La pregunta lleva años rondando foros de RRHH y grupos de WhatsApp de asesoras laborales. Tiene sentido: el control horario obligatorio existe desde mayo de 2019, muchas empresas pequeñas tiraron de lo que tenían a mano (un Excel, una hoja en Drive, un cuaderno), y nadie les ha llamado todavía a la puerta. Que no haya pasado nada hasta ahora no significa que estén cumpliendo la ley.
La respuesta directa: sí, pero con matices que importan
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, obliga a todas las empresas sin excepción de tamaño ni sector a:
- Llevar un registro diario de jornada de todos los trabajadores.
- Anotar la hora exacta de inicio y finalización de cada jornada.
- Conservar los registros durante 4 años y tenerlos disponibles para trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
El texto de la ley no especifica que el sistema tenga que ser digital. Por eso la respuesta corta es "técnicamente sí, un Excel puede valer". El problema es lo que viene después.
Porque la ley no prohíbe el Excel, pero sí exige que el sistema sea fiable, objetivo y accesible. Esos tres adjetivos, aplicados a un archivo que puede editar cualquier persona con acceso a la carpeta compartida, son exactamente donde el Excel se rompe.
Las infracciones por registro horario insuficiente se gradúan según la LISOS. No llevar registro o llevarlo de forma defectuosa es infracción grave: de 626 a 6.250 euros. Falsificar registros o usar un sistema manipulable de forma sistemática puede calificarse como infracción muy grave, con multas de hasta 187.515 euros según el artículo 40 LISOS. Consulta el desglose completo en nuestra guía sobre multas por no tener control horario.
Por qué el Excel falla en la práctica
No es que Excel sea mala herramienta. Es que no fue diseñada para esto. Un registro horario válido necesita propiedades que un archivo de hoja de cálculo no puede ofrecer por su propia naturaleza.
1. Cualquiera puede modificarlo sin dejar rastro
Un Excel se puede editar en cualquier momento. Alguien puede cambiar una hora de entrada de las 10:00 a las 9:00 y no queda ningún registro de ese cambio. Lo que exige el Criterio Técnico CT 101/2019 de la ITSS es precisamente lo contrario: que el sistema sea objetivo e impida la manipulación retroactiva de los datos. Puedes leer más sobre esto en nuestra guía sobre cómo blindar tus registros horarios.
2. No guarda un log de cambios verificable
Excel tiene historial de versiones en OneDrive o Google Drive, pero ese historial lo controla quien tiene permisos de administrador sobre el archivo. No es lo mismo que un log de auditoría inmutable donde cada modificación queda asociada a un usuario, una fecha y una IP. Cuando un inspector pregunta quién modificó un registro y cuándo, el Excel no tiene respuesta.
3. No garantiza la custodia durante 4 años
Un archivo en un ordenador local puede borrarse, corromperse o perderse. Incluso en la nube, si la empresa cancela su suscripción o cambia de proveedor, los datos pueden desaparecer. La ley exige que los registros estén disponibles durante 4 años y que la Inspección pueda acceder a ellos en cualquier momento.
4. Difícil de presentar ante una inspección
Cuando un inspector llega y pide el registro de jornada de los últimos 12 meses para los 15 empleados de tu empresa, presentar 15 archivos de Excel distintos (o un solo Excel con 15 pestañas) no transmite solidez. Si el inspector detecta que las fórmulas están rotas, que hay celdas en blanco o que los totales no cuadran, puede considerar que el registro no cumple los requisitos mínimos. Puedes saber exactamente qué revisan en nuestra guía sobre qué pasa cuando llega una inspección de trabajo.
Una empresa de logística lleva el registro horario en un Excel compartido en Google Drive. Cada responsable de turno rellena entradas y salidas al final del día. Cuando llega la Inspección, el inspector detecta que varios días tienen exactamente las mismas horas para todos los empleados del turno. Sin un sistema que registre la hora real en el momento del fichaje, la empresa no puede demostrar que los datos son reales y no se rellenaron después. El resultado es un acta de infracción por registro no fiable, con independencia de si la empresa cumplía con el tiempo de trabajo real.
El problema no es la intención: es que el sistema no garantiza que los datos sean objetivos.
Google Sheets y papel: el mismo problema
Conviene aclarar algo que genera confusión frecuente: Google Sheets tiene los mismos problemas que Excel a efectos del registro horario. No importa que esté en la nube ni que tenga historial de versiones. Cualquier usuario con permisos de edición puede modificar los datos, y ese historial no equivale a un log de auditoría con garantías jurídicas.
El papel tampoco está libre de problemas. Un registro en papel firmado por el trabajador puede ser válido si es diario y se conserva correctamente durante 4 años. Pero no se puede enviar a la Inspección de forma telemática (algo que exigirá el nuevo Real Decreto), es difícil de auditar para detectar patrones, y en un litigio sobre horas extra tiene menos peso probatorio que un timestamp digital inalterable. La propia SAN 22/2022 de la Audiencia Nacional reconoce que la ley no prohíbe el soporte papel, pero condena a una empresa precisamente por usar hojas en papel que no cumplían con los requisitos de objetividad y accesibilidad.
El criterio técnico que guía las inspecciones de control horario establece que el sistema debe ser objetivo, fiable y accesible. Objetivo: el registro no depende de la voluntad de ninguna de las partes. Fiable: los datos no pueden alterarse retroactivamente sin dejar traza. Accesible: la empresa puede proporcionarlos a la Inspección de forma inmediata.
Un Excel rellenado manualmente al final del día no cumple ninguno de estos tres criterios de forma garantizada. Tampoco Google Sheets ni un cuaderno en papel.
Lo que dicen los tribunales
La teoría legal es una cosa. Lo que está resolviendo la Audiencia Nacional es lo que debería importarle a cualquier empresa que todavía use un Excel.
SAN 22/2022, de 15 de febrero (Audiencia Nacional, Sala de lo Social)
Esta sentencia condena a Ferrovial Servicios S.A. —empresa de servicios a bordo de trenes— a implantar un sistema de registro de jornada fiable y objetivo en un plazo de 30 días. El sistema que usaba consistía en hojas de papel donde el empleado firmaba al inicio del turno, pero la hora de salida se calculaba con tiempos estimados, no reales. La Audiencia considera que eso incumple el artículo 34.9 ET porque no recoge el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada.
Hay dos cosas relevantes para cualquier empresa que lea este artículo. Primera: la propia sentencia reconoce que la ley no especifica si el registro debe ser en papel o en soporte digital. Lo que exige es que sea objetivo, fiable y accesible. Segunda: el tribunal establece de forma explícita que las horas registradas deben ser reales y exactas, no estimaciones ni aproximaciones. Ese razonamiento aplica igual a un Excel rellenado al final del día con horas aproximadas.
La AN condena a la empresa a implantar un sistema de registro de jornada que mida el tiempo real de la jornada de trabajo de cada trabajador, accesible tanto a los trabajadores como a la representación legal de los trabajadores. La sentencia valora negativamente que los tiempos de fin de jornada fueran estimados y no reales, y que los registros no pudieran estar fácilmente a disposición de trabajadores e Inspección. El soporte en sí (papel, Excel o digital) no es lo que determina la validez: lo es que los datos sean reales, inalterables y accesibles.
Dicho de otra forma: el estándar fijado por la AN en 2022 es el que hace que un Excel rellenado a posteriori, con horas iguales para todos los trabajadores o con datos que nadie puede verificar, no sea un registro válido. No por ser Excel, sino por no cumplir esos tres criterios.
Las "Big Four" y la propuesta de sanción de 1,4 millones
En septiembre de 2023 trascendió que la Inspección de Trabajo había propuesto sanciones por un total de 1,4 millones de euros a EY, KPMG, PwC y Deloitte por carecer de registro horario y exceso de jornada. La multa propuesta aún no era firme a mediados de 2024, pero el episodio dejó claro que la ITSS aplica el mismo criterio a grandes empresas que a pymes: sin registro válido, hay expediente.
¿Tu empresa aún usa Excel para el fichaje? El riesgo de sanción existe aunque no haya pasado nada todavía.
Ver cómo protegerteQué comprueba la Inspección de Trabajo cuando llega
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) lleva campañas específicas de control del registro de jornada desde 2019. Los inspectores no solo comprueban si existe un registro: comprueban si ese registro es creíble.
Los puntos concretos que revisan en relación al sistema de registro:
- Si el sistema permite modificar registros pasados sin dejar traza auditable.
- Si los datos pueden generarse o modificarse por la empresa de forma retroactiva.
- Si los empleados tienen acceso a sus propios registros y pueden verificarlos.
- Si la empresa puede proporcionar los registros de forma inmediata y en formato legible.
- Si los totales de horas son coherentes con los contratos y el convenio aplicable.
Según datos oficiales de la ITSS, durante 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción relacionadas con el registro de jornada, por un importe total de más de 20 millones de euros. En muchos casos, el problema no era la ausencia de registro sino que el registro presentado no superaba el análisis de fiabilidad.
Estado actual del Real Decreto de fichaje digital
El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente de un Real Decreto de fichaje digital, separado ya del polémico proyecto de reducción de jornada. A diferencia de un proyecto de ley, este Real Decreto no requiere pasar por el Congreso de los Diputados, lo que en teoría aceleraba su aprobación.
Sin embargo, el 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable al texto del decreto. Aunque no es vinculante —el Gobierno puede ignorarlo—, supone un freno importante que obliga al Ministerio de Trabajo a reformular el texto antes de publicarlo en el BOE. Las principales críticas del órgano consultivo fueron:
- Evaluación de impacto económico deficiente, especialmente para pymes y micropymes (se estiman 867 M€ y 55,4 €/trabajador/año de coste anual).
- Falta de adaptación sectorial para sectores como hostelería, construcción o campo.
- Problemas técnicos de redacción que generaban inseguridad jurídica.
- Plazos de adaptación insuficientes para que las empresas implanten sistemas digitales.
- Cuestionamiento de la vía jurídica elegida: el Consejo de Estado considera que una obligación de este calado debería tramitarse como ley ordinaria en el Parlamento.
El Ministerio de Trabajo ha confirmado que seguirá adelante con el proyecto a pesar del dictamen desfavorable, pero debe presentar un texto reformulado. La estimación más probable es que el Real Decreto se publique en el BOE en el segundo semestre de 2026 o principios de 2027, con un periodo de adaptación posterior de entre 6 y 12 meses para las empresas. Puedes seguir la tramitación al detalle en nuestro artículo sobre el estado actual del Real Decreto de fichaje digital.
Lo relevante mientras tanto: la obligación del RDL 8/2019 sigue vigente hoy y la Inspección sigue sancionando. El retraso del decreto no suspende las multas existentes.
A partir del borrador conocido, cuando el Real Decreto se publique definitivamente exigirá que los sistemas de registro cumplan:
- Inmutabilidad de los registros una vez generados.
- Trazabilidad de cualquier modificación, con identificación de usuario y timestamp.
- Acceso telemático para la Inspección de Trabajo, mediante enlace o exportación normalizada.
- Informes exportables con los datos mínimos exigidos por ley.
- Conservación garantizada durante el periodo legal de 4 años.
Cuando se publique, el Excel dejará de poder considerarse válido no por interpretación jurisprudencial sino por prohibición explícita.
Lo relevante para tu empresa: no tiene mucho sentido esperar a que el Real Decreto se publique para actuar. Las empresas que implementan un sistema digital ahora lo hacen con calma y sin prisas. Las que esperan al último momento suelen hacerlo mal y bajo presión.
Comparativa: Excel vs sistema digital de fichaje
| Característica | Excel / Google Sheets | Sistema digital (CheckInGO) |
|---|---|---|
| Inmutabilidad de registros | ❌ Cualquiera puede editar | ✓ Timestamp certificado, inalterable |
| Log de modificaciones | ❌ Sin auditoría fiable | ✓ Registro completo con usuario y fecha |
| Acceso inmediato para Inspección | ❌ Requiere preparación manual | ✓ Enlace temporal en segundos |
| Informes en PDF por empleado | ❌ Elaboración manual | ✓ Generación automática |
| Custodia garantizada 4 años | ⚠ Depende de backups manuales | ✓ En la nube, sin intervención |
| Válido con el nuevo Real Decreto | ❌ Quedará prohibido explícitamente | ✓ Cumple los requisitos del borrador |
| Riesgo de sanción ITSS | ⚠ Alto si el inspector revisa fiabilidad | ✓ Muy bajo |
Fuente: CT 101/2019 ITSS, RDL 8/2019 y SAN 22/2022.
Cómo resolver esto sin complicarte la vida
La pregunta que recibo más a menudo no es "¿qué sistema uso?". Es "¿de verdad merece la pena cambiar si llevamos años con Excel y nadie nos ha dicho nada?". La respuesta honesta es: depende de cuánto riesgo quieras asumir.
Montar un sistema de fichaje digital que cumpla con todos los requisitos ya no requiere hardware, ni instalación, ni un presupuesto de empresa grande. CheckInGO funciona desde cualquier navegador, sin instalar nada, y el setup completo para un equipo de 10 personas lleva menos de dos minutos.
Incluye:
- Registros con timestamp inalterable desde el momento del fichaje.
- Log completo de cualquier corrección, con usuario y motivo.
- Panel de administración con el acumulado de horas por empleado en tiempo real.
- Exportación en PDF lista para presentar a la Inspección.
- Enlace temporal de acceso para inspectores, sin necesidad de enviar archivos.
- Geolocalización opcional para equipos en campo o en teletrabajo.
- Modo offline para obras o zonas sin cobertura.
El precio es fijo: 19 euros al mes para hasta 10 empleados, sin permanencia y sin coste de instalación.
Un Excel puede valer hoy en sentido estricto. Pero es un sistema que ya no aguanta una inspección si el inspector analiza la fiabilidad de los datos, que la Audiencia Nacional ha señalado como insuficiente cuando no cumple los criterios de objetividad y trazabilidad, y que quedará prohibido de forma explícita en cuanto el Real Decreto se publique en el BOE. No tiene mucho sentido seguir usándolo cuando la alternativa cuesta menos que una cena de empresa al mes.