Cómo implantar el registro de jornada en tu empresa: los pasos y el comunicado ya redactado

Llevamos meses oyendo la misma frase: "Sé que lo tengo que poner, pero no sé por dónde empezar." Y es lógico. Casi todo lo que se publica sobre el fichaje habla de si es obligatorio y de cuánto te pueden multar. Muy poco explica qué hay que hacer el lunes por la mañana para que tu equipo empiece a fichar sin conflictos y sin dejar cabos sueltos.

Esta guía va de eso. Del orden en el que conviene hacer las cosas, de lo que la ley te pide de verdad (que es menos de lo que parece, pero hay que hacerlo bien) y del papel que tienes que dar a tu plantilla. Si todavía estás en la fase de "¿de verdad me afecta?", la respuesta corta es sí, desde mayo de 2019, y lo tienes explicado en qué multas pone la Inspección por no llevar el registro.

Lo que dice la ley sobre cómo se organiza

Todo sale de un solo artículo, el 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Tiene tres frases, y cada una te dice una cosa distinta:

• Qué hay que registrar: "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora".
• Quién decide cómo se hace: "Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada".
• Cuánto se guarda y para quién: "La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social".

Fíjate en el orden de la segunda frase, porque es el orden en el que tienes que mirar. Primero el convenio colectivo: algunos ya regulan cómo se registra la jornada en su sector y, si el tuyo lo hace, eso manda. Después, un acuerdo de empresa si lo hay. Y solo si no existe ninguno de los dos, decides tú, consultando antes a los representantes.

Sobre el formato, la ley no impone ninguno. La guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo lo dice así: "será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori". Ese "inmodificable y no manipulable" es lo que deja fuera en la práctica a la mayoría de hojas de papel y de Excel compartidos, como explicamos en si es legal fichar en papel.

Y afecta a todo el mundo: la misma guía dice que el registro se aplica "a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas". La exclusión que recoge es la del personal de alta dirección. Los contratos a tiempo parcial y quienes teletrabajan fichan igual.

Con representantes de los trabajadores o sin ellos

Esta es la pregunta que más dudas genera, y la respuesta depende de una sola cosa: si en tu empresa hay comité de empresa o delegados de personal.

Si tienes representantes

Si tu convenio o un acuerdo de empresa no lo resuelven ya, antes de decidir el sistema tienes que consultarlo con ellos. Además, el artículo 64.5 del Estatuto da al comité de empresa derecho a emitir un informe previo sobre "la implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo", y el 64.6 le da un plazo máximo de quince días para hacerlo desde que se lo pidas. Los delegados de personal tienen las mismas competencias que el comité (artículo 62.2).

Consultar no es lo mismo que necesitar su firma: la ley te pide la consulta, no un acuerdo. Pero tiene que ser una consulta de verdad. Les explicas qué sistema vas a usar y cómo va a funcionar, les das tiempo para opinar y lo dejas por escrito con fecha. Ese papel es el que enseñarás si un día alguien dice que el sistema se impuso sin hablarlo.

Si no tienes representantes

Es lo más habitual en una pyme pequeña. Si no hay representantes y tu convenio no dice nada sobre cómo organizar el registro, lo decides tú. Lo que no desaparece es la obligación de informar a la plantilla de cómo se van a tratar sus datos, y en la práctica también necesitas explicarles por escrito cómo se ficha. El comunicado de más abajo te sirve para las dos cosas.

Los siete pasos, en orden

Si los haces en este orden, el día que empecéis a fichar no habrá sorpresas. Si empiezas por el final, que es elegir una aplicación y repartir códigos, lo normal es tener que deshacer cosas a las dos semanas.

1. Lee tu convenio

   Busca "registro de jornada", "descanso" y "distribución irregular". Te dirá si ya hay reglas sobre cómo fichar, si la pausa de la jornada continuada cuenta como tiempo de trabajo y cuánta flexibilidad tienes con los horarios.

2. Haz una foto de cómo trabajáis hoy

   Antes de configurar nada, apunta los horarios reales, los turnos, qué pausas se pagan y cuáles no, si hay algún margen de entrada y cómo se compensan las horas extra. El sistema tiene que reflejar lo que ya existe. Usar la implantación para recortar algo que estaba reconocido es la forma más rápida de acabar en una demanda, como le pasó a una gran empresa con el desayuno y que contamos en qué pausas son tiempo de trabajo.

3. Decide qué se va a fichar

   La entrada y la salida, siempre. Más allá de eso:

   • Pausas: la guía del Ministerio recomienda registrar "en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias". Y si una pausa no cuenta como trabajo y la vas a descontar, necesitas poder enseñar cuándo ocurrió.
   • Jornada partida: dos entradas y dos salidas al día, una por cada tramo.
   • Horas extra: tienen que poder verse y saber cómo se compensan. Lo tienes en horas extra: límite y registro.
4. Elige el sistema

   Lo que importa no es el aparato, es que el registro sea fiable. Hazle estas preguntas a cualquier opción que mires:

   • ¿La hora la pone el servidor o el dispositivo del trabajador, que cualquiera puede adelantar?
   • Si alguien corrige un fichaje, ¿queda constancia de quién, cuándo y qué había antes?
   • ¿Puedes sacar el registro de cualquier persona y periodo sin depender de nadie?
   • ¿Funciona donde trabaja tu gente, aunque sea en una obra sin cobertura o en casa de un cliente?

   Dos cosas que conviene descartar desde el principio: obligar a fichar con el móvil personal, que no conviene imponer, y la huella o el reconocimiento facial, que la Agencia de Protección de Datos ve desproporcionados para fichar, como explicamos en fichar con huella dactilar. Tienes más criterios en qué hace que un sistema de fichaje no se pueda manipular.

5. Consulta a los representantes, si los tienes

   Con el sistema elegido y las reglas claras, preséntaselo y deja constancia de la fecha. Si el comité quiere emitir su informe, tiene hasta quince días desde que se lo pidas.

6. Comunícalo por escrito a toda la plantilla

   Antes del primer día. Qué se ficha, cómo, desde dónde, qué hacer si alguien se olvida y la información de protección de datos. Pide un acuse de recibo a cada persona. Tienes el texto preparado más abajo.

7. Arranca, corrige y guarda

   Las primeras semanas habrá olvidos. Decide quién corrige y cómo, y que cada corrección quede trazada. Lo que hacer cuando alguien no ficha está en un empleado no ficha: qué consecuencias tiene. Y recuerda que los registros se guardan cuatro años y, según la guía del Ministerio, tienen que "permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata".

Lo que tienes que contar por protección de datos

Fichar supone tratar datos personales de tu plantilla, así que la normativa de protección de datos entra en juego. Por suerte, lo que te pide es razonable:

• No necesitas su consentimiento. La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales lo dice sin rodeos: "La base jurídica es la citada obligación legal y no el consentimiento de las personas trabajadoras". Pedir que firmen un consentimiento para fichar no solo sobra, sino que da a entender que podrían negarse.
• Sí tienes que informar. El artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos te obliga a decir quién trata los datos, para qué, con qué base, cuánto tiempo se guardan, quién más los recibe y qué derechos tienen.
• Si registras la ubicación, avísalo expresamente. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga a informar "de forma expresa, clara e inequívoca" de la existencia y características de la geolocalización. Lo prudente es que la ubicación se tome solo en el momento de fichar, nunca de forma continua.
• El registro no se cuelga en la pared. Según la AEPD, "el registro no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para cualesquiera personas trabajadoras, clientes o proveedores". Adiós a la hoja de firmas junto a la máquina de café.
• Si usas un software, tu proveedor trata los datos por tu cuenta. Eso exige un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28 del Reglamento). Pídelo. En CheckInGO va incluido como anexo en los términos de servicio.

Modelo de comunicado para la plantilla

Aquí lo tienes. Rellena lo que está en amarillo, borra lo que no aplique a tu caso y pásalo a cada persona con un hueco para que firme el recibí. Si tu sistema registra la ubicación al fichar, marca la casilla para añadir el párrafo correspondiente.

Este modelo es orientativo. Adáptalo a tu convenio y a tu forma de trabajar y, si tienes dudas, revísalo con tu asesoría antes de entregarlo.

Los errores que más se repiten al implantarlo

Ninguno es grave si lo ves venir. Todos salen caros si lo descubres en una inspección o en un juicio.

1. Aprovechar para apretar. Dejar de contar el café, quitar el margen de entrada o descontar la comida al minuto justo cuando llega el sistema. Si eso estaba reconocido, no se cambia con la configuración de una aplicación. Lo explicamos en las pausas y el caso del desayuno.
2. Pedir un consentimiento que no hace falta. Lo que toca es informar, no pedir permiso para cumplir la ley.
3. Imponer el móvil personal. Si alguien no quiere usar su teléfono, ofrécele otra forma de fichar, como una tablet en el local. Tienes las opciones en cómo fichar sin máquina.
4. Dejar a alguien fuera. El que solo viene los fines de semana, el comercial que nunca pisa la oficina o la persona a tiempo parcial. Todos fichan, y en los contratos a tiempo parcial no hacerlo puede salir especialmente caro.
5. No decir qué pasa con los olvidos. Si no hay un procedimiento claro para corregir, cada olvido se convierte en una discusión. Y si se corrige sin dejar rastro, el registro deja de ser fiable.
6. Permitir que uno fiche por otro. Los códigos tienen que ser personales y la plantilla tiene que saberlo por escrito. Las consecuencias están en fichar por otro trabajador.

Las dos primeras semanas

Así suele ir cuando se hace bien:

• El primer día enseñas a fichar en cinco minutos, delante de todos. Que cada persona haga su primer fichaje contigo delante resuelve la mitad de las dudas.
• La primera semana revisas cada tarde quién se ha olvidado y lo corriges el mismo día, con la persona al tanto.
• La segunda semana comparas lo fichado con los horarios. Es el momento de descubrir horas extra que no sabías que existían, para bien o para mal.
• Al cerrar el primer mes sacas el informe completo y compruebas que podrías enseñárselo a un inspector sin preparar nada más.

Cómo lo resolvemos en CheckInGO

Te lo contamos porque es a lo que nos dedicamos, y así sabes exactamente qué hace. Cada persona ficha con su código personal desde cualquier dispositivo, sin comprar ningún aparato. Cuando hay conexión, la hora la pone el servidor y no el móvil del trabajador, y si no hay cobertura el fichaje se guarda y se envía al volver la conexión. Las correcciones manuales quedan registradas, con cuándo se hicieron y qué dato había antes. Pausas, horas extra y vacaciones van en el mismo sistema, recibes cada día un resumen por correo y, si llega una inspección, generas un código temporal para que el inspector consulte los registros por su cuenta.

Lo usan desde peluquerías hasta departamentos de empresas que cotizan en bolsa. Cuesta 19 € al mes más IVA hasta 10 empleados y 2 € por cada empleado adicional, sin permanencia. La cuenta se crea al momento y, si quieres, te ayudamos a dar de alta a tu equipo.

Preguntas frecuentes

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye a la lectura de tu convenio colectivo ni al asesoramiento de un abogado laboralista o de tu asesoría.