Es una de las dudas que más nos llegan: «un trabajador se ha olvidado de fichar, ¿me pueden multar?». La respuesta tiene dos partes. La responsabilidad es tuya como empresa, eso no cambia. Pero un olvido aislado que se corrige y se explica no es el problema. El problema es no poder demostrar que tu registro refleja lo que de verdad se trabaja.
Ojo: no es lo mismo un olvido de un día que se corrige y se explica que una plantilla con huecos en el registro semana tras semana. Lo primero le pasa a cualquier empresa. Lo segundo es lo que puede acabar en sanción.
¿De quién es la responsabilidad si un empleado no ficha?
De la empresa. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019, dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada trabajador.
La ley no traslada esa obligación al trabajador. Si la Inspección de Trabajo encuentra que faltan fichajes y aprecia una infracción, la responsable es la empresa, aunque el olvido haya sido del empleado.
Clave: pon un sistema que se pueda usar sin excusas y ten claro qué se hace cuando alguien se olvida: quién corrige el fichaje, cómo se corrige y dónde queda apuntado el motivo.
Un olvido puntual no es una multa automática
Ninguna norma dice que un fichaje olvidado sea, por sí solo, una multa. Lo que exige la ley es un registro diario que refleje la jornada real. Si un día falta una entrada y se corrige con su explicación, el registro sigue reflejando la jornada real.
Lo que conviene hacer cada vez que pasa:
- El empleado avisa del olvido, mejor por escrito (un email o un mensaje).
- La empresa corrige el fichaje desde su sistema.
- Queda guardada la hora que había, la que se pone y cuándo se hizo el cambio.
- Se apunta el motivo, por ejemplo: "olvido avisado por el trabajador el día 13".
- Se guarda el aviso del trabajador por si algún día hay que enseñarlo.
Qué complica de verdad una inspección
Lo que pone a una empresa en apuros durante una visita no suele ser un error aislado, sino cosas como estas:
- Muchos días sin fichajes, de un mismo trabajador o de varios.
- Registros cambiados sin rastro: no consta qué había antes, cuándo se cambió ni por qué.
- Horarios idénticos todos los días, de 8:00 a 16:00 clavado, sin un minuto de diferencia.
- Horas extra que no están en el registro pero sí en otros sitios: correos, mensajes, accesos a sistemas o lo que cuente la plantilla.
- No tener ningún sistema de registro.
Un olvido corregido y explicado no tiene nada que ver con un registro que no se sostiene. Si quieres repasar todo lo que te pueden pedir en una visita, tienes nuestro checklist para una inspección de trabajo.
Qué multa puede caer
Las multas están en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Todo lo que tiene que ver con el registro de jornada, las horas extra y el tiempo de trabajo va al artículo 7.5, que es una infracción grave. La obstrucción a la Inspección va aparte, por el artículo 50:
| Qué pasa | Precepto LISOS | Multa | Tipo |
|---|---|---|---|
| No tener registro de jornada | Art. 7.5 | 751 € a 7.500 € | Grave |
| Registro incompleto o que no refleja las horas reales | Art. 7.5 | 751 € a 7.500 € | Grave |
| No conservar los registros 4 años | Art. 7.5 | 751 € a 7.500 € | Grave |
| Horas extra sin registrar o por encima del límite | Art. 7.5 | 751 € a 7.500 € | Grave |
| Obstruir la labor de la Inspección | Art. 50 | 70 € a 225.018 € | Leve a muy grave |
Dentro de la horquilla, la multa sube según la intencionalidad, el número de trabajadores afectados o el perjuicio causado (artículo 39 de la LISOS). Y si se repite la misma infracción en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción firme, la multa puede llegar al doble, sin pasar del máximo de su tipo (artículo 41). Tienes todos los importes explicados en multas por no tener control horario.
Cómo corregir un fichaje para que aguante una inspección
La ley no dice cómo tiene que ser exactamente una corrección. Lo que sí hay son dos referencias claras. El Tribunal de Justicia de la UE, en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), habla de un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada diaria. Y la Inspección, en su criterio técnico sobre registro de jornada (CT 101/2019), pide un sistema que garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos y que no se alteren a posteriori.
Llevado a una corrección de fichaje, en la práctica significa que quede guardado:
- La hora que había y la hora nueva. Nada se sobreescribe sin dejar rastro.
- Cuándo se hizo el cambio, con fecha y hora.
- El motivo, por escrito.
- Quién lo hizo. Si en tu empresa corrigen fichajes varias personas, que se sepa cuál.
- El aviso del trabajador, si lo hubo. Un email o un mensaje sirve.
La idea es esta: no se trata de tener un registro perfecto, sino de poder explicar cada cambio. Un registro con alguna corrección bien documentada da más confianza que uno impecable en el que no se sabe qué se ha tocado.
Qué hacer cuando un empleado no ficha, paso a paso
1. Que el trabajador avise
Lo mejor es que lo comunique por escrito ese mismo día o al siguiente: un email, un mensaje o una incidencia. Es la primera prueba de que fue un olvido y no otra cosa.
2. Corrige el fichaje
Quien lleve el registro en la empresa añade la entrada o la salida que falta, o ajusta la hora. El sistema tiene que guardar por sí solo la hora anterior, la nueva y cuándo se hizo el cambio. Si eso depende de que alguien se acuerde de apuntarlo, tarde o temprano no se apunta.
3. Apunta el motivo
Por ejemplo: "Olvido de fichaje de entrada, avisado por el trabajador por email el 13/05". Si varias personas corrigen fichajes, añade también quién lo hace.
4. Si se repite, actúa
Un olvido de vez en cuando es normal. Si un trabajador no ficha casi nunca o se niega, habla con él, recuérdaselo por escrito y, si sigue, la empresa puede sancionarle según la graduación de faltas de su convenio (artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores). Lo explicamos en despido por no fichar: ¿puede la empresa sancionar al trabajador?
En CheckInGO cada corrección queda guardada con la hora original, la nueva, cuándo se cambió y el motivo, que es obligatorio. Desde 19 €/mes hasta 10 empleados.
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Son ejemplos para ver la diferencia, no casos reales. Cada inspección depende de lo que encuentre el inspector.
Olvido puntual bien gestionado: riesgo bajo
Un empleado se olvida de fichar la entrada un lunes y avisa por mensaje a media mañana. La empresa corrige el fichaje, el sistema guarda la hora original, la nueva y cuándo se cambió, y queda apuntado el motivo. Si llega una inspección, la empresa puede enseñar que el olvido fue puntual, que se avisó y que se corrigió. Es el tipo de incidencia que tiene cualquier registro real.
Huecos habituales y correcciones sin rastro: infracción grave
Varios trabajadores acumulan semanas con fichajes que faltan, y las horas se rellenan a mano en una hoja sin que conste qué había antes ni quién lo cambió. Aquí el registro ni refleja la jornada real ni se puede comprobar. Es la infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 € a 7.500 €, y más arriba en la horquilla cuantos más trabajadores afectados.
Horas extra que no aparecen: infracción grave y algo más
La plantilla hace más horas de las que figuran en el registro, que siempre cuadra con la jornada del contrato. La Inspección lo puede detectar cruzando datos: correos enviados fuera de hora, accesos a sistemas o lo que cuenten los propios trabajadores. Además de la multa del artículo 7.5, la empresa puede tener que pagar esas horas a los trabajadores y la Inspección puede reclamar las cotizaciones que correspondan. Lo contamos en horas extra en España: qué dice la ley y cómo registrarlas.
En resumen: lo que separa una incidencia sin importancia de una sanción no es no tener errores. Es poder explicar cada uno.
Cómo se corrige un fichaje en CheckInGO
En CheckInGO lo hemos montado pensando justo en esto:
- Se ficha en 3 segundos desde cualquier dispositivo, sin máquinas ni instalaciones. Cuanto más fácil es fichar, menos olvidos.
- Solo la empresa corrige fichajes, desde su panel. El trabajador ficha, pero no puede cambiar sus registros.
- Cada corrección queda guardada: la hora original, la nueva, cuándo se hizo el cambio y el motivo.
- El motivo es obligatorio: no se puede guardar una corrección sin explicar por qué.
- Los fichajes no se borran: si sobra uno, se anula y queda guardado con su motivo.
- Acceso para la Inspección: generas un código temporal de 6 dígitos, válido 48 horas, y el inspector consulta los fichajes del periodo que necesite, sin entrar en tu cuenta.
Así aparece una corrección en el historial (ejemplo):
Modificado por: El Responsable · Fecha original: 13/05/2026 08:47 · Fecha nueva: 13/05/2026 08:02 · Fecha de edición: 13/05/2026 09:45 · Motivo: olvido avisado por el trabajador
Las correcciones constan como hechas por la empresa («El Responsable»). Si en tu empresa las hacen varias personas, basta con indicar en el motivo quién la hace.
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