Qué dice exactamente el artículo 38 ET
Toda la regulación básica de las vacaciones cabe en tres apartados del artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. Merece la pena leerlos con calma porque son cortos y muy concretos.
| Apartado | Qué establece |
|---|---|
| 38.1 | El periodo de vacaciones anuales retribuidas es el pactado en convenio colectivo o contrato individual, y en ningún caso será inferior a 30 días naturales. No es sustituible por compensación económica. |
| 38.2 | Las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, conforme a lo que diga el convenio sobre planificación anual. En caso de desacuerdo decide la jurisdicción social. El trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes del inicio del disfrute. |
| 38.3 | El calendario de vacaciones se fija en cada empresa. Y se regulan los supuestos en que una incapacidad temporal o una suspensión del contrato se cruzan con las vacaciones. |
A eso hay que sumarle una obligación que va aparte y que muchas pymes pasan por alto: el artículo 34.6 ET obliga a elaborar anualmente un calendario laboral y a exponer un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo. Son dos documentos distintos y ambos son exigibles.
Antes de aplicar nada de esto, mira tu convenio colectivo. El Estatuto marca mínimos, y en la práctica casi todos los convenios sectoriales mejoran alguno: más días, reglas de reparto por antigüedad, periodos de disfrute obligatorio o preferencias para quienes tienen hijos en edad escolar. El convenio manda sobre el mínimo legal siempre que lo mejore.
30 días naturales no son 30 días de trabajo
Es la confusión más habitual y la que genera más discusiones dentro de la empresa. La ley habla de días naturales, que incluyen sábados, domingos y festivos que caigan dentro del periodo. La mayoría de los convenios traducen ese mínimo a 22 días laborables para una jornada de lunes a viernes, que es aproximadamente lo mismo.
La diferencia importa mucho a la hora de descontar días:
| Si el convenio cuenta en | Se le descuentan |
|---|---|
| Días naturales | 14 días, incluidos los dos fines de semana completos |
| Días laborables | 10 días, porque los fines de semana no computan |
Sobre el mismo periodo de calendario, cuatro días de diferencia por trabajador. Multiplicado por una plantilla de diez personas y por un año entero, es la clase de descuadre que acaba en una reclamación. Decide el criterio, escríbelo y aplícalo igual para todos.
Trabajadores que no han estado el año completo
Si alguien entró en abril o se va en septiembre, las vacaciones se devengan en proporción al tiempo trabajado. Con el mínimo legal de 30 días naturales, el cálculo es sencillo: 2,5 días naturales por cada mes completo trabajado. Seis meses de alta generan 15 días naturales. En los contratos a tiempo parcial la regla es la misma en cuanto a días, porque se reduce la jornada, no el derecho a descansar, aunque conviene revisar el detalle en el control horario en contratos a tiempo parcial.
El plazo de los dos meses, y el otro plazo que casi nadie conoce
El artículo 38.2 ET es claro: el trabajador debe conocer sus fechas como mínimo dos meses antes de que empiece a disfrutarlas. Si tu empresa cierra en agosto, eso significa tener el calendario cerrado y comunicado, como muy tarde, a finales de mayo.
Lo que casi ninguna pyme sabe es qué pasa al otro lado. La Ley reguladora de la jurisdicción social regula en su artículo 125 el procedimiento para fijar las fechas cuando hay conflicto, y establece dos plazos distintos:
- Si la empresa ya ha fijado la fecha, el trabajador tiene 20 días desde que la conoce para presentar demanda en el Juzgado de lo Social.
- Si la empresa no ha señalado fecha, el trabajador puede demandar con al menos dos meses de antelación respecto a la fecha que él pretende disfrutar.
El artículo 126 LRJS añade que el procedimiento es urgente y de tramitación preferente, y que contra la sentencia no cabe recurso. Traducido: un conflicto de vacaciones se resuelve rápido, delante de un juez, y la decisión es firme. No es un asunto que se pueda ir dejando.
No fijar fecha no es una posición neutra. Cuando la empresa no comunica el calendario, el trabajador puede acudir al juzgado y ser el juez quien decida las fechas, con criterios que a la empresa pueden no convenirle en absoluto. Guardar silencio hasta ver cómo va la temporada es la peor de las opciones disponibles.
Quién decide las fechas cuando no hay acuerdo
La ley dice "de común acuerdo", y eso significa exactamente lo que parece: ni el trabajador elige unilateralmente, ni la empresa impone sin más. En la práctica el margen de la empresa depende de dos cosas.
Lo que diga el convenio. Muchos convenios sectoriales contemplan expresamente el cierre por vacaciones o fijan periodos de disfrute preferente. Si tu convenio lo prevé, la empresa tiene una base sólida para organizar un periodo común de cierre.
Lo que se haya pactado. A falta de previsión convencional, un acuerdo con la representación de los trabajadores, o con cada trabajador si no la hay, es lo que legitima el calendario. Y una vez fijado, no se cambia unilateralmente sin causa.
Cuando hay más peticiones que huecos, que es lo normal en hostelería, comercio o cualquier negocio con temporada alta, lo que evita el conflicto es tener un criterio de reparto escrito y conocido de antemano. Los tres que mejor funcionan:
- Rotación anual. Quien tuvo agosto este año no lo tiene el siguiente. Es el más fácil de defender porque es objetivamente equitativo.
- Orden de solicitud con fecha límite. Se abre un plazo, se recogen peticiones y se resuelve. Requiere que las solicitudes queden registradas con hora, no en un grupo de WhatsApp.
- Cupos por puesto o turno. Máximo una persona de cocina y una de sala a la vez. Protege la operativa y hace transparente por qué se deniega una petición.
Sea cual sea el que elijas, el requisito común es el mismo: que las solicitudes, las aprobaciones y las denegaciones queden por escrito y con fecha. Sin eso, cualquier criterio se convierte en "es que a él siempre le dan lo que pide".
Bajas médicas, permisos y vacaciones que se cruzan
Aquí es donde más empresas se equivocan de buena fe, porque la intuición dice que si el trabajador estaba de vacaciones el tiempo pasa igual. La ley dice lo contrario, y distingue dos supuestos.
| Situación | Qué establece el art. 38.3 ET |
|---|---|
| IT por embarazo, parto o lactancia natural, o suspensión del contrato de los apartados 4, 5 y 7 del art. 48 | Derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta, al finalizar el periodo de suspensión, aunque haya terminado el año natural al que correspondan. Sin límite temporal adicional. |
| IT por cualquier otra contingencia que impida disfrutarlas total o parcialmente durante el año | Se pueden disfrutar una vez finalice la incapacidad, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se originaron. |
La lógica que hay detrás es que las vacaciones existen para descansar, y estar de baja no es descansar. Si un empleado tenía las vacaciones del 1 al 15 de julio y el día 3 se rompe un tobillo, esos días no se consumen: se recuperan cuando reciba el alta, dentro del plazo que corresponda.
El caso inverso también conviene tenerlo claro: si alguien empieza la baja después de haber disfrutado ya las vacaciones, no pasa nada especial. Y si la baja empieza estando ya de vacaciones, lo determinante es la fecha del parte médico, que es lo que acredita desde cuándo hay incapacidad.
¿Se pueden pagar en lugar de disfrutarlas?
No mientras el contrato esté vigente. El artículo 38.1 lo dice de forma expresa: las vacaciones anuales retribuidas no son sustituibles por compensación económica. Da igual que el trabajador lo pida por escrito y que a la empresa le venga bien. Un acuerdo en ese sentido es nulo, y la empresa sigue debiendo el descanso.
La única excepción real es la extinción del contrato. Si alguien se va en septiembre habiendo generado 22,5 días naturales y solo ha disfrutado 10, los 12,5 restantes se abonan en el finiquito y además cotizan a la Seguridad Social como vacaciones no disfrutadas.
Sobre las vacaciones no disfrutadas a 31 de diciembre, la regla general es que se disfrutan dentro del año natural al que corresponden, con las excepciones del artículo 38.3 que acabas de ver. Ahora bien, cuando el trabajador no las disfrutó porque la empresa no se lo permitió, la cosa se complica y ha dado lugar a bastante litigiosidad. Si te encuentras en ese escenario, consúltalo con tu gestoría o con un abogado laboralista antes de dar nada por perdido.
Vacaciones y registro horario: la parte que se olvida
Esta es la conexión que casi nadie hace, y es justo la que revisa un inspector. El artículo 34.9 ET obliga a llevar registro diario de jornada y a conservarlo cuatro años. Un día de vacaciones no genera jornada, así que no hay fichaje. Hasta ahí, todo normal.
El problema aparece cuando el registro es una sucesión de huecos sin explicación. Un mes con seis días en blanco puede ser vacaciones, puede ser una baja, puede ser un permiso o puede ser que ese día se trabajó y no se registró. Si tu sistema no distingue una cosa de otra, eres tú quien tiene que explicarlo, y lo tienes que explicar de memoria delante de alguien que ya ha visto muchos registros incompletos.
Un registro donde cada ausencia aparece etiquetada (vacaciones, baja, permiso retribuido, festivo) no solo se defiende mejor: es que se defiende solo. El inspector ve una jornada explicada de principio a fin, sin huecos que interpretar. Es la diferencia entre entregar datos y entregar una respuesta.
Si todavía llevas el control en papel o en hoja de cálculo, esta es una de las razones por las que ese sistema se queda corto antes de lo que parece. Lo tratamos a fondo en registro horario en papel y en Excel como registro horario.
Qué te puede costar hacerlo mal
El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada, entre otros. Es decir: las vacaciones están expresamente dentro del mismo precepto que sanciona el registro horario, y con las mismas cuantías.
| Incumplimiento | Calificación | Importe |
|---|---|---|
| No respetar el mínimo de vacaciones, no comunicar fechas con dos meses de antelación o no permitir el disfrute | Grave (art. 7.5 LISOS) | 751 € – 7.500 € |
| No tener registro de jornada o llevarlo de forma que no acredite la jornada real | Grave (art. 7.5 LISOS) | 751 € – 7.500 € |
| No elaborar el calendario laboral anual o no exponerlo en lugar visible | Leve (art. 6 LISOS) | 70 € – 750 € |
Cuantías del artículo 40 LISOS. Las infracciones graves se dividen en tres grados: mínimo de 751 € a 1.500 €, medio de 1.501 € a 3.750 € y máximo de 3.751 € a 7.500 €. El grado lo fija la Inspección aplicando los criterios del artículo 39 LISOS.
Y como pasa siempre en esta materia, la sanción administrativa no suele ser lo más caro. Lo caro es la reclamación individual: un trabajador que demuestra que no disfrutó los días que le correspondían tiene derecho a disfrutarlos, y si el contrato ya se ha extinguido, a cobrarlos. Puedes estimar tu exposición con nuestra calculadora de multas de Inspección.
Cómo montar un sistema que no se te caiga en agosto
Con menos de cinco personas y jornada fija, una hoja bien llevada aguanta. A partir de ahí, lo que falla no es la buena voluntad: es que la información está en sitios distintos y nadie tiene la foto completa. Estos son los cinco elementos que hacen que un sistema de vacaciones funcione, tenga la forma que tenga.
| Elemento | Por qué es imprescindible |
|---|---|
| Saldo de días por trabajador | Actualizado solo, sin recalcular a mano. Es la pregunta que más se repite y la que más discusiones genera. |
| Solicitud con fecha y hora | Deja constancia de quién pidió qué y cuándo. Es lo que sostiene cualquier criterio de reparto. |
| Aprobación o denegación registrada | Sin esto no puedes acreditar que comunicaste las fechas con dos meses de antelación. |
| Vista de calendario del equipo | Ver los solapes antes de aprobar, no después, cuando ya has dejado la sala sin nadie el 15 de agosto. |
| Enlace con el registro horario | Que el día de vacaciones aparezca como vacaciones en el registro, no como un hueco sin explicar. |
Ese último punto es el que separa una herramienta de vacaciones suelta de un sistema completo. Si las vacaciones viven en una aplicación y los fichajes en otra, sigues teniendo dos verdades que cuadrar a mano cada vez que alguien pregunta algo.
En CheckInGO las vacaciones forman parte del mismo sistema que el fichaje. El trabajador solicita desde su móvil, ve su saldo actualizado y recibe la respuesta ahí mismo. La empresa aprueba o deniega, ve el calendario del equipo completo antes de decidir, y el día aprobado aparece ya identificado como vacaciones en el registro horario y en los informes. Nadie recalcula nada y nadie tiene que acordarse de nada. Puedes ver el resto de funcionalidades o consultar directamente los precios.
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Probar CheckInGO gratisPreguntas frecuentes
¿Cuántos días de vacaciones le corresponden a un trabajador en España?
El artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales al año por año completo trabajado. El convenio colectivo o el contrato pueden mejorarlo, pero nunca reducirlo. La traducción habitual en convenios que cuentan en días laborables es de 22 días para una jornada de lunes a viernes.
¿Puede la empresa imponer las fechas de vacaciones?
No de forma unilateral y sin más. El artículo 38.2 ET establece que las fechas se fijan de común acuerdo, conforme a lo previsto en el convenio colectivo sobre planificación anual. La empresa tiene margen real si el convenio contempla periodos de cierre o criterios de reparto, o si existe un acuerdo con la representación de los trabajadores. Si no hay acuerdo, decide el Juzgado de lo Social.
¿Con cuánta antelación hay que comunicar las vacaciones?
El trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes del comienzo del disfrute, según el artículo 38.2 ET. Si tu empresa cierra en agosto, el calendario debería estar comunicado como muy tarde a finales de mayo.
Si un empleado se pone de baja durante sus vacaciones, ¿las pierde?
No. Si la incapacidad temporal deriva de embarazo, parto o lactancia natural, o coincide con una suspensión del contrato de los apartados 4, 5 y 7 del artículo 48 ET, tiene derecho a disfrutarlas al terminar la suspensión aunque haya acabado el año natural. Si es una baja por cualquier otra contingencia que le impida disfrutarlas, podrá hacerlo una vez finalice la incapacidad, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se originaron.
¿Se pueden pagar las vacaciones en vez de disfrutarlas?
No mientras el contrato siga vigente: el artículo 38.1 ET dice expresamente que no son sustituibles por compensación económica, y un acuerdo en sentido contrario no es válido. La única excepción es la extinción del contrato, en cuyo caso los días generados y no disfrutados se abonan en el finiquito y cotizan a la Seguridad Social.
¿Hay que reflejar las vacaciones en el registro horario?
Un día de vacaciones no genera jornada, así que no hay fichaje que registrar. Lo recomendable en la práctica es que el sistema identifique la ausencia como vacaciones, porque un registro con huecos sin explicar obliga a la empresa a justificarlos ante una inspección o una reclamación. Recuerda además que el registro de jornada debe conservarse cuatro años según el artículo 34.9 ET.
¿El calendario laboral y el calendario de vacaciones son lo mismo?
No. El calendario laboral es una obligación del artículo 34.6 ET: se elabora anualmente y debe exponerse en un lugar visible de cada centro de trabajo, con la distribución de días laborables, festivos y descansos. El calendario de vacaciones es el previsto en el artículo 38.3 ET y concreta las fechas de disfrute de cada trabajador. Ambos son exigibles y su incumplimiento se sanciona de forma distinta.