Qué exige la ley — y qué no exige
Hay bastante confusión sobre esto, en parte porque los proveedores de hardware llevan años vendiendo relojes de fichar como si fueran obligatorios. No lo son. Nunca lo han sido.
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció que todas las empresas, sin excepción, tienen que llevar un registro diario de jornada: hora de entrada, hora de salida, cada trabajador, cada día. Los registros hay que conservarlos durante cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección cuando los pida.
Lo que la ley no menciona en ningún momento es el dispositivo. Ningún reloj concreto, ninguna app, ningún hardware. Lo que sí concreta el Criterio Técnico CT 101/2019 de la Inspección de Trabajo es que el sistema sea fiable e inalterable: que no se pueda cambiar un dato sin que quede constancia de quién lo cambió, cuándo y qué había antes. Eso es todo lo que pide. Si quieres una lectura completa de qué cambió con el RDL y qué implica para tu empresa en 2026, lo desarrollamos en detalle en otro artículo.
Lo que cualquier sistema de control horario tiene que cumplir:
- Registrar hora de entrada y salida de cada trabajador, cada día.
- Que los datos no se puedan alterar sin dejar trazabilidad de ese cambio.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos disponibles para la Inspección de Trabajo cuando los solicite.
- Que quede claro quién fichó en cada registro — no basta con "turno de mañana".
Dicho de otra forma: puedes cumplir la ley con un móvil de 80 euros y una herramienta de 19 euros al mes, o puedes incumplirla con un reloj de fichar de 400 euros si ese reloj no garantiza que los registros son inalterables. El dispositivo es lo de menos. Lo que importa es lo que hace con los datos.
El error del Excel
La mayoría de pymes con las que hablamos llevan el control horario en Excel. Algunas lo rellenan bien, con disciplina, día a día. Otras lo completan de golpe a final de mes, reconstruyendo de memoria los horarios de toda la plantilla. En los dos casos hay un problema en común: el archivo es editable sin dejar rastro. Y eso, ante la Inspección, es suficiente para levantar un acta. Hemos analizado en detalle por qué el Excel no cumple la ley en 2026 y qué alternativas existen si es lo que estás usando ahora.
No es una interpretación nuestra. Varios tribunales laborales han avalado sanciones a empresas que usaban Excel sin trazabilidad, al entender que un sistema de registro modificable sin control de cambios no cumple los requisitos del RDL 8/2019. Las multas en estos casos han superado los 50.000 euros. Para entender exactamente qué hace que un sistema sea a prueba de inspecciones, lee nuestra guía sobre cómo blindar el registro horario contra manipulaciones.
Un Excel editable sin control de cambios no cumple el requisito de inmutabilidad del CT 101/2019. Aunque hayas registrado todas las jornadas con fidelidad y sin manipular nada, si un inspector detecta que el archivo se ha podido modificar sin dejar rastro, eso es suficiente. La buena fe no es una defensa válida en un procedimiento sancionador.
El papel tiene el mismo problema, más el de encontrar lo que buscas cuando lo necesitas: localizar los registros de enero de hace dos años en un archivador mientras el inspector espera no es una situación agradable. En 2024, la ITSS impuso 1.869 multas por incumplimiento del registro horario, por un importe total de 20,19 millones de euros — datos de la Memoria Anual de la Inspección de Trabajo. La cuantía media rondó los 10.800 euros por acta. No es una cifra marginal.
¿Quieres saber cuánto podría costarte una inspección con tu situación actual? Selecciona tus incumplimientos y obtén el rango de sanción estimado según la LISOS y los criterios reales de la ITSS.
Qué mirar antes de contratar
La mayoría de comparativas de este tipo mezclan criterios que importan con criterios que parecen importar. "Tiene app móvil" aparece en todas las listas como si fuera un diferencial, cuando en 2026 es simplemente lo mínimo esperado. Estos son los que realmente marcan diferencia para una empresa pequeña en España:
Cumplimiento legal real, no solo declarado
El timestamp del fichaje lo tiene que generar el servidor, no el dispositivo del empleado. Si el empleado puede cambiar la hora de su móvil y eso afecta al registro, el sistema no es fiable. Parece obvio, pero hay herramientas que no lo resuelven bien.
Acceso para la Inspección sin improvisar
Cuando llega una inspección, los registros tienen que estar disponibles de forma inmediata. El inspector no espera mientras buscas el archivo correcto o generas un informe a mano. Algunos sistemas lo tienen resuelto de forma nativa; otros te dejan improvisando en el peor momento.
Coste real, no el del plan básico de la web
Muchas herramientas tienen un precio por usuario que parece razonable, pero escalan mal para empresas pequeñas: mínimos mensuales, módulos que necesitas por separado, costes de implantación que no aparecen en la página de precios. Antes de contratar, calcula lo que pagarías el primer año completo.
Que fichar no sea una tarea
Si el proceso de fichaje tiene más de dos pasos, hay empleados que van a buscar la forma de saltárselo. No es mala voluntad — es que fichar no es su trabajo, y si les resulta incómodo, dejan de hacerlo. La herramienta más "completa" no sirve de nada si la mitad de la plantilla no la usa.
Que funcione en tu sector
No es lo mismo gestionar el fichaje de una oficina que de una obra o de un restaurante con turnos que cambian cada semana. Algunos sistemas dan por sentado que todos los empleados tienen cobertura móvil estable y trabajan en un solo centro. Si no es tu caso, eso se convierte en un problema real.
Soporte que entiende la normativa española
Cuando hay una inspección o un problema el día que menos te lo esperas, necesitas hablar con alguien que conozca el RDL 8/2019 y el CT 101/2019, no con un agente de soporte que lee un guion en inglés. Parece un detalle, pero cuando lo necesitas de verdad, no lo es.
Comparativa de software de control horario para pymes en 2026
Lo que sigue no es una comparativa exhaustiva de funcionalidades — para eso hay cientos de artículos, y todos acaban siendo iguales. Es un análisis de lo que cada herramienta implica en la práctica para una empresa de entre 5 y 50 empleados en España. Intentamos ser directos, también sobre nosotros mismos.
CheckInGO
Construido con un foco claro en el cumplimiento legal y en que la herramienta se adapte a la empresa, no al revés. El modelo de precios es predecible: tarifa plana hasta diez empleados, y un incremento lineal por empleado adicional a partir de ahí. Sin mínimos mensuales, sin módulos separados, sin permanencia mínima.
El fichaje funciona desde cualquier navegador — móvil, tablet u ordenador — sin instalar nada. El timestamp lo genera el servidor, no el dispositivo, lo que lo hace inalterable desde el lado del empleado. Tiene modo offline para sectores sin cobertura estable, y genera un acceso temporal para inspectores en segundos, sin que la empresa tenga que entregar sus credenciales. Si quieres entender en detalle cómo funciona el fichaje desde el móvil sin app y por qué es la opción más sólida legalmente, lo explicamos en otro artículo.
Lo que no incluye por defecto son módulos de nóminas, reclutamiento o gestión documental — porque para la mayoría de empresas que nos eligen, eso ya lo gestiona su asesoría o un software específico. Dicho esto, trabajamos con empresas de todos los tamaños, y cuando una organización más grande necesita integraciones con sus sistemas existentes o funcionalidades adaptadas a su operativa, también lo hacemos. No es un catálogo de módulos: es trabajo conjunto para que la herramienta encaje de verdad.
Factorial
Plataforma de recursos humanos de origen barcelonés con presencia en toda Europa. Tiene un módulo de control horario competente, pero es uno más dentro de una suite que incluye nóminas, reclutamiento, evaluaciones y gestión documental. El precio base para el módulo de control horario parte de 5,50 euros por empleado al mes, con mínimos que hacen que una empresa de diez empleados pague entre 55 y 80 euros mensuales solo por ese módulo.
Factorial tiene mucho sentido cuando la empresa necesita todo lo que ofrece. Para una pyme que solo quiere fichar y cumplir la ley, el coste incluye muchas cosas que no va a usar.
Sesame HR
Software español con sede en Valencia, buena experiencia de usuario y enfoque claro en el mercado de pymes medianas. El control horario está bien resuelto, con app móvil, fichaje por QR y gestión de ausencias. El precio parte de 4,50 euros por empleado al mes, con un mínimo mensual de 82,50 euros en los planes más completos — lo que para una empresa de diez personas supone entre 45 y 82,50 euros al mes, dependiendo del plan.
Woffu
Empresa española especializada en gestión de ausencias y turnos, con un módulo de control horario funcional. Precio desde 1,50 euros por empleado, aunque el coste final depende del plan y de qué funcionalidades necesitas realmente. Es una buena opción para empresas con mucha rotación o gestión compleja de ausencias; más limitada para sectores con trabajo en campo o sin cobertura estable.
JornAda
Plataforma más reciente, con sede en Palma de Mallorca, orientada a empresas con varios centros de trabajo. Precio desde 1,40 euros por empleado al mes a partir de 50 licencias, lo que la hace competitiva para empresas medianas. Incluye gestión documental con OCR, fichaje RFID y multi-sede. Para empresas más pequeñas, la tarifa escalonada encarece el coste por usuario.
Bizneo HR
ERP modular de recursos humanos con módulo de control horario. Precio desde 6 euros por empleado con un mínimo mensual de 55 euros. La flexibilidad modular es su principal punto fuerte, pero implica una configuración inicial larga y un coste total que puede escalar bastante cuando se necesitan varios módulos a la vez.
¿Quieres ver cómo funciona CheckInGO para tu número de empleados concreto? Te lo mostramos en una demo de 20 minutos.
Pedir demo gratuita →La tabla siguiente compara los criterios que más pesan para una pyme: no las funcionalidades en las que todas las herramientas son similares, sino las que realmente marcan diferencias en precio, en complejidad y en cobertura de casos específicos.
| Criterio | CheckInGO | Factorial | Sesame HR | Woffu |
|---|---|---|---|---|
| Fichaje desde navegador (sin app) | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Exportación PDF para inspección | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Trazabilidad de ediciones manuales | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Geolocalización solo al fichar (no continua) | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Acceso temporal para inspector ITSS | Sí, nativo | No nativo | No nativo | No nativo |
| Fichaje offline con timestamp real | Sí | No | No | No |
| Precio plano sin mínimo mensual | Sí (19 €/mes) | No | No (mín. 82,50 €) | Varía |
| Sin permanencia mínima | Sí | Anual recomendado | Anual recomendado | Anual recomendado |
| Solo control horario (sin módulos forzados) | Sí | No (suite RRHH) | No (suite RRHH) | Sí |
| Gestión de nóminas integrada | No | Sí | Sí (con asesoría) | No |
| Portal del empleado con autogestión | Básico | Sí, completo | Sí, completo | Sí |
| Gestión de evaluaciones y desempeño | No | Sí | Sí | No |
Una aclaración sobre la tabla: el fichaje desde navegador y la exportación PDF son estándar en prácticamente todo el mercado. Los hemos incluido para que la comparativa sea completa, pero no son diferenciales reales. Las tres últimas filas son igual de importantes que las primeras; si tu empresa necesita nóminas integradas o un portal de empleado con autogestión avanzada, Factorial o Sesame HR tienen más recorrido en esos aspectos. Lo que sí marca diferencia cuando el foco es el control horario en sí es el precio para empresas pequeñas, la capacidad de trabajar sin cobertura y tener resuelto de antemano cómo se gestiona una inspección.
Coste real para 10, 25 y 50 empleados
El precio que aparece en la página de cada herramienta rara vez es el que acaba pagando una empresa. Hay mínimos mensuales, módulos que necesitas por separado para tener funcionalidades básicas, y en algunos casos costes de implantación que no aparecen hasta que estás en la demo. La tabla siguiente muestra el coste mensual aproximado para tres tamaños de empresa, calculado sobre los planes estándar disponibles públicamente en mayo de 2026:
| Herramienta | 10 empleados / mes | 25 empleados / mes | 50 empleados / mes | Mínimo mensual |
|---|---|---|---|---|
| CheckInGO | 19 € | 49 € | 99 € | No |
| Factorial (control horario) | 55 € | 137 € | 275 € | Sí |
| Sesame HR | 82,50 € | 112,50 € | 225 € | 82,50 € |
| Woffu | 15 € | 37,50 € | 75 € | Varía |
| JornAda | 20 € | 50 € | 70 € | No |
| Bizneo HR | 60 € + mínimo | 150 € | 300 € | 55 € |
Los precios de Factorial y Sesame HR corresponden al módulo de control horario dentro de sus planes. Si se añaden módulos de nóminas, documentos o evaluaciones, el coste sube. Para una empresa que solo necesita fichar y cumplir la ley, contratar esos módulos no tiene justificación económica.
Un cálculo que pocas comparativas hacen: para una empresa de diez empleados, la diferencia entre CheckInGO y las alternativas orientadas a empresa mediana puede superar los 60 euros al mes. En cinco años, que es el tiempo que muchas empresas mantienen la misma herramienta, eso son más de 3.500 euros de diferencia, sin contar implantación ni formación. No es un argumento de venta: es aritmética.
Qué solución encaja con cada sector
No existe una herramienta universalmente mejor. Lo que sí existen son herramientas que encajan mejor o peor con las necesidades concretas de cada tipo de empresa. Estos son los casos que nos encontramos más a menudo:
Hostelería y restauración
Turnos rotativos, horarios partidos, personal de fin de semana, empleados que empiezan antes de que abra cualquier oficina. El fichaje tiene que funcionar desde cualquier dispositivo en cualquier momento, sin depender de que alguien haya encendido un ordenador. El fichaje desde el navegador del móvil es la opción más práctica: el camarero entra, introduce su código, y en tres segundos está fichado. Si además tienes que planificar los turnos cada semana, el generador de cuadrantes gratuito de CheckInGO puede ahorrarte bastante tiempo.
Construcción y obras
El problema aquí es la cobertura. Una obra en un polígono industrial, un sótano o una nave en las afueras puede tener señal intermitente o ninguna. El sistema tiene que poder registrar el fichaje sin conexión y sincronizarlo en cuanto la haya, con el timestamp del momento real del fichaje y no del momento en que se sincroniza. Sin esto, el control horario en construcción o se hace con hardware físico o simplemente no funciona.
Gimnasios y centros deportivos
Monitores con jornada partida, entrenadores con horarios variables, recepcionistas a tiempo parcial — el fichaje en gimnasios tiene sus propias particularidades. Varios perfiles de trabajador con horarios distintos cada día, y la necesidad de dejar constancia exacta de cada tramo trabajado para evitar conflictos con las horas extras de los monitores.
Oficina y teletrabajo
El escenario más sencillo técnicamente, pero con una trampa legal que muchas empresas siguen ignorando: el trabajador en remoto también tiene que fichar. La Ley 10/2021 no prevé ninguna excepción. El fichaje desde el ordenador de casa es exactamente lo que la norma contempla; no hay ninguna razón para gestionarlo de forma diferente al fichaje en oficina.
Comerciales y equipos en ruta
Trabajadores que pasan el día fuera, visitando clientes o haciendo reparto. El fichaje móvil con geolocalización opcional es la combinación que mejor funciona: registra la hora con precisión y, si se activa, vincula el fichaje a la ubicación real, lo que es útil tanto para la empresa como para acreditar ante la Inspección que el empleado estaba donde decía estar.
Autónomos con empleados
Un autónomo con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que cualquier empresa. La ley no establece excepciones por tamaño. Para este perfil, lo que tiene sentido es una herramienta con precio predecible y sin mínimos; no una suite de recursos humanos pensada para un departamento de RRHH con diez personas.
Por qué muchas pymes terminan eligiendo CheckInGO
Cuando hablamos con empresas pequeñas sobre control horario, nos encontramos con dos perfiles muy distintos. El primero es el que esperamos: alguien que ha recibido una inspección, o que le ha llegado la noticia de que un conocido ha sido sancionado, y quiere resolver el problema cuanto antes. El segundo nos sorprendió al principio, aunque ya no.
Hay empresas que nos llaman y nos dicen directamente que les da igual si sus empleados cumplen el horario al minuto, que confían en su equipo y no necesitan vigilarlos. Lo que quieren es tener los papeles en orden si algún día llega una inspección. No lo dicen con culpa ni como si fuera un secreto. Es una posición perfectamente razonable: el registro horario es una obligación legal, no necesariamente una herramienta de gestión. Hay empresas para las que es solo eso, un seguro frente a la Inspección, y tenerlo en cuenta nos ha llevado a mantener el producto enfocado y sin capas innecesarias.
El punto de partida al diseñar el producto fue que fichar no puede ser un problema. Muchas herramientas permiten fichar desde el navegador, pero lo tienen como una opción más dentro de un portal que requiere login, contraseña y cierta familiaridad con la plataforma. En CheckInGO el flujo está pensado para que cualquier empleado pueda fichar sin haber visto el sistema antes, sin necesitar formación previa, sin depender de que alguien le explique nada.
Llevábamos años con un cuaderno de fichajes en papel. Sabíamos que era un riesgo, pero cuando miramos el precio de las alternativas del mercado nos parecía demasiado para nuestro tamaño. Con CheckInGO empezamos a fichar el mismo día, sin comprar nada y sin que hubiera que explicarle nada a los operarios.
Andrés, Andaluza Técnica de Pintores · 18 empleadosLo que incluye CheckInGO en el precio base son las cosas que la ley exige y las que una empresa necesita en la práctica: fichaje ilimitado, panel de administración en tiempo real, geolocalización opcional, resumen diario por email, exportación en PDF, gestión de vacaciones y bajas, sistema de incidencias y acceso para inspectores. Sin módulos de pago aparte. Y cuando la operativa de una empresa requiere algo más, ya sean integraciones, adaptaciones o flujos específicos, eso también es parte de lo que hacemos, aunque no aparezca en un catálogo.
Lo que tiene específicamente para el cumplimiento legal, y que pocas herramientas de su rango de precio incluyen, es el acceso temporal para inspectores. Cuando llega una inspección, el administrador genera en segundos un código que el inspector puede usar de forma autónoma para consultar los registros, sin que la empresa tenga que entregar sus credenciales ni preparar nada manualmente.
Planifica los turnos de tu equipo, asigna horarios por empleado y exporta en PDF. Sin registro, sin instalación. Ideal para hostelería, gimnasios y cualquier empresa con turnos rotativos.
Tu empresa puede cumplir la ley desde hoy
Sin hardware, sin instalaciones, sin tiempo de implantación. Setup en menos de 2 minutos para toda la empresa.
Solicitar información →Preguntas frecuentes sobre software de control horario para pymes
1. ¿Es obligatorio usar un software de control horario o vale con un Excel?
En 2026, la ley no prohíbe explícitamente el Excel, pero la Inspección de Trabajo ya está sancionando sistemas que no garantizan la inmutabilidad de los registros. Un Excel editable sin control de cambios no cumple ese requisito. Los tribunales laborales han avalado sanciones en estos casos. El riesgo existe y va en aumento a medida que la ITSS prioriza este tipo de inspecciones.
2. ¿Cuánto cuesta de verdad implementar un sistema de fichaje digital?
Depende mucho de la herramienta y del número de empleados. Las opciones orientadas a empresa mediana pueden superar fácilmente los 80 euros al mes para diez trabajadores, una vez sumados mínimos y módulos. CheckInGO tiene un precio plano de 19 euros al mes hasta diez empleados, sin costes de implantación ni hardware. Para empresas pequeñas, la diferencia de coste anual entre unas opciones y otras puede superar los 700 euros.
3. ¿Pueden mis empleados negarse a usar el sistema de fichaje?
El control horario es una obligación legal de la empresa, no una opción que el trabajador pueda rechazar. El empleado está obligado a fichar en el sistema que la empresa ponga a su disposición, siempre que ese sistema no vulnere sus derechos. Lo que la empresa no puede exigir es que el trabajador instale una aplicación en su móvil personal. El fichaje desde el navegador, sin instalar nada, evita este problema de raíz. Más detalles en el artículo sobre fichaje desde el móvil: legal, válido y sin instalar nada.
4. ¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?
El administrador puede corregir o añadir un fichaje manualmente, pero el sistema tiene que registrar ese cambio: quién lo hizo, cuándo y qué dato original se modificó. Sin esa trazabilidad, la corrección puede interpretarse como una manipulación del registro, que es exactamente lo que la ley quiere evitar. En CheckInGO, cualquier edición manual queda registrada con ese nivel de detalle. Lee más en nuestra guía sobre qué pasa si un empleado no ficha.
5. ¿Los autónomos con empleados tienen que llevar control horario?
Sí, sin excepciones. El RDL 8/2019 no distingue por forma jurídica ni por tamaño. Un autónomo con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que una empresa con cien. Las sanciones por incumplimiento tampoco se modulan por el tamaño del negocio.
6. ¿Qué ocurre cuando llega una inspección de trabajo?
La empresa tiene que proporcionar los registros de jornada de todos los trabajadores de forma inmediata. Con un sistema digital bien configurado, eso se hace en segundos. Sin un sistema digital, buscar y ordenar los registros del último año en papel o entre varios archivos Excel puede llevar horas que la Inspección no va a esperar. Usa nuestra calculadora de multas para ver el riesgo económico concreto de no tener el registro en regla.
7. ¿Es necesario un hardware específico o puede ficharse desde cualquier dispositivo?
No hace falta ningún hardware específico. La ley no exige ningún dispositivo concreto. Cualquier móvil, tablet u ordenador con navegador puede funcionar como terminal de fichaje. Esto elimina el coste de hardware, que en soluciones con relojes o lectores de tarjeta puede superar varios cientos de euros por punto de fichaje, más el mantenimiento.