En corto: toda empresa con trabajadores tiene que tener una política interna de desconexión digital. Lo exige el artículo 88.3 de la Ley Orgánica 3/2018, sin distinguir por tamaño. Si tienes representantes de los trabajadores, la ley te pide escucharlos antes. La política tiene que decir cómo se ejerce el derecho a no estar disponible fuera del horario e incluir formación y sensibilización. No hay una multa específica por no tenerla, pero el trabajo que se hace fuera de horario sigue siendo jornada: cuenta para descansos y horas extra y tiene que constar en el registro. Más abajo tienes el modelo redactado para copiarlo y adaptarlo.
Son las once menos veinte de la noche y le mandas un audio a tu encargada: "Mañana a primera hora mira lo del pedido de los García". Para ti es un recordatorio para no olvidarte. Para ella es una notificación a deshoras, y si esa noche se pone a revisar el pedido, ese rato es tiempo de trabajo.
No hace falta tener mala intención para que pase. Pasa porque el móvil del trabajo y el personal son el mismo, porque el grupo de WhatsApp del equipo no tiene horario y porque nadie ha dejado por escrito qué se espera de cada uno fuera de la jornada. Eso es justo lo que pide la ley desde finales de 2018: que la empresa lo deje por escrito en una política interna. Es de esas obligaciones que se descubren tarde, cuando las pide un trabajador, una inspectora o un abogado.
Esta guía explica qué exige exactamente, qué te juegas, qué tiene que llevar el documento y te deja un modelo para adaptarlo hoy mismo.
Lo que dice la ley y lo que no dice
La norma principal es el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Tiene tres apartados:
- El derecho: "Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar".
- Quién decide cómo se ejerce: las modalidades "se sujetarán a lo establecido en la negociación colectiva o, en su defecto, a lo acordado entre la empresa y los representantes de los trabajadores".
- Tu obligación como empresa: "El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática".
La misma ley añadió el artículo 20 bis al Estatuto de los Trabajadores, que reconoce el derecho a la desconexión digital dentro de la relación laboral. Y para quien trabaja a distancia, el artículo 18 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, concreta qué significa para la empresa: el deber de garantizar la desconexión "conlleva una limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada".
Igual de importante es lo que la ley no dice:
- No fija un formato ni una extensión para la política.
- No marca a partir de qué hora no se puede escribir. Eso lo decides tú, respetando tu convenio.
- No prohíbe enviar un mensaje fuera de horario. Lo que protege es el derecho a no tener que estar disponible ni contestar.
- No pone una multa concreta por no tener la política. Lo vemos en qué te juegas.
¿Te afecta aunque seas una empresa pequeña?
Sí. El artículo 88.3 habla del "empleador" sin poner ningún límite de plantilla, así que una peluquería con tres empleadas está tan obligada como una empresa de doscientas personas. Y la política se dirige a todos, "incluidos los que ocupen puestos directivos": el encargado y la jefa de turno también tienen derecho a desconectar, y también son los primeros que tienen que respetarlo con su equipo.
Si tienes representantes de los trabajadores
La ley te pide darles audiencia antes de aprobar la política. Audiencia significa escucharlos, no necesitar su firma: les enseñas el borrador, les das un plazo razonable para opinar y dejas constancia por escrito con la fecha. Según el artículo 62.1 del Estatuto, hay delegados de personal en las empresas o centros de más de diez y menos de cincuenta trabajadores, y puede haber uno en las de seis a diez si la plantilla lo decide por mayoría.
Si no tienes representantes
Es lo normal en una pyme pequeña. La ley no dice qué hacer en ese caso, así que no hay a quién dar esa audiencia, pero la obligación de tener la política sigue ahí. La redactas tú, se la entregas a cada persona por escrito y guardas el recibí.
Antes de nada, abre tu convenio. El artículo 88.2 dice que las modalidades del derecho se sujetan a lo que marque la negociación colectiva. Busca "desconexión digital" en el texto: si tu convenio ya regula franjas horarias, guardias o excepciones, tu política tiene que respetarlo.
Qué te juegas si no la tienes
Vamos a ser claros, porque se publican muchas cosas alarmistas sobre esto. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) no menciona la desconexión digital. No existe una multa con nombre propio por no tener la política.
El riesgo real está en otra parte. Si los mensajes fuera de horario acaban en trabajo, ese tiempo es jornada, y la jornada tiene reglas que sí se sancionan:
- Descanso entre jornadas: entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente tienen que pasar, como mínimo, doce horas (artículo 34.3 del Estatuto).
- Descanso semanal: día y medio ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta catorce días (artículo 37.1).
- Horas extra: lo que se trabaja por encima de la jornada ordinaria son horas extraordinarias, con sus límites y su pago o compensación (artículo 35). Lo explicamos en horas extra y registro obligatorio.
- Registro de jornada: el registro diario tiene que reflejar el inicio y el fin de la jornada real (artículo 34.9). Para el trabajo a distancia, el artículo 14 de la Ley 10/2021 añade que debe reflejar "fielmente" el tiempo dedicado a la actividad.
Saltarse las normas sobre jornada, descansos, horas extraordinarias o registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros (artículo 40). Y en un conflicto con un trabajador, unos mensajes con fecha y hora pueden usarse para intentar acreditar horas que no constan en el registro.
Dicho de otra forma: la política no es un trámite para la Inspección. Es la herramienta que evita que se te acumulen horas que nadie ha registrado ni pagado. Si quieres ver cuánto cuestan en tu caso, tienes la calculadora de multas.
Qué tiene que incluir
Separamos lo que pide la ley de lo que recomendamos añadir porque funciona en el día a día.
Lo que exige el artículo 88.3
- A quién va dirigida: a toda la plantilla, incluidos los puestos directivos.
- Las modalidades de ejercicio del derecho: en la práctica, qué significa desconectar en tu empresa y cuándo.
- Acciones de formación y de sensibilización sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas para evitar la fatiga informática.
- El trabajo a distancia y el uso en casa: la ley pide preservar expresamente la desconexión en el teletrabajo, total o parcial, y cuando se usan herramientas de trabajo en el domicilio.
Lo que recomendamos añadir
- Un horario de referencia o una remisión clara al contrato, al cuadrante o al calendario laboral.
- Que no contestar no tiene consecuencias. Si no se dice, nadie se lo cree.
- Qué es una urgencia y por qué canal llega. Cuanto más concreto, menos se abusa de la excepción.
- Pautas para quien escribe: programar envíos, no convocar reuniones fuera de horario, respuesta automática en vacaciones.
- Qué pasa si alguien trabaja fuera de horario: que ese tiempo se registra y se compensa. Es la cláusula que más te protege.
- Cuándo se revisa. Una vez al año o cuando cambie la forma de trabajar.
Modelo de política de desconexión digital
Rellena lo que está en amarillo, borra lo que no aplique y entrégasela a cada persona con un hueco para que firme el recibí. Si tienes personas en teletrabajo, marca la casilla para añadir el apartado correspondiente.
Política interna de desconexión digital de [NOMBRE DE LA EMPRESA]
1. Objeto
Esta política desarrolla el derecho a la desconexión digital reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores. [Solo si hay representantes: Se ha elaborado previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, el día (FECHA).]
2. A quién se aplica
A todas las personas trabajadoras de [NOMBRE DE LA EMPRESA], incluidas las que ocupan puestos directivos o de mando, trabajen en el centro de trabajo, en desplazamiento o a distancia.
3. Qué significa desconectar
Fuera del horario de trabajo y durante los descansos, permisos y vacaciones, nadie está obligado a leer ni a responder correos, mensajes o llamadas de trabajo, ni a conectarse a las herramientas de la empresa. No responder fuera del horario no tendrá ninguna consecuencia negativa.
4. Horario de referencia
El horario de cada persona es el que figura en [su contrato / el cuadrante de turnos / el calendario laboral]. [Opcional: Con carácter general, no se enviarán comunicaciones de trabajo entre las (HORA) y las (HORA), ni en fines de semana y festivos, salvo en los casos del punto 6.]
5. Pautas para quien envía comunicaciones
- Si escribes fuera del horario de la otra persona, programa el envío o deja claro que no esperas respuesta hasta su siguiente jornada.
- No se convocarán reuniones ni se fijarán plazos que obliguen a trabajar fuera del horario.
- Durante las vacaciones y los permisos se activará una respuesta automática que indique la fecha de vuelta y a quién dirigirse.
- Las personas con responsabilidad sobre un equipo aplicarán estas pautas en primer lugar.
6. Excepciones
Solo se podrá contactar fuera del horario en estos casos: [DESCRIBE LOS CASOS CONCRETOS DE TU EMPRESA, por ejemplo: fuerza mayor o incidencias que puedan causar un daño grave a personas, instalaciones o clientes]. El contacto se hará por [teléfono / el canal que se determine]. [Si tu convenio regula guardias o disponibilidad, remite aquí a lo que establezca.]
7. Trabajo fuera del horario
Si de forma excepcional alguien trabaja fuera de su horario, ese tiempo es tiempo de trabajo: se anotará en el registro de jornada y se compensará [conforme al convenio aplicable / como horas extraordinarias, mediante pago o descanso equivalente].
8. Formación y sensibilización
[NOMBRE DE LA EMPRESA] entregará esta política a toda la plantilla y realizará [una sesión informativa / una comunicación] al año sobre el uso razonable de las herramientas digitales y el riesgo de fatiga informática.
9. Trabajo a distancia
Las personas que trabajan a distancia tienen el mismo derecho a la desconexión, conforme al artículo 18 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia. Su horario de conexión es [EL PACTADO EN SU ACUERDO DE TRABAJO A DISTANCIA / HORARIO] y fuera de él no se esperará respuesta ni conexión. El uso de las herramientas de trabajo en el domicilio se limitará a ese horario.
Vigencia y revisión
Esta política entra en vigor el [FECHA] y se revisará [cada año / cuando cambie la organización del trabajo]. Para cualquier duda podéis dirigiros a [PERSONA Y CONTACTO].
[LUGAR Y FECHA]
[FIRMA DE LA EMPRESA]
Recibí: [NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR]. Fecha: [FECHA]
Este modelo es orientativo. Adáptalo a tu convenio y a tu forma de trabajar y, si tienes dudas, revísalo con tu asesoría antes de entregarlo.
Cómo ponerla en marcha en una tarde
-
Lee tu convenio
Busca "desconexión" en el texto. Si regula algo, lo que diga manda sobre tu política.
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Adapta el modelo
Rellena los campos en amarillo. Dedica tiempo al punto 6: unas excepciones vagas como "cuando sea necesario" vacían la política de contenido.
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Si tienes representantes, escúchalos antes
Pásales el borrador, dales un plazo para opinar y guarda el correo o el acta con la fecha. No necesitas su firma.
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Entrégala a cada persona con recibí
La ley no exige que la firmen, pero el recibí es lo que demuestra que la entregaste. Si la mandas por correo, guarda el envío.
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Haz la formación
La ley pide acciones de formación y sensibilización y no dice cuánta. Una sesión breve explicando el documento y resolviendo dudas, con una hoja de asistencia, es un buen comienzo.
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Ponte un recordatorio para revisarla
Una vez al año, o antes si cambias turnos, abres un centro o empiezas a teletrabajar.
Desconexión y registro de jornada: la parte que más se olvida
La política dice cuándo no se trabaja. El registro de jornada demuestra cuándo sí. Las dos cosas van juntas, y por eso la cláusula 7 del modelo es la más importante: si alguien trabaja fuera de su horario, ese rato se registra.
En la práctica pasa así. Un sábado alguien contesta tres correos y prepara un presupuesto. Si ficha la entrada y la salida de ese rato, o se corrige el registro dejando constancia del cambio, todo queda claro: cuánto trabajó, cuándo, y cómo se compensa. Si no, tienes horas que no constan en ningún sitio y que pueden aparecer meses después en una reclamación. Si tu equipo teletrabaja, tienes las reglas específicas en registro horario en teletrabajo.
También funciona al revés: el registro te avisa. Si ves que alguien ficha la salida todos los días una hora más tarde, o que empieza a acumular horas extra, la política no se está cumpliendo y es mejor saberlo pronto.
Cómo lo resolvemos en CheckInGO
Te lo contamos porque es a lo que nos dedicamos. Cada persona ficha con su código desde cualquier dispositivo, sin comprar ningún aparato. Recibes cada día un resumen por correo y las horas que pasan de la jornada configurada aparecen solas como horas extra, así que ves enseguida quién está alargando el día. Si alguien trabajó y no fichó, el fichaje se corrige y la corrección queda registrada con cuándo se hizo y qué dato había antes. CheckInGO no lee correos ni mensajes, y no lo necesita: lo que te enseña es la jornada real de tu equipo.
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¿Es obligatoria la política de desconexión digital en una empresa pequeña?
Sí. El artículo 88.3 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga al empleador a elaborarla sin establecer ningún mínimo de plantilla. Si no tienes representantes de los trabajadores, la redactas tú y la entregas a la plantilla por escrito.
¿Hay multa por no tener política de desconexión digital?
La LISOS no recoge una infracción específica por no tenerla. Lo que sí se sanciona es incumplir las normas de jornada, descansos, horas extraordinarias o registro de jornada: es una infracción grave del artículo 7.5, con multas de 751 a 7.500 euros.
¿Puedo escribir a mis empleados fuera de su horario?
La ley no prohíbe enviar un mensaje. Lo que garantiza es que nadie tenga que estar disponible ni contestar fuera de su tiempo de trabajo. Lo práctico es programar los envíos o dejar claro que no esperas respuesta hasta la siguiente jornada.
¿Los trabajadores tienen que firmar la política?
La ley no exige su firma. Te conviene pedir un recibí, porque es la forma de demostrar que la entregaste y que cada persona la conoce.
¿Se aplica también a directivos y encargados?
Sí. El artículo 88.3 dice expresamente que la política va dirigida a los trabajadores "incluidos los que ocupen puestos directivos".
¿Y si mi convenio ya regula la desconexión digital?
Manda el convenio. El artículo 88.2 establece que las modalidades del derecho se sujetan a la negociación colectiva o, en su defecto, a lo acordado entre la empresa y los representantes. Tu política tiene que respetarlo y puede completarlo.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye a la lectura de tu convenio colectivo ni al asesoramiento de un abogado laboralista o de tu asesoría.