Sistema de control de asistencia: qué debe tener en 2027 y cuánto cuesta

Si estás buscando un sistema de control de asistencia, lo más probable es que hoy la asistencia de tu equipo viva en una libreta, en una lista de raya, en un Excel o en un reloj checador que alguien tiene que descargar cada quincena. Y que la reforma laboral te haya hecho pensar que eso ya no alcanza.

Aquí tienes lo que debe hacer un sistema para que te sirva de verdad, qué opciones hay, cuánto cuesta y cómo se pone en marcha en una semana. También te contamos cómo lo resuelve CheckInGO, porque es a lo que nos dedicamos, y lo que no hace.

Qué es un sistema de control de asistencia

Es la herramienta, y las reglas que la acompañan, con la que registras a qué hora empieza y termina la jornada cada persona de tu equipo, guardas ese registro y lo usas: para pagar bien la nómina, para calcular el tiempo extra, para defenderte en un juicio y para entregárselo a la autoridad si te lo pide.

Tiene tres partes, y conviene no confundirlas:

• Cómo se checa. Con un reloj checador en la pared, una tablet en la entrada, el celular de cada colaborador o la computadora. Es lo que más se ve, pero no es lo más importante.
• Dónde se guarda el registro. En la memoria de un aparato, en un archivo de tu computadora o en un servidor en la nube. De esto depende que el historial sobreviva a una avería y que nadie lo pueda rehacer.
• Qué puedes sacar de él. Horas trabajadas, tiempo extra, faltas y un reporte que puedas entregar a la autoridad o anexar a un juicio.

El reloj checador es solo la primera parte. Por eso dos negocios con el mismo aparato pueden tener sistemas muy distintos, y uno sin aparato puede tener uno mejor. Si lo que buscas es justo esa primera parte, checar sin comprar equipo, lo explicamos en checador de asistencia en el celular.

Por qué en 2027 deja de ser opcional para muchas empresas

El decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 añadió la fracción XXXIV al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo. Obliga al patrón a:

La misma fracción deja a la STPS decidir a quién aplica y con qué excepciones, y el transitorio Quinto del decreto fija que esas disposiciones entran en vigor el 1 de enero de 2027. Cuando revisamos esta página, el 4 de noviembre de 2026, no las encontramos publicadas. La STPS ha dicho en público que la implantación será gradual y que empezará por las empresas grandes y medianas; lo contamos con detalle en ¿le toca a tu pyme en enero?

La multa está en la fracción IV Bis del artículo 994: de 250 a 5,000 UMA para la persona empleadora obligada que incumpla. Con la UMA de 2026, de 117.31 pesos diarios, son de 29,327.50 a 586,550 pesos. El detalle de la obligación lo tienes en qué te obliga el artículo 132 fracción XXXIV.

Aunque a tu empresa le toque más tarde, hay tres cosas que no esperan a la STPS:

• En un juicio, probar la jornada te toca a ti. El artículo 784 pone en el patrón la carga de probar la jornada de trabajo y las faltas de asistencia, el 804 le obliga a conservar los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo y el 805 presume ciertos los hechos del trabajador si no los presentas, salvo prueba en contrario. Lo desarrollamos en te demandan y no tienes control de asistencia.
• El 1 de enero de 2027 la jornada máxima baja a 46 horas semanales, sin reducir salarios, y seguirá bajando hasta 40 en 2030. Sin medir la jornada real no sabes si ya cumples. El calendario completo está en jornada de 40 horas.
• El tiempo extra tiene tope semanal: 9 horas en 2027, que sube cada año hasta 12 en 2030. Lo que pase del tope se paga al triple.

Las 8 cosas que debe hacer un buen sistema de control de asistencia

Antes de comparar marcas o precios, comprueba estas ocho. Si un sistema falla en alguna, sale caro aunque sea barato.

1. Registra a cada persona, no al turno

La ley habla de la jornada de «cada persona trabajadora», con su inicio y su fin. Una hoja por turno o un registro por departamento no cumple con eso.

En CheckInGO: cada colaborador tiene un código personal ligado a su nombre, sus apellidos y su CURP. Lo teclea, pulsa Checar y el sistema sabe si es su entrada o su salida.

2. La hora no se puede maquillar

Si la hora la pone el aparato de quien checa, basta con adelantar el reloj del celular. Y si el registro se puede pasar en limpio, como prueba a tu favor pesa poco.

En CheckInGO: con conexión, la hora la pone el servidor, no el dispositivo. Cambiar la hora del celular no sirve para adelantar ni atrasar una checada.

3. Las correcciones dejan rastro

Siempre habrá olvidos y errores. Lo importante es que corregirlos no borre lo que había. En un juicio la carga de probar la jornada es tuya (artículo 784), y un registro que deja ver sus propias correcciones se sostiene mucho mejor que una libreta rehecha.

En CheckInGO: el administrador puede agregar o corregir una checada, pero queda la hora original, la nueva, cuándo se cambió y el motivo, que es obligatorio. Si hay que quitar una checada, se anula y sigue guardada.

4. Se puede entregar a la autoridad sin parar tu operación

La fracción XXXIV no solo pide registrar: pide proporcionar el registro a la autoridad cuando lo requiera. Un sistema que no te deja sacar los datos con facilidad te deja colgado justo cuando más lo necesitas.

En CheckInGO: desde tu panel generas un código de acceso temporal para el inspector. Vale 48 horas y con él consulta por su cuenta las checadas y las ausencias del periodo que necesite, solo en lectura y sin tus claves. Si prefieren papel, exportas el historial en PDF. Cómo es una visita lo explicamos en inspección de la STPS.

5. Conserva el historial el tiempo que pide la ley

El artículo 804, fracción III, obliga a conservar los controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo, durante el último año y un año después de que termine la relación laboral. Si el registro vive dentro de un aparato y el aparato falla, ese historial se pierde.

En CheckInGO: los registros se guardan mientras eres cliente. Cuando das de baja a un colaborador, su acceso se desactiva pero su historial de checadas se conserva, y si algún día te das de baja tú, puedes pedir una copia completa.

6. Calcula el tiempo extra con las reglas nuevas

Con la reforma, el tope de horas extra es semanal y cambia cada año: 9 horas en 2026 y 2027, 10 en 2028, 11 en 2029 y 12 en 2030. Dentro del tope se pagan al doble y lo que pase de él, al triple (artículos 66 y 68 de la LFT). Con un umbral que se mueve cada año, el cálculo a mano es muy fácil de equivocar.

En CheckInGO: configuras la jornada diaria de cada colaborador y, cada noche, el sistema compara sus checadas con lo que le tocaba y deja las horas de más en el apartado de horas extra. Las diferencias de 30 minutos o menos no cuentan, y si activas el banco de horas, primero se compensan con él. Para repartir entre doble y triple tienes la calculadora de horas extra.

7. Tu equipo lo usa sin pelearse con él

Si checar es lento o exige un aparato que no todos tienen a la mano, la gente se olvida y te toca corregir a mano. Un sistema sirve en la medida en que se usa todos los días.

En CheckInGO: se checa en 3 segundos desde el navegador de cualquier celular, tablet o computadora, o con la app de Android. Quien no quiera usar su celular personal puede checar en una tablet a la entrada, a modo de kiosko. Y con la app de Android también se checa sin señal: la checada se guarda en el teléfono con su hora y, cuando llega al servidor, queda marcada como checada sin conexión.

8. Te ayuda a que el registro sea acordado

La última frase de la fracción XXXIV dice que el contenido del registro electrónico «hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora». La ley no dice todavía cómo se acredita ese acuerdo. Lo prudente, mientras tanto, es dejar por escrito que cada persona conoce el sistema y está de acuerdo, y que las correcciones sigan un procedimiento claro. Es nuestra lectura, no una regla publicada.

En CheckInGO: cada colaborador tiene su propio panel, donde consulta sus horas y sus turnos y te avisa de un olvido o de un retardo, así que el registro no es algo que solo ve el patrón. El acuerdo por escrito lo pones tú; si tienes reglamento interior, es un buen lugar para describir cómo se registra la jornada (lo explicamos en reglamento interior de trabajo).

Libreta, Excel, reloj checador o sistema en la nube

Cuatro formas de llevar la asistencia, con el punto débil de cada una, incluida la nuestra.

La diferencia no es moderno contra antiguo, sino dónde vive el registro y quién puede tocarlo. Si estás pensando en un aparato, lee antes qué reloj checador cumple con la ley en 2027: ahí explicamos el costo real de cada tipo y el detalle de la huella. Y si hoy llevas un formato en papel, en formato de control de asistencia tienes qué campos debe llevar.

Cuánto cuesta un sistema de control de asistencia

No te vamos a dar precios de otros proveedores, porque cambian según el plan y el número de usuarios. Lo que sí conviene sumar antes de decidir:

• La mensualidad, que casi siempre va por colaborador.
• El costo de alta o de implementación, si lo cobran.
• El equipo: aparatos, instalación y cableado, si el sistema los necesita.
• Los módulos que se cobran aparte.
• El tiempo de quien cuadra las checadas cada semana para pasarlas a nómina.

Esto es lo que cuesta CheckInGO, con todas las funciones incluidas:

Cada colaborador a partir del 11 suma $40 MXN al mes, y solo pagas por los que estén activos. Sin costo de alta, sin plazo forzoso y sin comprar equipo. Los primeros 7 días son gratis: registras tu tarjeta, pero la primera mensualidad se cobra el día 8, salvo que canceles antes. Se factura desde España, así que recibes una factura con tu RFC, no un CFDI; los detalles fiscales están en precios.

Cómo se implementa en una semana

Los 7 días de prueba alcanzan para dejarlo funcionando con tu equipo real:

1. Te das de alta. En la pantalla de pago indicas cuántos colaboradores tienes, el RFC de tu empresa y tu tarjeta. La cuenta se crea sola y recibes tus accesos, tu código de empresa y el manual.
2. Das de alta a tu equipo. Desde el panel, con nombre, apellidos y CURP. Si pones su correo, a cada quien le llega su código y cómo checar. Si necesitas ayuda con el alta, te echamos la mano.
3. Configuras la jornada y el rol de turnos. La jornada diaria de cada colaborador es la que usa el sistema para calcular las horas extra. Si todavía no tienes el rol de 2027, el generador de rol de turnos te ayuda a cuadrarlo a 46 horas.
4. Se lo explicas a tu equipo y lo dejas por escrito. Por lo que dice el artículo 132 sobre la prueba plena.
5. Revisas el reporte de cada noche. Cada día con checadas, a las 23:55 de tu zona horaria, te llega por correo un PDF con quién entró, a qué hora salió, cuántas horas hizo y cuánto descansó. Si algo no cuadra, lo corriges con su motivo.
6. Decides antes del día 8. Si no te convence, pides la baja desde tu panel o por correo y no pagas nada.

Lo que CheckInGO no hace

No hace nómina, no timbra CFDI de nómina y no lleva reclutamiento: para la mayoría de las empresas que nos eligen, eso ya lo lleva su contador. Tampoco usa huella dactilar, reconocimiento facial ni ningún otro dato biométrico: se checa con un código personal. Si necesitas una suite completa de recursos humanos, preferimos decírtelo antes de que lo pruebes. Todo lo que sí hace, con ejemplos, está en funcionalidades.

Preguntas frecuentes

Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un abogado laboralista o de tu contador.