¿Son obligatorias de registrar las horas extra?
Sí, rotundamente sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a las empresas a llevar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Sin ese registro, no hay constancia de las horas extraordinarias realizadas.
El Criterio Técnico CT 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) pide un sistema que garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos y que no se alteren a posteriori. Si las horas extra no están registradas, la empresa no tiene cómo demostrar cuántas se hicieron. En un juicio, el trabajador tiene que acreditar las horas que reclama, pero el juez tiene en cuenta qué parte tenía más fácil probar cada cosa (artículo 217.7 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), y la que está obligada a llevar el registro es la empresa. No tenerlo suele jugar en su contra.
Base legal clave:
- Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores: define las horas extraordinarias y su límite anual.
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: obligación del registro de jornada diario.
- Criterio Técnico CT 101/2019 de la ITSS: fiabilidad y veracidad de los datos, y que no se alteren a posteriori.
- Artículos 7.5, 39, 40 y 41 LISOS: infracción, criterios de graduación, cuantías y reincidencia.
Relacionado: Consulta nuestra guía completa sobre el registro horario en teletrabajo: campos obligatorios y sistemas que acepta la ITSS.
Límite legal de horas extraordinarias por año
El artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que el número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año. Ese es el límite duro para la inmensa mayoría de los trabajadores.
Sin embargo, existen matices importantes:
- Convenio colectivo: Puede establecer un límite inferior (ej. 60 horas anuales) o incluso suprimir la posibilidad de realizar horas extra si no están previstas.
- Trabajadores a tiempo parcial: No pueden hacer horas extra, salvo las de fuerza mayor (artículo 12.4.c ET). Lo que sí pueden hacer son horas complementarias (artículo 12.5 ET), que tienen sus propias reglas.
- Horas extra por fuerza mayor: Las que se hacen para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes no cuentan para el límite de 80 (art. 35.3 ET), aunque se pagan o compensan como horas extra.
- Horas compensadas con descanso: Tampoco cuentan para el límite las que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (art. 35.2 ET).
Ejemplo práctico: Un trabajador con jornada de 40 horas semanales puede hacer un máximo de 80 horas extra al año. Si el convenio colectivo de su sector fija 60 horas anuales, se aplica el límite del convenio. Pasarse del límite, aunque las horas estén registradas, también es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS.
Además, el Estatuto de los Trabajadores prohíbe las horas extra en estos casos:
- Menores de 18 años (artículo 6.3 ET).
- Trabajadores nocturnos (artículo 36.1 ET).
- Trabajadores a tiempo parcial, salvo fuerza mayor (artículo 12.4.c ET).
Compensación económica vs. descanso: ¿qué decide la empresa y qué el convenio?
El artículo 35.1 ET dice que las horas extraordinarias se pagan o se compensan con tiempo equivalente de descanso retribuido. La duda habitual es quién elige.
La regla general: se decide en el convenio colectivo o, si no dice nada, en el contrato de trabajo. Si no hay nada pactado, la ley dice que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a hacerlas. Por eso, si quieres pagarlas en lugar de dar descanso, tiene que estar pactado.
| Tipo de compensación | Quién decide | Valor mínimo | Plazo |
|---|---|---|---|
| Económica | Lo que diga el convenio o, en su defecto, el contrato | Al menos igual al valor de la hora ordinaria (el convenio puede fijar un plus, ej. +75%) | Lo fija el convenio; se totalizan con cada nómina (art. 35.5 ET) |
| Descanso retribuido | Lo que diga el convenio o el contrato. Si no hay pacto, es la opción por defecto | Tiempo equivalente (1 hora extra = 1 hora de descanso mínimo); el convenio puede mejorar la equivalencia | Dentro de los 4 meses siguientes, si no hay pacto |
Importante: algunos convenios colectivos fijan un valor más alto para la hora extra (por ejemplo, un recargo sobre la hora ordinaria). Si es tu caso, tienes que respetarlo cuando las pagues. Y para poder acreditar que las horas extra se compensaron correctamente, necesitas el registro que las identifique.
Cómo afectan a la Seguridad Social (cotización de horas extra)
Las horas extraordinarias cotizan a la Seguridad Social de forma diferente según su naturaleza. Este es uno de los aspectos más desconocidos y con impacto directo en el coste real para la empresa.
Dos tipos de cotización para horas extra (tipos vigentes 2026):
- Horas extra que no son de fuerza mayor: Tipo del 28,30% (empresa 23,60% + trabajador 4,70%).
- Horas extra por fuerza mayor: Tipo reducido del 14% (empresa 12% + trabajador 2%).
Aclaración importante: esta cotización adicional no cuenta para calcular las prestaciones, como la pensión de jubilación (artículo 149 de la Ley General de la Seguridad Social). Hay que pagarla e incluir las horas extra en la nómina y en la liquidación de cotizaciones, pero no mejora la futura prestación del trabajador.
Además, lo que se paga por horas extra sí entra en la base de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (artículo 147.2.e LGSS), aunque no cuenta para calcular la prestación por desempleo (artículo 270.1 LGSS).
La empresa tiene que incluir las horas extra en la liquidación de cotizaciones (los antiguos TC1 y TC2, hoy RLC y RNT) y en el recibo de salarios (nómina). Si la ITSS detecta horas extra que no se cotizaron, puede reclamar las cuotas de los últimos 4 años (artículo 24 LGSS) con sus recargos (artículo 30 LGSS).
Qué pasa si no hay registro de horas extra ante una inspección
La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio, por denuncia del trabajador o en el marco de campañas planificadas. Si durante una actuación comprueba que no hay registro diario de jornada, o que el registro no permite identificar las horas extra (por ejemplo, un Excel sin control de cambios), puede levantar acta de infracción.
Sanciones por horas extra no registradas (art. 7.5 LISOS): la transgresión de las normas sobre horas extraordinarias y el incumplimiento del registro son infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. No se multiplican por trabajador: el número de afectados es uno de los criterios de graduación del artículo 39.
Si además hay intención de ocultar horas extra, la multa sube de grado dentro de la horquilla, porque la intencionalidad es uno de los criterios del artículo 39. Y si se repite la infracción en los 365 días siguientes a una sanción firme, puede llegar al doble, sin pasar de 7.500 € (artículo 41).
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El proceso de actuación de la ITSS cuando detecta horas extra no registradas sigue estos pasos:
Además, el trabajador puede reclamar por vía judicial: si reclama horas extra y la empresa no tiene registro, se queda sin su principal prueba. El juez valora qué parte tenía más fácil probar cada cosa (artículo 217.7 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), y la obligada a registrar la jornada es la empresa. Para saber cuál es la jornada máxima que se puede hacer, tienes la guía aquí.
Relacionado: Lee nuestra guía sobre cuánto cuestan las multas por no tener control horario en 2026, con los datos oficiales de la ITSS y ejemplos de sanciones reales.
Decreto de fichaje digital 2026: impacto directo en el registro de horas extra
El Gobierno tramita un real decreto para que el registro de jornada sea digital. A 6 de octubre de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE, y ese mismo día se publicó la convocatoria de elecciones generales para el 29 de noviembre. Por lo que han publicado los medios sobre los borradores, el nuevo registro será digital, con trazabilidad y accesible para la Inspección de Trabajo, pero los requisitos concretos solo se sabrán cuando salga el texto oficial. Lo seguimos al día en qué hay de cierto en la aprobación del registro horario.
Mientras tanto, lo que exige la ley no cambia: registrar la jornada de cada día y las horas extra día a día (artículos 34.9 y 35.5 ET). Si hoy usas papel o un Excel que cualquiera puede cambiar, el riesgo no empieza con el decreto: ya existe.
Ojo con quien te venda un sistema "homologado": hoy no existe ninguna homologación oficial de sistemas de fichaje. Hasta que el decreto se publique, no hay requisitos técnicos oficiales que certificar.
Relacionado: Consulta el estado actual de tramitación en nuestro artículo sobre el decreto de fichaje digital 2026 y qué exige ya la ley.
Cómo automatizar el cálculo y la compensación de horas extra
Llevar las horas extra a mano es posible, pero es donde más errores aparecen. Con papel, Excel o mensajes de WhatsApp es difícil demostrar que nadie ha cambiado un dato, que es justo lo que pide el CT 101/2019.
Un sistema digital válido debe permitir:
- Hora del servidor: Que la hora del fichaje la ponga el servidor y no el dispositivo del empleado, y que nadie pueda cambiarla sin dejar rastro.
- Correcciones con historial: Que cualquier corrección guarde qué había antes, qué se puso, cuándo se cambió y por qué.
- Detección automática de horas extra: El sistema compara los fichajes reales con la jornada teórica configurada y calcula automáticamente las horas que la superan.
- Exportación para ITSS: Informes en PDF con el historial completo, listos para presentar en cualquier inspección en segundos.
- Acceso para inspección remota: Código temporal para que el inspector consulte los registros de forma autónoma sin recibir credenciales de la empresa.
¿Puede un Excel cubrir estos requisitos? En teoría, un Excel con control de cambios podría servir. En la práctica, la mayoría se pueden editar sin dejar rastro, y eso es justo lo que el Criterio Técnico 101/2019 pide evitar: que los datos se alteren a posteriori. Lee más en nuestra guía sobre si un Excel es válido como registro horario en 2026.
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| Funcionalidad | Cómo ayuda con las horas extra |
|---|---|
| Fichaje digital con timestamp | Cada fichaje queda registrado con fecha y hora, y el empleado no puede cambiarlo desde su acceso. Sin hardware adicional: se ficha en 3 segundos desde cualquier dispositivo. |
| Trazabilidad total de ediciones | Si la empresa corrige un fichaje, queda guardada la hora original, la nueva, cuándo se cambió y el motivo, que es obligatorio. Los fichajes no se borran: se anulan y quedan guardados. |
| Detección automática de horas extra | Compara los fichajes reales con la jornada teórica configurada y calcula las horas que la superan. |
| Informe para Inspección | Exporta el registro completo de horas extra en PDF con un solo clic, listo para presentar ante la ITSS en el momento del requerimiento. |
| Acceso temporal para inspector | Genera un código que da acceso al historial de fichajes de forma autónoma, sin que tengas que preparar documentación ni entregar credenciales de empresa. |
| App móvil y web (sin hardware) | Fichaje desde cualquier dispositivo. Ideal para empleados en teletrabajo, movilidad o en obra sin cobertura (modo offline que sincroniza al recuperar conexión). |
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1. ¿Las horas extra voluntarias también deben registrarse?
Sí. Todas las horas extraordinarias se registran día a día, también las de fuerza mayor, y se totalizan en el periodo de pago del salario, con copia del resumen para el trabajador en su recibo (artículo 35.5 ET). Da igual que las haya pedido el trabajador o la empresa.
2. ¿Puede el trabajador negarse a hacer horas extra?
Sí, salvo que estén pactadas en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo, y siempre dentro del límite de 80 al año. Lo dice el artículo 35.4 ET: hacer horas extra es voluntario salvo que se haya pactado.
3. ¿Pueden hacer horas extra los trabajadores a tiempo parcial?
No, salvo las de fuerza mayor (artículo 12.4.c ET). Lo que sí pueden hacer, si su contrato es de al menos 10 horas semanales de promedio anual, son horas complementarias (artículo 12.5 ET), pactadas o voluntarias. No son horas extra y tienen sus propios límites.
4. ¿Es válido un Excel para registrar las horas extra?
La ley no prohíbe ningún formato, pero la ITSS, en su Criterio Técnico 101/2019, pide un sistema que garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos y que no se alteren a posteriori. Un Excel estándar, que cualquiera puede modificar sin rastro, difícilmente lo cumple. No llevar un registro válido es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. Lee más en nuestra guía sobre si el Excel vale como registro horario en 2026.
5. ¿Qué plazo tiene la empresa para pagar las horas extra?
La ley no fija un plazo concreto: lo marca el convenio. Lo que sí dice es que las horas extra se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago del salario, con copia del resumen para el trabajador en su recibo (artículo 35.5 ET). Si se compensan con descanso y no hay pacto, el descanso se disfruta dentro de los cuatro meses siguientes (artículo 35.1 ET).
6. ¿Las horas extra cotizan para el desempleo?
Lo que se paga por horas extra entra en la base de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y, además, tiene una cotización adicional propia: en 2026, el 28,30% (23,60% empresa y 4,70% trabajador), o el 14% (12% y 2%) si son por fuerza mayor. Pero ni esa cotización adicional cuenta para calcular las prestaciones (artículo 149 LGSS) ni la retribución de las horas extra cuenta para la prestación por desempleo (artículo 270.1 LGSS).
7. ¿Un trabajador puede hacer horas extra si ya trabaja 40 horas semanales?
Sí, siempre que no se superen las 80 horas extraordinarias anuales y se respeten los descansos. La jornada máxima ordinaria es de 40 horas semanales de promedio anual (artículo 34.1 ET), y las horas extra son adicionales a esa jornada. El límite de 80 horas es anual, no semanal, por lo que puede haber semanas con más carga siempre que el cómputo anual no lo supere.
8. ¿Qué pasa si el registro de horas extra no coincide con la declaración a la Seguridad Social?
La empresa tiene que cotizar por las horas extra que se hacen de verdad. Si la ITSS detecta horas extra sin cotizar, puede reclamar las cuotas de los últimos 4 años con los recargos del artículo 30 de la LGSS (del 20% o del 35%, según cuándo se paguen), además de la multa que corresponda.
9. ¿Los empleados en teletrabajo también tienen que registrar sus horas extra?
Sí. La obligación de registro de jornada no distingue entre trabajo presencial y trabajo a distancia. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia (artículo 14) dice que el registro tiene que reflejar fielmente el tiempo de trabajo, con el momento de inicio y de finalización de la jornada. Lee nuestra guía sobre el registro horario en teletrabajo.