Actualización · 28 de julio de 2026: los ministerios de Trabajo y Economía han acordado llevar el Real Decreto al Consejo de Ministros en septiembre de 2026, una vez resueltas las objeciones del Consejo de Estado. Se descarta así la aprobación en julio que exigían los sindicatos. Según la ministra de Trabajo, el texto está "prácticamente listo"; se mantiene la vía del real decreto (no una ley) y la patronal ya ha anunciado que lo recurrirá. Traducción práctica: tienes agosto para adaptarte con calma antes de que la ola llegue en otoño.
Desde que salió la noticia del Consejo de Estado me llegan mensajes. Todos variaciones de lo mismo: "Alejandro, entonces ya no hace falta hacer nada, ¿no?"
Entiendo de dónde viene. Llevamos meses oyendo que el decreto llegaba, que había que prepararse, y de repente aparece un organismo diciéndole al Gobierno que el texto está mal hecho. Normal que suene a que la cosa se ha caído.
No se ha caído. Y aunque se hubiera caído del todo, el problema de fondo no desaparece: la obligación de llevar registro horario lleva vigente desde mayo de 2019 y la Inspección de Trabajo no ha dejado de multar un solo día. En 2024 fueron 9.097 actuaciones sobre control horario. Más de 20 millones de euros en sanciones.
Pero vamos por partes, porque hay matices importantes que muchos artículos sobre este tema están pasando por alto.
Antes de seguir: el Real Decreto nuevo ya tiene fecha acordada (septiembre de 2026), pero aún no está en vigor. La obligación de registro horario del RDL 8/2019 sí lo está, desde 2019. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas.
Qué pasó el 23 de marzo con el decreto
En septiembre de 2025 el Gobierno arrancó la tramitación urgente de un nuevo decreto. El objetivo era concreto: obligar a todas las empresas a usar sistemas digitales certificados para el registro de jornada, con requisitos técnicos definidos y plazos de adaptación escalonados según tamaño de empresa.
Los decretos no pasan por el Congreso. Se aprueban en Consejo de Ministros, lo que acorta los tiempos. Pero tienen sus propios trámites obligatorios, y uno de ellos es que el Consejo de Estado lo revise antes de la firma definitiva. No para aprobarlo ni vetarlo, sino para dar su opinión técnica.
El 23 de marzo esa opinión fue desfavorable. Las críticas no iban contra digitalizar el fichaje, sino contra cómo estaba escrito el texto: evaluación de impacto económico insuficiente para pymes (el dictamen cuantificó el coste en 867 millones de euros para el tejido empresarial), falta de adaptación sectorial, problemas de redacción y plazos demasiado cortos. Y un argumento de fondo: una obligación de este calado debería tramitarse como ley en el Parlamento.
El dictamen no es vinculante. El Gobierno puede ignorarlo y firmar igual. No lo va a hacer porque es un problema político que conviene resolver antes de seguir. El Ministerio de Trabajo ya confirmó que sigue adelante. Es un retraso, no un abandono.
Lo que ya te pueden multar hoy: el RDL 8/2019
Desde el 12 de mayo de 2019, el RDL 8/2019 obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a llevar un registro diario de jornada: hora de entrada, hora de salida, conservar los datos cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección cuando los pida.
Lo que el RDL 8/2019 no especifica es el formato. Papel, Excel, app, lo que sea, siempre que el sistema sea fiable, objetivo e inalterable. El Criterio Técnico CT 101/2019 de la propia ITSS lo aclara: no puede modificarse un dato sin que quede constancia de quién lo cambió, cuándo y qué había antes.
Si tienes empleados en teletrabajo, aplica igual. La Ley 10/2021 no prevé ninguna excepción para el trabajo a distancia.
Sí, el papel es legal (por ahora): pero hay un pero importante
Aquí está el matiz que más se distorsiona. El papel no está prohibido hoy. La ley vigente admite cualquier soporte, incluido el físico, siempre que cumpla los requisitos de fiabilidad e inalterabilidad.
El problema práctico es que un registro en papel casi nunca los cumple. Si el cuaderno se puede reescribir sin dejar rastro, si no hay forma de probar que un dato no fue añadido a posteriori, la Inspección puede cuestionarlo. Los tribunales han rechazado en varias ocasiones registros que no permitían acreditar la jornada real, por basarse en tiempos estimados o por no dejar traza de las modificaciones posteriores.
Lo que cambia con el nuevo decreto es que el papel quedará expresamente prohibido. Pero ya hoy, si llegas a una inspección con un cuaderno editable o un Excel sin trazabilidad, tienes un problema. Por qué el Excel ya no es suficiente y qué dice exactamente la jurisprudencia: está analizado en detalle.
Las multas reales de 2024
Esto no son proyecciones. Son los datos de la memoria anual de la Inspección de Trabajo de 2024:
- 9.097 actuaciones sobre control horario.
- 1.869 actas de infracción levantadas.
- Importe total: más de 20 millones de euros.
- Cuantía media por acta: alrededor de 10.800€.
- Incremento respecto a 2023: 9%.
Van en aumento cada año. El desglose completo de sanciones según la LISOS y cómo se calculan está aquí.
¿Cuánto te costaría una inspección hoy?
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| Tipo de infracción | Cuantía actual | Cuantía con el nuevo decreto |
|---|---|---|
| Leve | 70€ – 750€ | Sin cambios previstos |
| Grave | 751€ – 7.500€ por empresa | Hasta 10.000€ por trabajador afectado |
| Muy grave | 7.501€ – 225.018€ | No corresponde al registro horario, sino a infracciones como el impago del salario debido |
El cambio en el régimen sancionador es el más relevante del borrador: las multas pasarían de aplicarse por empresa a aplicarse por trabajador afectado. Una pyme de 20 empleados sin sistema válido podría acumular hasta 200.000€ en una sola inspección.
Qué exigirá el decreto cuando se apruebe
El borrador no está publicado en el BOE, pero sus líneas técnicas llevan meses circulando y están bastante consolidadas tras la consulta pública de octubre de 2025. Estos son los cambios concretos respecto a la normativa actual:
Solo digital, sin excepciones. El registro mediante papel o Excel queda expresamente prohibido. Solo será válido un software o terminal electrónico que cumpla los requisitos técnicos del decreto.
Registro completo por jornada. Entrada, salida, pausas y, cuando las haya, horas extraordinarias con su forma de compensación (retribución económica o descanso). Cada fichaje tiene que corresponder inequívocamente a un trabajador concreto, realizado de forma personal y directa.
Inmutabilidad técnica. Los fichajes confirmados no se pueden sobrescribir. El borrador especifica sellado criptográfico (hash SHA-256) de cada registro y un log de auditoría inalterable de todas las operaciones: creaciones, modificaciones, accesos y eliminaciones. Esto ya lo exige el CT 101/2019 en la práctica, pero el decreto lo formalizará con requisitos técnicos concretos.
Sin biometría ordinaria. La huella dactilar y el reconocimiento facial quedan excluidos como método ordinario de fichaje por tratarse de datos sensibles y no cumplir el principio de proporcionalidad del RGPD. La AEPD lleva tiempo avisando de esto y ya ha sancionado a empresas con hasta 200.000€.
Conservación de cuatro años con garantías técnicas: almacenamiento en servidores bajo normativa europea de protección de datos, integridad garantizada y disponibilidad inmediata ante requerimientos de la ITSS.
Acceso de los trabajadores. Cada empleado podrá consultar sus propios registros en cualquier momento, obtener copia y solicitar correcciones sin que la empresa pueda bloquearlo.
El requisito que más va a cambiar: la inspección remota
Este es el punto que menos se menciona en los artículos sobre el decreto y que más va a afectar a las empresas en la práctica.
El borrador exige que los sistemas de fichaje puedan transmitir datos a la Inspección de Trabajo de forma remota, mediante un protocolo API REST estandarizado, sin que el inspector tenga que personarse en la empresa. Los datos mínimos a transmitir son inicio, fin, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo. El tiempo de respuesta máximo al requerimiento: 24 horas.
Traducido: cuando llegue el decreto, si un inspector requiere tus registros, tu sistema tiene que poder dárselos de forma remota sin que tengas que hacer nada manual. Sin exportar un Excel, sin enviar PDFs por correo, sin esperar a que alguien del equipo esté disponible.
Esto descarta de facto la mayoría de sistemas artesanales que las empresas tienen montados ahora mismo. Y es el requisito que CheckInGO ya cumple hoy, antes de que sea obligatorio.
Cómo funciona el acceso inspector en CheckInGO: desde el panel se genera un enlace de acceso temporal, válido 48 horas, que da al inspector visibilidad completa sobre los registros sin que tengas que compartir tus credenciales ni exportar nada. Dos clics desde cualquier dispositivo. Es la única plataforma del mercado con esta funcionalidad específica para inspecciones. Cuando el decreto entre en vigor y el acceso remoto sea obligatorio, el sistema ya estará listo.
Cuándo llega y qué hacer mientras
Actualización de julio de 2026: el calendario por fin tiene una fecha con acuerdo político detrás. Trabajo y Economía cerraron en julio el pacto para llevar el decreto al Consejo de Ministros en septiembre, tras meses de discrepancias y una vez incorporados los ajustes que pedía el Consejo de Estado. Se descartó aprobarlo antes del 31 de julio, como reclamaban los sindicatos con ultimátum incluido.
Dos matices de prudencia. Primero: este decreto ya ha incumplido varios plazos autoimpuestos, así que septiembre es la fecha más firme hasta ahora, no una garantía. Segundo: la patronal ha anunciado que recurrirá la norma en cuanto entre en vigor, lo que puede generar ruido, aunque un recurso no suspende la aplicación salvo medida cautelar. El plazo de adaptación para empresas se concretará en el texto final; para pymes se ha planteado dar un margen mayor.
Tiempo hay. Pero dos cosas que conviene no perder de vista.
La primera: cuando se publique en el BOE, el plazo de adaptación va a ser corto: el borrador original hablaba de 20 días, aunque el debate sigue abierto entre 6 meses y un año para pymes. Las empresas que intenten montarlo en el último momento se van a encontrar con proveedores con lista de espera. Ya pasó con la factura electrónica.
La segunda: mientras tanto la ITSS sigue inspeccionando con la normativa actual, las actuaciones crecen un 9% al año y las sanciones también. Un sistema de registro no fiable ya es motivo de acta hoy.
Cuando montamos CheckInGO la premisa era sencilla: la mayoría de empresas pequeñas no necesitan un software de RRHH completo. Necesitan cumplir la ley de registro horario sin que les cueste una fortuna ni les ocupe tiempo. El sistema cumple con el RDL 8/2019 desde el primer día, está preparado para los requisitos técnicos del decreto que viene: inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS, y funciona desde cualquier móvil, tablet u ordenador sin instalar nada ni comprar hardware.
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