorado negativamente los casos en que la empresa alega el incumplimiento del trabajador pero a la vez no tenia implantado un sistema operativo y accesible.
En definitiva: el control horario digital no es solo una obligacion legal frente a la Inspeccion de Trabajo. Es tambien la herramienta que te permite ejercer el poder disciplinario sobre tu equipo cuando es necesario. Sin registros fiables, ese poder queda desactivado en la practica.
La respuesta a si se puede despedir a un trabajador por no fichar es si, pero con matices importantes. Un olvido puntual no lleva al despido. Una negativa reiterada, documentada, con advertencias previas y en un contexto en que la empresa ha cumplido con su obligacion de implantar y comunicar un sistema de fichaje, si puede justificar el despido disciplinario procedente. Y falsear el registro, fichar horas que no se trabajan, fichar por otro companero o fichar desde un lugar distinto al centro de trabajo, es causa directa de despido, sin necesidad de avisos previos, segun la jurisprudencia consolidada.
Lo que siempre se necesita, en cualquier caso, es un sistema de registro trazable y no manipulable que permita acreditar los hechos ante el juzgado, y un procedimiento disciplinario correcto con la audiencia previa obligatoria desde noviembre de 2024 que no deje flancos abiertos a la improcedencia formal.