Acta administrativa por faltas: cuándo levantarla, qué debe decir y formato para llenar

Es lunes y Javier no llegó. Tampoco llegó el martes de la semana pasada, ni el viernes, ni el lunes anterior. Tu encargada quiere «levantarle un acta», alguien sugiere descontarle el día y otro dice que con cuatro faltas ya lo puedes correr. Las tres ideas tienen algo de cierto y algo de peligroso.

Aquí tienes lo que dice la LFT, palabra por palabra cuando hace falta, lo que han dicho los tribunales y un formato que puedes llenar en esta misma página.

Qué es y qué no es

Buscamos «acta administrativa» en todo el texto vigente de la Ley Federal del Trabajo (última reforma publicada en el DOF el 14 de mayo de 2026) y no aparece ni una vez. Es una práctica de las empresas, no un trámite de la ley. Por eso conviene tener claro lo que es y lo que no:

• Es un documento privado que hace constar hechos: la falta, la fecha, el lugar, quién estuvo presente y la versión de la persona.
• No es una sanción. Puedes levantar un acta y no sancionar, o usarla como base para una amonestación o una suspensión.
• No es el aviso de rescisión. Si decides despedir, el aviso escrito del artículo 47 es otro documento, con sus propias reglas. Lo vemos más abajo.
• No se registra en ninguna autoridad. La LFT no prevé depositarla. Se guarda en el expediente de la persona.

Cuándo conviene levantarla

Faltar está prohibido por la propia ley: el artículo 135, fracción II, prohíbe a los trabajadores «faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso del patrón». El acta sirve para documentar ese incumplimiento en tres situaciones:

1. Antes de aplicar una sanción. El artículo 423, fracción X, dice que la suspensión disciplinaria «no podrá exceder de ocho días» y que la persona «tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción». El acta es la forma más sencilla de demostrar que la escuchaste.
2. Cuando se acumulan faltas. Es causa de rescisión sin responsabilidad para el patrón «tener el trabajador más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada» (artículo 47, fracción X). Más de tres significa cuatro o más dentro de un mismo periodo de treinta días.
3. Cuando tu contrato colectivo o tu reglamento lo exigen. Si alguno de los dos prevé una investigación o un acta antes de sancionar o rescindir, entonces sí tienes que hacerla, y como ahí se diga.

Lo que no puedes hacer, con acta o sin ella: poner multas, porque el artículo 107 dice que «está prohibida la imposición de multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto», ni descontar del salario fuera de los casos del artículo 110. El día que la persona no trabajó simplemente no se genera; cómo se calcula y qué pasa con el día de descanso lo tienes en descuento por faltas y retardos.

Qué debe decir

Como la ley no fija un formato, el contenido lo marcan la lógica de la prueba y lo que los tribunales piden después. Un acta útil lleva:

• Lugar, fecha y hora en que se levanta.
• Datos del centro de trabajo y de quien la levanta, con su puesto.
• Datos de la persona trabajadora: nombre completo, puesto y, si lo usas, número de colaborador.
• Los hechos concretos: cada fecha de falta o retardo, el horario que debía cubrir y cómo te consta. «Falta mucho» no sirve; «no se presentó los días 3, 6, 10 y 14 de noviembre, con horario de 9:00 a 18:00» sí.
• La evidencia: el reporte del registro de asistencia de esas fechas, anexo y firmado.
• La versión de la persona, con sus palabras. Si presenta un justificante, se anota.
• Dos testigos que conozcan los hechos, con nombre y firma.
• La medida, si aplicas alguna, y en qué norma del reglamento se apoya.
• Firmas de todos y la constancia de que la persona recibió copia.

Una recomendación práctica: cita a la persona por escrito con un día de anticipación, con hora y lugar, para que pueda prepararse e incluso llevar testigos a su favor. Si después alega que no la dejaste defenderse, ese citatorio pesa.

Si no firma o no se presenta

Firmar no es obligatorio para la persona trabajadora, y que no firme no hace desaparecer el acta. Lo que se hace es anotarlo: «la persona trabajadora se negó a firmar, lo que se hace constar ante los testigos», y firman los demás.

Si ni siquiera se presenta, también se anota. Pero que no venga no equivale a que acepte los hechos. Lo dijo un Tribunal Colegiado en una jurisprudencia publicada en julio de 2025: la incomparecencia del trabajador al procedimiento del patrón «no genera la presunción del reconocimiento de los hechos imputados» y solo le hace perder su oportunidad de defenderse en ese momento (tesis VII.2o.T. J/30 L (11a.), registro digital 2030663).

Lo que pasa con el acta en un juicio

Aquí está el punto que más se desconoce. Desde una jurisprudencia de la antigua Cuarta Sala de la Suprema Corte, de rubro «Actas administrativas, en investigación de faltas de los trabajadores. Deben ser ratificadas», las actas solo alcanzan pleno valor probatorio si quienes las firmaron las ratifican ante el tribunal, para que la otra parte pueda hacerles preguntas, aunque el acta no haya sido objetada. La jurisprudencia de 2025 citada arriba lo reitera y precisa cuándo no hace falta: el patrón queda eximido de ratificarla cuando el trabajador «admita plena y expresamente su responsabilidad», en el propio procedimiento o en el juicio (artículo 794 de la LFT).

Eso tiene tres consecuencias prácticas:

1. Elige testigos que vayan a seguir localizables. Si en dos años el testigo ya no trabaja contigo y no aparece, el acta pierde fuerza.
2. Anota lo que la persona dice tal cual. Si reconoce las faltas, ese reconocimiento escrito vale mucho.
3. No confíes solo en el acta. En un juicio, a ti te toca probar las faltas de asistencia y la causa de la rescisión (artículo 784, fracciones III y IV). La prueba que más pesa son tus controles de asistencia: si los llevas en el centro de trabajo, debes conservarlos durante el último año y un año después de que termine la relación (artículo 804, fracción III). Si no los presentas, se presumen ciertos los hechos que el trabajador diga en su demanda sobre ellos, salvo prueba en contrario (artículo 805). Lo desarrollamos en te demandan y no tienes control de asistencia.

Desde la reforma publicada el 1 de mayo de 2026, el artículo 132, fracción XXXIV, añade algo importante: el contenido del registro electrónico de la jornada «hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora». Un acta que se apoya en un registro electrónico acordado tiene detrás una prueba mucho más sólida que la palabra de dos testigos. Tienes el contexto en registro electrónico de jornada 2027.

Del acta al aviso de rescisión

Si después de levantar el acta decides rescindir por el artículo 47, fracción X, el acta no basta. El mismo artículo dice:

Y fija cómo se entrega: personalmente al trabajador en el momento mismo del despido o, dentro de los cinco días hábiles siguientes, a través del Tribunal competente, dando el último domicilio registrado de la persona. Si no hay aviso, la ley presume que la separación fue injustificada, salvo prueba en contrario. Por eso el aviso debe repetir las fechas concretas de las faltas, las mismas que constan en el acta y en tu registro de asistencia.

Formato para llenar e imprimir

Llena los campos, revisa el texto y pulsa imprimir. Desde la ventana de impresión también puedes guardarlo en PDF. Todo pasa en tu navegador: no enviamos ni guardamos lo que escribas.

Paso a paso

1. Confirma las faltas con tu registro

   Fechas exactas y horario que debía cubrir. Sin ese dato, todo lo demás se cae.

2. Revisa si hubo permiso o justificante

   Una falta con permiso o con causa justificada no cuenta para el artículo 47, fracción X.

3. Cita a la persona por escrito

   Con día, hora y lugar, para que pueda dar su versión.

4. Levanta el acta con dos testigos

   Hechos concretos, versión de la persona, firmas y copia para ella. Si no firma, se anota.

5. Decide dentro del mes

   Amonestación, suspensión de hasta ocho días si tu reglamento la prevé, o rescisión con aviso escrito. Después de un mes desde que conociste la falta, ya no puedes.

6. Guarda todo junto

   Acta, citatorio, reporte de asistencia y, si lo hubo, aviso de rescisión con la constancia de entrega.

Si tu reglamento interior no dice qué sanciones aplicas ni cómo, conviene arreglarlo antes de enero. Lo explicamos en reglamento interior de trabajo.

Cómo lo resolvemos en CheckInGO

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Preguntas frecuentes

Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un abogado laboralista.