¿Son obligatorias de registrar las horas extra?
Sí, rotundamente sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a las empresas a llevar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Sin ese registro, no hay constancia de las horas extraordinarias realizadas.
El Criterio Técnico CT 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es claro: el sistema de registro debe garantizar la fiabilidad y veracidad de los datos, y debe permitir identificar sin duda las horas que exceden de la jornada ordinaria. Si no están registradas, la Inspección presume que no se realizaron.
Base legal clave:
- Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores: define las horas extraordinarias y su límite.
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: obligación del registro de jornada diario.
- Criterio Técnico CT 101/2019 de la ITSS: requisitos de fiabilidad e inmutabilidad.
Relacionado: Consulta nuestra guía completa sobre el control horario en teletrabajo y sistemas válidos donde profundizamos en el registro de jornada.
Límite legal de horas extraordinarias por año
El artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que el número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año. Ese es el límite duro para la inmensa mayoría de los trabajadores.
Sin embargo, existen matices importantes:
- Convenio colectivo: Puede establecer un límite inferior (ej. 60 horas anuales) o incluso suprimir la posibilidad de realizar horas extra si no están previstas.
- Trabajadores a tiempo parcial: El límite se calcula proporcionalmente a su jornada, pero además las horas complementarias (artículo 12.5 ET) no computan como horas extra.
- Horas extra por fuerza mayor: No computan dentro del límite de 80 horas anuales (art. 35.3 ET). Estas son excepcionales (incendios, inundaciones, averías graves) y deben justificarse.
Ejemplo práctico: Un trabajador con jornada de 40 horas semanales puede hacer un máximo de 80 horas extra al año. Si el convenio colectivo de su sector fija 60 horas anuales, prevalece el límite más restrictivo.
Además, el artículo 35.1 ET prohíbe realizar horas extra en los siguientes casos:
- Trabajadores menores de 18 años.
- Periodos de descanso nocturno (entre las 22:00 y las 06:00) salvo que el convenio lo permita.
- Cuando la empresa no haya regularizado la situación de los trabajadores a tiempo parcial.
Compensación económica vs. descanso: ¿qué decide la empresa y qué el convenio?
El artículo 35.1 ET establece que las horas extraordinarias deberán ser compensadas económicamente o con descanso equivalente. Pero aquí surge la duda: ¿quién elige?
La regla general: La decisión corresponde al convenio colectivo o, en su defecto, al contrato de trabajo. Si nada dice, el trabajador puede optar por el descanso retribuido dentro de los cuatro meses siguientes a la realización de la hora extra. La empresa no puede imponer unilateralmente el pago económico si el trabajador prefiere el descanso, siempre que el convenio no atribuya esa facultad al empresario.
| Tipo de compensación | Quién decide | Valor mínimo |
|---|---|---|
| Económica | Por defecto si el convenio no dice nada y el trabajador no pide descanso | Salario ordinario + incremento pactado o, a falta, al menos el valor de la hora ordinaria |
| Descanso retribuido | Derecho del trabajador si el convenio no lo asigna a la empresa | Tiempo equivalente (1 hora extra = 1 hora de descanso), salvo que el convenio mejore la equivalencia |
Importante: Muchos convenios colectivos fijan un valor más alto para la hora extra (por ejemplo, +75% del salario hora ordinario). La empresa está obligada a respetar ese plus si no ofrece el descanso equivalente.
Cómo afecta a la Seguridad Social (cotización de horas extra)
Las horas extraordinarias cotizan a la Seguridad Social de forma diferente según su naturaleza. Esta es una de las diferencias más desconocidas y con impacto directo en la pensión de jubilación del trabajador.
Dos tipos de cotización para horas extra (datos 2026):
- Horas extra estructurales u ordinarias: Cotizan con un tipo del 28,30% (empresa 23,60% + trabajador 4,70%).
- Horas extra por fuerza mayor: Cotizan con un tipo reducido del 14% (empresa 12% + trabajador 2%).
Atención (corrección clave): Al igual que el resto de horas extra, esta cotización adicional NO computa para determinar la base reguladora de la pensión de jubilación. La Ley General de la Seguridad Social excluye expresamente la cotización por horas extraordinarias del cálculo de la pensión. Cotizan, pero no mejoran la futura jubilación.
Además, cotizan por contingencias profesionales (AT y EP) y FOGASA.
La empresa está obligada a incluir las horas extra en el boletín de cotización (TC1 y TC2) y en el Recibo Individual de Salarios (nómina). El artículo 109 de la LGSS establece la obligación de cotizar por todas las horas efectivamente trabajadas.
Qué pasa si no hay registro de horas extra ante una inspección
La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio o a instancia del trabajador. Si durante una auditoría comprueba que no existe registro diario de jornada, o que el registro existente no permite identificar las horas extra (por ejemplo, un Excel sin trazabilidad), levanta acta de infracción.
Sanción económica: La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica el incumplimiento del registro horario como infracción grave (artículo 7.5). Las multas oscilan entre 6.250 € y 187.515 €, en función del número de trabajadores afectados y la reiteración.
Además, si se demuestra que el sistema fue manipulado para ocultar horas extra, la infracción puede calificarse como muy grave (artículo 8.12 LISOS), con multas desde 6.251 € hasta 187.515 €, y posible recargo de prestaciones.
Además, el trabajador puede reclamar por la vía judicial: El Tribunal Supremo ha establecido que si la empresa no prueba el tiempo trabajado por falta de registro, se presume la jornada máxima legal (sentencias de 23 de mayo de 2022 y 20 de julio de 2023).
Cómo automatizar el cálculo y la compensación
La automatización del control horas extraordinarias empleados es la única manera de garantizar el cumplimiento legal sin errores humanos. Un sistema manual (Excel, papel, WhatsApp) no garantiza la inmutabilidad ni la trazabilidad que exige la Inspección.
Un sistema digital válido debe permitir:
- Timestamp automático: Hora de fichaje inalterable registrada en el servidor.
- Trazabilidad de ediciones: Cualquier corrección manual queda registrada: quién la hizo, cuándo y qué dato original se reemplazó.
- Exportación para ITSS: Informes en PDF con el historial completo de fichajes, listos para presentar en cualquier inspección de trabajo.
- Inspección remota: Generación de un código de acceso temporal para que el inspector consulte los registros de forma autónoma, sin necesidad de entregar credenciales de la empresa.
- Gestión de horas extra: El sistema detecta automáticamente las horas extraordinarias comparando los fichajes reales con la jornada teórica, con informes mensuales y anuales para la gestoría.
Beneficio clave de la automatización: Elimina el riesgo de multas por errores de cálculo u omisiones.
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| Funcionalidad | Cómo ayuda con las horas extra |
|---|---|
| Fichaje digital con timestamp | Cada hora extra queda registrada con fecha y hora exactas, inalterables desde el panel de empleado. |
| Trazabilidad total de ediciones | Si el administrador corrige un fichaje, el sistema registra quién hizo el cambio, cuándo y qué dato original se reemplazó. Nada desaparece. |
| Detección automática de horas extra | Compara los fichajes reales con la jornada teórica y calcula las horas extraordinarias según la jornada teórica que configure el administrador. |
| Informe para Inspección | Exporta el registro completo de horas extra en PDF con un solo clic, listo para presentar ante la ITSS. |
| Inspección remota | Genera un código temporal para que el inspector acceda al historial de forma autónoma, sin que tengas que preparar ni recopilar ningún documento. |
| App móvil y web | Fichaje desde cualquier dispositivo sin hardware adicional, ideal para empleados con teletrabajo, movilidad o en obra sin cobertura (modo offline). |
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1. ¿Las horas extra voluntarias también deben registrarse?
Sí, todas las horas extraordinarias, tanto las voluntarias como las forzosas (salvo fuerza mayor), deben registrarse diariamente. No hay excepción.
2. ¿Puede el trabajador negarse a hacer horas extra?
Sí, salvo que estén pactadas en el contrato o convenio. El artículo 35.1 ET establece que la realización de horas extra es voluntaria para el trabajador, salvo que se trate de fuerza mayor.
3. ¿Cómo se contabilizan las horas extra para trabajadores a tiempo parcial?
Las horas complementarias (artículo 12.5 ET) no son horas extra. Las horas que excedan de la jornada pactada y del límite de complementarias sí son horas extra, con el mismo límite anual proporcional.
4. ¿Es válido un Excel para registrar las horas extra?
La ITSS no lo rechaza expresamente, pero un Excel sin protección ni trazabilidad auditada — es decir, si se puede editar sin dejar rastro, la Inspección lo equipara a la ausencia de registro.
5. ¿Qué plazo tiene la empresa para pagar las horas extra?
Deben abonarse en la nómina del mes siguiente a su realización, salvo que el convenio establezca otro plazo. Si se opta por descanso, debe disfrutarse dentro de los cuatro meses siguientes.
6. ¿Las horas extra cotizan para el paro?
Sí. Las horas extra cotizan por contingencias de desempleo, FOGASA y formación profesional con el tipo reducido (28,30% para las estructurales, 14% para fuerza mayor).
7. ¿Un trabajador puede hacer horas extra si ya trabaja 40 horas semanales?
Sí, siempre que no se superen las 80 horas anuales. Pero ojo: la jornada máxima semanal no puede exceder de 40 horas de media anual, por lo que las horas extra incrementan la jornada media. El límite está en cómputo anual, no semanal.
8. ¿Qué pasa si el registro de horas extra no coincide con la declaración de la Seguridad Social?
Es una infracción grave. La empresa debe cotizar por las horas extra realmente realizadas. Si se detecta una diferencia, la Inspección puede exigir el ingreso de las cuotas no pagadas + recargos + intereses + multa.