Qué exige la ley y qué no exige
Hay bastante confusión sobre esto, en parte porque los proveedores de hardware llevan años vendiendo relojes de fichar como si fueran obligatorios. No lo son. Nunca lo han sido.
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció que todas las empresas, sin excepción, tienen que llevar un registro diario de jornada: hora de entrada, hora de salida, cada trabajador, cada día. Los registros hay que conservarlos durante cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección cuando los pida.
Lo que la ley no menciona en ningún momento es el dispositivo. Ningún reloj concreto, ninguna app, ningún hardware. Lo que sí concreta el criterio técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo es que el sistema sea objetivo y garantice la fiabilidad, la veracidad y la no alteración a posteriori de los datos.
Lo que cualquier sistema de control horario tiene que cumplir:
- Registrar hora de entrada y salida de cada trabajador, cada día.
- Que los datos sean fiables y no se alteren a posteriori.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos disponibles para la Inspección de Trabajo cuando los solicite.
- Que cada registro sea de un trabajador concreto. No basta con "turno de mañana".
Dicho de otra forma: puedes cumplir la ley con un móvil de 80 euros y una herramienta de 19 euros al mes, o puedes incumplirla con un reloj de fichar de cientos de euros si los registros que saca no son fiables. El dispositivo es lo de menos. Lo que importa es lo que hace con los datos.
El error del Excel
La mayoría de pymes con las que hablamos llevan el control horario en Excel. Algunas lo rellenan bien, con disciplina, día a día. Otras lo completan de golpe a final de mes, reconstruyendo de memoria los horarios de toda la plantilla. En los dos casos hay un problema en común: el archivo es editable sin dejar rastro. Y eso, ante la Inspección, hace muy difícil demostrar que el registro es fiable. Lo hemos analizado en detalle en si el Excel vale como registro horario en 2026.
No es una interpretación nuestra. El criterio técnico 101/2019 de la Inspección pide fiabilidad y que los datos no se alteren a posteriori, y la Audiencia Nacional ya rechazó en la SAN 22/2022 un registro con tiempos estimados que no reflejaba la jornada real. Para entender qué hace que un sistema aguante una inspección, tenemos una guía sobre cómo blindar el registro horario contra manipulaciones.
Un Excel editable sin control de cambios difícilmente cumple lo que pide el criterio técnico 101/2019: que los datos no se alteren a posteriori. Aunque hayas apuntado todas las jornadas con fidelidad y sin tocar nada, si el archivo se ha podido cambiar sin dejar rastro, te va a costar demostrarlo.
El papel tiene el mismo problema, más el de encontrar lo que buscas cuando lo necesitas: localizar los registros de enero de hace dos años en un archivador mientras el inspector espera no es una situación agradable. En 2024 la Inspección realizó 9.097 actuaciones en materia de registro de jornada y levantó 1.869 actas de infracción, por un importe total de 2,99 millones de euros y con 21.649 trabajadores afectados. La media rondó los 1.600 euros por acta, y cuando aparecen horas extraordinarias sin registrar se pueden sumar el salario y las cotizaciones de esas horas. El desglose completo está en multas por no tener control horario en 2026.
¿Quieres saber cuánto podría costarte una inspección con tu situación actual? Marca tus incumplimientos, elige el grado y si hay reincidencia, y te da el rango de la multa con los importes de la LISOS.
Qué mirar antes de contratar
La mayoría de comparativas de este tipo mezclan criterios que importan con criterios que parecen importar. "Tiene app móvil" aparece en todas las listas como si fuera un diferencial, cuando en 2026 es simplemente lo mínimo esperado. Estos son los que realmente marcan diferencia para una empresa pequeña en España:
Cumplimiento legal real, no solo declarado
Lo más fiable es que la hora del fichaje la ponga el servidor, no el dispositivo del empleado. Si el empleado puede cambiar la hora de su móvil y eso afecta al registro, el sistema no es fiable. Pregúntalo antes de contratar y pide que te lo enseñen.
Acceso para la Inspección sin improvisar
Cuando llega una inspección, los registros tienen que estar disponibles de forma inmediata. El inspector no espera mientras buscas el archivo correcto o generas un informe a mano. Pregunta exactamente qué pasos hay que dar en ese momento.
Coste real, no el del plan básico de la web
Muchas herramientas tienen un precio por usuario que parece razonable pero escalan mal para empresas pequeñas: mínimos de contratación, módulos que van aparte, costes de implantación que no aparecen hasta la demo. Calcula lo que pagarías el primer año completo.
Que fichar no sea una tarea
Si el proceso de fichaje tiene más de dos pasos, habrá empleados que busquen la forma de saltárselo. No es mala voluntad, es que fichar no es su trabajo. La herramienta más completa no sirve de nada si media plantilla no la usa.
Que funcione en tu sector
No es lo mismo el fichaje de una oficina que el de una obra o el de un restaurante con turnos que cambian cada semana. Algunos sistemas dan por sentado que todo el mundo tiene cobertura estable y trabaja en un solo centro. Si no es tu caso, eso se convierte en un problema real.
Soporte que entiende la normativa española
Cuando hay una inspección o surge un problema el día que menos te lo esperas, necesitas hablar con alguien que conozca el RDL 8/2019 y el CT 101/2019. Parece un detalle, pero cuando lo necesitas de verdad, no lo es.
Herramienta por herramienta
Antes de entrar: hemos revisado la página de precios oficial de cada una el 13 de octubre de 2026 y solo recogemos lo que publican ellas. Donde no hay tarifa pública, lo decimos. No estimamos precios de terceros ni describimos funcionalidades de la competencia que no podamos comprobar, porque una comparativa con datos inventados no le sirve a nadie y a nosotros nos deja en evidencia.
CheckInGO
Lo nuestro. El modelo de precios es predecible: 19 euros al mes hasta diez empleados y 2 euros por cada empleado adicional, más IVA. Sin mínimo de contratación, sin módulos separados y sin permanencia.
El fichaje funciona desde cualquier navegador, sea móvil, tablet u ordenador, sin instalar nada. La hora del fichaje la pone el servidor y no el dispositivo, así que el empleado no puede alterarla cambiando la hora de su móvil. Tiene modo sin conexión para sectores sin cobertura estable (esos fichajes quedan marcados como hechos sin conexión) y un código de acceso temporal para inspectores, válido 48 horas, que se genera en segundos sin entregar las credenciales de la empresa. Si quieres el detalle de cómo funciona el fichaje desde el móvil sin app y qué dice la ley, lo explicamos aparte.
Lo que no incluye son módulos de nóminas, reclutamiento o gestión documental, porque para la mayoría de empresas que nos eligen eso ya lo lleva su asesoría. Si necesitas una suite de recursos humanos completa, este no es tu producto y preferimos decírtelo aquí antes de que lo pruebes.
Sesame HR
Software español con sede en Valencia y buena experiencia de usuario. Su plan de entrada, Essential, cuesta desde 4,75 euros por empleado y mes, e incluye control horario, vacaciones y ausencias y turnos. Por encima están Connect (5,50 €), Growth (6,25 €) y Scale (8,00 €), que van sumando reclutamiento, desempeño y comunicación interna.
El dato que conviene mirar si eres pequeño no es el precio por empleado sino el mínimo de contratación de 15 empleados que figura en su propia página. Eso deja el importe más bajo de su tarifa pública en 71,25 euros al mes aunque tu plantilla sea de cinco personas. Tienen 14 días de prueba gratis. La comparación completa está en CheckInGO vs Sesame HR.
Factorial
Plataforma de recursos humanos de origen barcelonés con presencia en toda Europa y un catálogo muy amplio: nóminas, reclutamiento, evaluaciones, gastos, gestión documental y control horario.
Factorial no publica una tarifa cerrada por planes. Su página de precios plantea un plan a medida según plantilla y módulos, y la única cifra pública es un punto de partida desde 8 dólares por usuario y mes en su web internacional. Para saber lo que pagarías tú hay que pedir presupuesto. No es una crítica en sí misma, es un modelo comercial legítimo, pero cambia el proceso de compra: no vas a poder comparar en dos minutos desde la web. Lo desarrollamos en CheckInGO vs Factorial.
Woffu
Empresa española especializada en gestión de ausencias y turnos. Publica un plan Lite desde 1,50 euros por usuario y mes, orientado a autónomos y microempresas de hasta diez empleados. Los planes Pro y Enterprise, que son los que cubren automatizaciones y necesidades más complejas, figuran como precio a medida y solo con facturación anual.
Es decir: por debajo de diez empleados su precio de entrada es muy competitivo, y a partir de ahí hay que pedir presupuesto como en el resto.
Otras opciones del mercado
Bizneo HR y JornAda aparecen a menudo en este tipo de listas. No los incluimos en la tabla de precios porque, a fecha de este artículo, no hemos podido verificar una tarifa pública en su propia web que podamos citar con enlace. Circulan cifras en comparativas de terceros, pero copiar un precio de otra comparativa es exactamente la forma en que se propagan los datos falsos. Si son candidatos para ti, pídeles presupuesto directamente.
¿Quieres ver cómo funciona CheckInGO con tu número de empleados? Pruébalo 7 días gratis con tu propio equipo.
Empezar prueba gratis →Qué cuesta cada una según tu plantilla
El precio que aparece en la web rara vez es el que acaba pagando una empresa, sobre todo si es pequeña: los mínimos de contratación distorsionan mucho el cálculo por debajo de quince empleados. La tabla recoge únicamente tarifas publicadas por cada proveedor, con la fuente al pie.
| Herramienta | Tarifa pública de entrada | Mínimo de contratación | Coste con 10 empleados | Coste con 30 empleados |
|---|---|---|---|---|
| CheckInGO | 19 €/mes hasta 10 + 2 €/empleado adicional | Sin mínimo | 19 € | 59 € |
| Sesame HR (Essential) | Desde 4,75 €/empleado/mes | 15 empleados | 71,25 € (suelo del mínimo) | 142,50 € |
| Woffu (Lite) | Desde 1,50 €/usuario/mes | Plan limitado a 10 empleados | Desde 15 € | Precio a medida |
| Factorial | Sin tarifa cerrada publicada | No publicado | Presupuesto a medida | Presupuesto a medida |
Importes sin IVA. Las columnas de 10 y 30 empleados se calculan aplicando la tarifa pública de entrada de cada proveedor y su mínimo de contratación, no son ofertas cerradas. Los planes superiores de cada herramienta cuestan más.
Dónde está de verdad la diferencia: no en el precio por empleado, sino en el mínimo de contratación. Con una plantilla de cinco personas, una tarifa de 4,75 euros por empleado debería costar 23,75 euros al mes; con un mínimo de quince empleados, pagas 71,25. Ese detalle, que suele estar en las preguntas frecuentes y no en la tabla de precios, es el que más veces sorprende a una empresa pequeña.
Fuentes de precios, consultadas el 13 de octubre de 2026: página de precios de Sesame HR, página de precios de Factorial y página de precios de Woffu. Tarifas de CheckInGO en nuestra página de precios. Los precios de terceros pueden cambiar sin previo aviso: verifícalos en la fuente antes de decidir.
Qué encaja con cada sector
No existe una herramienta universalmente mejor. Lo que sí existen son herramientas que encajan mejor o peor con las necesidades concretas de cada tipo de empresa. Estos son los casos que nos encontramos más a menudo:
Hostelería y restauración
Turnos rotativos, horarios partidos, personal de fin de semana, empleados que empiezan antes de que abra cualquier oficina. El fichaje tiene que funcionar desde cualquier dispositivo en cualquier momento, sin depender de que alguien haya encendido un ordenador. El fichaje desde el navegador del móvil es la opción más práctica: el camarero entra, introduce su código y en tres segundos está fichado. Si además planificas turnos cada semana, el generador de cuadrantes gratuito te ahorra bastante tiempo.
Construcción y obras
El problema aquí es la cobertura. Una obra en un polígono, un sótano o una nave en las afueras puede tener señal intermitente o ninguna. El sistema tiene que registrar el fichaje sin conexión y sincronizarlo después con el timestamp del momento real del fichaje, no del momento en que se sincroniza. Sin eso, el control horario en construcción o se hace con hardware físico o simplemente no funciona.
Comercio y tiendas
Contratos parciales, refuerzos de temporada y tiempo de apertura y cierre que casi nunca se registra. Es uno de los sectores donde más fácil resulta acumular horas no declaradas sin darse cuenta. Las particularidades están en control horario en comercios y tiendas.
Gimnasios y centros deportivos
Monitores con jornada partida, entrenadores con horarios variables y recepcionistas a tiempo parcial. El fichaje en gimnasios exige dejar constancia exacta de cada tramo trabajado para evitar conflictos con las horas extra de los monitores.
Oficina y teletrabajo
El escenario más sencillo técnicamente, pero con una trampa legal que muchas empresas siguen ignorando: el trabajador en remoto también tiene que fichar. La Ley 10/2021 no prevé ninguna excepción. El fichaje desde el ordenador de casa es exactamente lo que la norma contempla.
Comerciales y equipos en ruta
Trabajadores que pasan el día fuera, visitando clientes o haciendo reparto. El fichaje móvil con geolocalización puntual es la combinación que mejor funciona: registra la hora con precisión y, si se activa, vincula el fichaje a la ubicación real. Ojo con el matiz legal: lo prudente es registrar la ubicación solo en el momento del fichaje, no de forma continua, e informar antes a la plantilla (artículo 90 de la LOPDGDD).
Autónomos con empleados
Un autónomo con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que cualquier empresa. La ley no establece excepciones por tamaño. Para este perfil lo que tiene sentido es una herramienta con precio predecible y sin mínimos, no una suite de recursos humanos pensada para un departamento de diez personas.
Por qué elegir CheckInGO si eres una pyme
Cuando hablamos con empresas pequeñas sobre control horario nos encontramos con dos perfiles muy distintos. El primero es el que esperábamos: alguien que ha recibido una inspección, o que sabe de un conocido sancionado, y quiere resolverlo cuanto antes. El segundo nos sorprendió al principio, aunque ya no.
Hay empresas que nos llaman y nos dicen directamente que les da igual si sus empleados cumplen el horario al minuto, que confían en su equipo y no necesitan vigilarlo. Lo que quieren es tener los papeles en orden si algún día llega una inspección. No lo dicen con culpa ni como si fuera un secreto, y es una posición perfectamente razonable: el registro horario es una obligación legal, no necesariamente una herramienta de gestión. Tener eso claro es lo que nos ha llevado a mantener el producto enfocado y sin capas innecesarias.
El punto de partida al diseñarlo fue que fichar no puede ser un problema. Muchas herramientas permiten fichar desde el navegador, pero lo tienen como una opción más dentro de un portal que requiere login, contraseña y cierta familiaridad con la plataforma. En CheckInGO el flujo está pensado para que cualquier empleado pueda fichar sin haber visto el sistema antes y sin que nadie le explique nada.
Llevábamos años con un cuaderno de fichajes en papel. Sabíamos que era un riesgo, pero cuando miramos el precio de las alternativas del mercado nos parecía demasiado para nuestro tamaño. Con CheckInGO empezamos a fichar el mismo día, sin comprar nada y sin que hubiera que explicarle nada a los operarios.
Andrés, Andaluza Técnica de Pintores · 18 empleadosLo que entra en el precio base son las cosas que la ley exige y las que una empresa necesita en la práctica: fichaje ilimitado, panel de administración en tiempo real, geolocalización opcional, resumen diario por email, exportación en PDF, gestión de vacaciones y bajas, sistema de incidencias y acceso para inspectores. Sin módulos de pago aparte.
Y lo que tiene específicamente para el momento de la inspección es el acceso temporal para inspectores: el administrador genera en segundos un código que el inspector usa de forma autónoma para consultar los registros, sin entregar credenciales ni preparar nada a mano. Cómo se desarrolla una inspección paso a paso lo contamos en qué pide exactamente el inspector y en qué plazo.
Planifica los turnos de tu equipo, asigna horarios por empleado y exporta en PDF. Sin registro, sin instalación. Ideal para hostelería, gimnasios y cualquier empresa con turnos rotativos.
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¿Es obligatorio usar un software de control horario o vale con un Excel?
La ley no prohíbe el Excel, pero la Inspección, en su criterio técnico 101/2019, pide un sistema que garantice la fiabilidad y que los datos no se alteren a posteriori, y un Excel editable sin control de cambios difícilmente lo cumple. El riesgo existe hoy, con la normativa vigente, sin esperar a ningún decreto nuevo.
¿Cuánto cuesta de verdad un sistema de fichaje para diez empleados?
Depende sobre todo de los mínimos de contratación. Con CheckInGO son 19 euros al mes + IVA, sin mínimo. Con la tarifa pública de Sesame HR, el mínimo de quince empleados sitúa el importe en 71,25 euros al mes aunque tengas diez. Factorial no publica tarifa cerrada, así que hay que pedir presupuesto. Woffu publica un plan Lite desde 1,50 euros por usuario para plantillas de hasta diez.
¿Pueden mis empleados negarse a usar el sistema de fichaje?
El control horario es una obligación legal de la empresa, no una opción que el trabajador pueda rechazar. El empleado está obligado a fichar en el sistema que la empresa ponga a su disposición, siempre que ese sistema no vulnere sus derechos. Lo que no conviene es imponer el uso del móvil personal: lo prudente es ofrecer una alternativa, como una tablet compartida o un ordenador. El fichaje desde el navegador evita instalar nada, pero sigue siendo el móvil del trabajador. Más detalles en fichaje desde el móvil.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?
El administrador puede corregir o añadir un fichaje manualmente, pero el sistema debería guardar ese cambio: qué dato había, cuál se puso, cuándo y por qué. Sin esa trazabilidad, la corrección puede interpretarse como una manipulación del registro, que es justo lo que la ley quiere evitar. Lo desarrollamos en qué pasa si un empleado no ficha.
¿Los autónomos con empleados tienen que llevar control horario?
Sí, sin excepciones. El RDL 8/2019 no distingue por forma jurídica ni por tamaño. Un autónomo con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que una empresa con cien, y las sanciones por incumplimiento tienen la misma horquilla, aunque la cifra de negocios es uno de los criterios para fijar el grado (artículo 39.2 de la LISOS).
¿Es necesario un hardware específico o puede ficharse desde cualquier dispositivo?
No hace falta ningún hardware específico. La ley no exige ningún dispositivo concreto: cualquier móvil, tablet u ordenador con navegador puede funcionar como terminal de fichaje. Eso elimina el coste de hardware, que en soluciones con relojes o lectores de tarjeta puede suponer varios cientos de euros por punto de fichaje, más el mantenimiento.