Actualización · 6 de octubre de 2026: el BOE de hoy publica la convocatoria de elecciones generales para el 29 de noviembre (Real Decreto 806/2026). El registro horario es un real decreto, no una ley, así que no necesita al Congreso: el Gobierno puede aprobarlo hasta el día de las elecciones. Después quedará en funciones y, según la Ley del Gobierno (artículo 21), tendrá que limitarse al despacho ordinario de los asuntos públicos, salvo urgencia o interés general. El Consejo de Ministros de hoy no lo ha aprobado.
Actualización · 2 de octubre de 2026: el Real Decreto sigue sin aprobarse. Trabajo y Economía acordaron en julio llevarlo al Consejo de Ministros en septiembre, y septiembre terminó sin hacerlo. El secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, dijo el 2 de octubre que confía en que a lo largo de octubre se despeje definitivamente el camino al Consejo de Ministros (Forbes España). Hasta que se publique en el BOE no hay fecha de entrada en vigor ni plazo de adaptación. Lo que sí está en vigor desde 2019 es la obligación de registrar la jornada, y la Inspección la revisa.
Desde que salió la noticia del Consejo de Estado me llegan mensajes. Todos variaciones de lo mismo: "Alejandro, entonces ya no hace falta hacer nada, ¿no?"
Entiendo de dónde viene. Llevamos meses oyendo que el decreto llegaba, que había que prepararse, y de repente aparece un organismo diciéndole al Gobierno que el texto está mal hecho. Normal que suene a que la cosa se ha caído.
No se ha caído. Y aunque se hubiera caído del todo, el problema de fondo no desaparece: la obligación de llevar registro horario lleva vigente desde mayo de 2019 y la Inspección de Trabajo no ha dejado de multar un solo día. En 2024 fueron 9.097 actuaciones en materia de registro de jornada, 1.869 actas de infracción y 2,99 millones de euros en sanciones.
Pero vamos por partes, porque hay matices importantes que muchos artículos sobre este tema están pasando por alto.
Antes de seguir: el Real Decreto nuevo todavía no está aprobado ni tiene fecha de entrada en vigor. La obligación de registro horario del RDL 8/2019 sí está en vigor, desde 2019. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas.
Qué pasó el 23 de marzo con el decreto
En septiembre de 2025 el Gobierno arrancó la tramitación urgente de un nuevo decreto. El objetivo era concreto: obligar a todas las empresas a usar sistemas digitales certificados para el registro de jornada, con requisitos técnicos definidos y plazos de adaptación escalonados según tamaño de empresa.
Los decretos no pasan por el Congreso. Se aprueban en Consejo de Ministros, lo que acorta los tiempos. Pero tienen sus propios trámites obligatorios, y uno de ellos es que el Consejo de Estado lo revise antes de la firma definitiva. No para aprobarlo ni vetarlo, sino para dar su opinión técnica.
El 23 de marzo esa opinión fue desfavorable. Las críticas no iban contra digitalizar el fichaje, sino contra cómo estaba escrito el texto: evaluación de impacto económico insuficiente para pymes (el dictamen cuantificó el coste en 867 millones de euros para el tejido empresarial), falta de adaptación sectorial, problemas de redacción y plazos demasiado cortos. Y un argumento de fondo: una obligación de este calado debería tramitarse como ley en el Parlamento.
El dictamen no es vinculante. El Gobierno puede ignorarlo y firmar igual. No lo va a hacer porque es un problema político que conviene resolver antes de seguir. El Ministerio de Trabajo ya confirmó que sigue adelante. Es un retraso, no un abandono.
Lo que ya te pueden multar hoy: el RDL 8/2019
Desde el 12 de mayo de 2019, el RDL 8/2019 obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a llevar un registro diario de jornada: hora de entrada, hora de salida, conservar los datos cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección cuando los pida.
Lo que el RDL 8/2019 no especifica es el formato. Papel, Excel, app, lo que sea, siempre que el sistema sea fiable, objetivo e inalterable. El Criterio Técnico CT 101/2019 de la propia ITSS lo aclara: no puede modificarse un dato sin que quede constancia de quién lo cambió, cuándo y qué había antes.
Si tienes empleados en teletrabajo, aplica igual. La Ley 10/2021 no prevé ninguna excepción para el trabajo a distancia.
Sí, el papel es legal (por ahora): pero hay un pero importante
Aquí está el matiz que más se distorsiona. El papel no está prohibido hoy. La ley vigente admite cualquier soporte, incluido el físico, siempre que cumpla los requisitos de fiabilidad e inalterabilidad.
El problema práctico es que un registro en papel casi nunca los cumple. Si el cuaderno se puede reescribir sin dejar rastro, si no hay forma de probar que un dato no fue añadido a posteriori, la Inspección puede cuestionarlo. La Audiencia Nacional ya lo hizo en la SAN 22/2022, rechazando registros en papel por basarse en "tiempos estimados". Y el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección exige que el sistema sea fiable, objetivo y accesible, tres cosas que un archivo que cualquiera puede editar sin dejar rastro no garantiza.
Lo que cambiará con el nuevo decreto, según ha adelantado el Ministerio de Trabajo, es que el registro tendrá que ser digital y el papel dejará de valer. Pero ya hoy, si llegas a una inspección con un cuaderno editable o un Excel sin trazabilidad, tienes un problema. Por qué el Excel ya no es suficiente y qué dice exactamente la jurisprudencia: está analizado en detalle.
Las multas reales de 2024
Esto no son proyecciones. Son los datos de la memoria anual de la Inspección de Trabajo de 2024, en la materia concreta de registro de jornada:
- 9.097 actuaciones sobre registro de jornada.
- 1.869 actas de infracción levantadas.
- Importe total: 2,99 millones de euros.
- Cuantía media por acta: alrededor de 1.600€.
- Trabajadores afectados: 21.649.
Cuidado con una confusión muy extendida, porque circulan cifras infladas incluso en prensa especializada. Los titulares que hablan de "más de 20 millones de euros" están sumando dos materias distintas: el registro de jornada (2,99 millones) y el bloque de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, que en 2024 supuso 38.686 actuaciones, 13.681 infracciones, 17,2 millones de euros y 147.861 trabajadores afectados. Ese segundo bloque es el que creció cerca de un 9% respecto a 2023; el de registro de jornada se mantuvo estable (3,06 millones en 2023 frente a 2,99 en 2024).
La conexión entre los dos es directa y es la razón por la que esto te afecta aunque no te multen por el registro en sí: sin un registro fiable no puedes acreditar la jornada real de tu plantilla, y ahí es donde aparecen las horas extra no declaradas, que es la parte cara.
El desglose completo de sanciones según la LISOS y cómo se calculan está aquí. Fuentes: memoria anual de la ITSS 2024 y el desglose por materias publicado por El Derecho.
¿Cuánto te costaría una inspección hoy?
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| Tipo de infracción | Cuantía según la LISOS | ¿La cambia el nuevo decreto? |
|---|---|---|
| Leve | 70€ – 750€ | No |
| Grave | 751€ – 7.500€ | No |
| Muy grave | 7.501€ – 225.018€ | No |
Cuidado con otra cifra que circula mucho: que el decreto multará "por trabajador afectado", con hasta 10.000€ por empleado. Ese cálculo iba en el proyecto de ley de reducción de jornada que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025, y un real decreto no puede recuperarlo: las cuantías las fija una ley, la LISOS, y un reglamento no puede alterar sus límites (artículo 27.3 de la Ley 40/2015). El número de trabajadores afectados sí cuenta ya hoy, pero como criterio para graduar la multa dentro de su tramo.
Qué exigirá el decreto cuando se apruebe
El borrador no está publicado en el BOE, pero sus líneas técnicas llevan meses circulando y están bastante consolidadas tras la consulta pública de octubre de 2025. Estos son los cambios concretos respecto a la normativa actual:
Solo digital, sin excepciones. El registro mediante papel o Excel queda expresamente prohibido. Solo será válido un software o terminal electrónico que cumpla los requisitos técnicos del decreto.
Registro completo por jornada. Entrada, salida, pausas y, cuando las haya, horas extraordinarias con su forma de compensación (retribución económica o descanso). Cada fichaje tiene que corresponder inequívocamente a un trabajador concreto, realizado de forma personal y directa.
Inmutabilidad técnica. Los fichajes confirmados no se pueden sobrescribir. El borrador especifica sellado criptográfico (hash SHA-256) de cada registro y un log de auditoría inalterable de todas las operaciones: creaciones, modificaciones, accesos y eliminaciones. Esto ya lo exige el CT 101/2019 en la práctica, pero el decreto lo formalizará con requisitos técnicos concretos.
Sin biometría ordinaria. La huella dactilar y el reconocimiento facial quedan excluidos como método ordinario de fichaje por tratarse de datos sensibles y no cumplir el principio de proporcionalidad del RGPD. La AEPD lleva tiempo avisando de esto y ya ha sancionado a empresas con hasta 200.000€.
Conservación de cuatro años con garantías técnicas: almacenamiento en servidores bajo normativa europea de protección de datos, integridad garantizada y disponibilidad inmediata ante requerimientos de la ITSS.
Acceso de los trabajadores. Cada empleado podrá consultar sus propios registros en cualquier momento, obtener copia y solicitar correcciones sin que la empresa pueda bloquearlo.
El requisito que más va a cambiar: la inspección remota
Este es el punto que menos se menciona en los artículos sobre el decreto y que más va a afectar a las empresas en la práctica.
El borrador exige que los sistemas de fichaje puedan transmitir datos a la Inspección de Trabajo de forma remota, mediante un protocolo API REST estandarizado, sin que el inspector tenga que personarse en la empresa. Los datos mínimos a transmitir son inicio, fin, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo. El tiempo de respuesta máximo al requerimiento: 24 horas.
Traducido: cuando llegue el decreto, si un inspector requiere tus registros, tu sistema tiene que poder dárselos de forma remota sin que tengas que hacer nada manual. Sin exportar un Excel, sin enviar PDFs por correo, sin esperar a que alguien del equipo esté disponible.
Esto descarta de facto la mayoría de sistemas artesanales que las empresas tienen montados ahora mismo. CheckInGO ya permite hoy que el inspector consulte los registros a distancia; el formato técnico exacto que se exija lo marcará el texto que se publique en el BOE.
Cómo funciona el acceso inspector en CheckInGO: desde el panel se genera un código de acceso temporal, válido 48 horas, que da al inspector visibilidad completa sobre los registros sin que tengas que compartir tus credenciales ni exportar nada. Dos clics desde cualquier dispositivo, y no hace falta esperar al decreto para usarlo.
Cuándo llega y qué hacer mientras
Actualización de octubre de 2026: en julio, Trabajo y Economía cerraron el pacto para llevar el decreto al Consejo de Ministros en septiembre, y se descartó aprobarlo antes del 31 de julio, como reclamaban los sindicatos. Septiembre terminó sin aprobarlo. El 2 de octubre, el secretario de Estado de Trabajo explicó que han revisado el texto para superar las objeciones del Consejo de Estado, sobre todo en protección de datos y en el papel de la negociación colectiva, y que confían en despejar el camino al Consejo de Ministros a lo largo de octubre.
Dos matices de prudencia. Primero: este decreto ya ha incumplido varios plazos autoimpuestos, el último el de septiembre, así que octubre es una intención, no una fecha, y con las elecciones del 29 de noviembre ya convocadas el margen es menor. Segundo: la patronal ha anunciado que recurrirá la norma en cuanto entre en vigor, lo que puede generar ruido, aunque un recurso no suspende la aplicación salvo medida cautelar. El plazo de adaptación para empresas se concretará en el texto final; para pymes se ha planteado dar un margen mayor.
Tiempo hay. Pero dos cosas que conviene no perder de vista.
La primera: cuando se publique en el BOE, el plazo de adaptación puede ser corto: el borrador original hablaba de 20 días, aunque el debate sigue abierto entre 6 meses y un año para pymes. Las empresas que intenten montarlo en el último momento se van a encontrar con proveedores con lista de espera. Ya pasó con la factura electrónica.
La segunda: mientras tanto la ITSS sigue inspeccionando con la normativa actual. Las sanciones en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias crecieron cerca de un 9% en 2024 y las actuaciones sobre registro de jornada se mantienen en máximos. Un sistema de registro no fiable ya es motivo de acta hoy.
Cuando montamos CheckInGO la premisa era sencilla: la mayoría de empresas pequeñas no necesitan un software de RRHH completo. Necesitan cumplir la ley de registro horario sin que les cueste una fortuna ni les ocupe tiempo. El sistema cumple con el RDL 8/2019 desde el primer día, ya tiene lo que se sabe que pedirá el decreto (registro digital, con trazabilidad de cada cambio y accesible para la Inspección) y funciona desde cualquier móvil, tablet u ordenador sin instalar nada ni comprar hardware. Los requisitos técnicos definitivos los marcará el texto del BOE.
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