Si vas a contratar a alguien, la primera pregunta que te haces es cuánto te va a costar. La segunda, cuando ves la factura real, es por qué nadie te lo explicó antes.
El salario bruto que aparece en el contrato es solo el punto de partida. Lo que la empresa paga cada mes es esa cifra más las cotizaciones a la Seguridad Social, más las pagas extra prorrateadas, más los días de baja que se convierten en coste parcial tuyo, más el tiempo de gestión que nadie contabiliza. El Instituto Nacional de Estadística (INE) situó el coste laboral medio por trabajador y mes en 3.382 euros a finales de 2025, un máximo histórico. En muchos casos, la empresa no tiene ni idea de que llega a esa cifra.
Este artículo hace el desglose completo con los números de 2026. Sin simplificaciones, sin letra pequeña.
El salario bruto no es lo que pagas
Cuando acuerdas con un candidato un sueldo de 24.000 euros brutos anuales, puede parecerte que ese es tu coste. No lo es. Esa cifra es lo que el trabajador cobra antes de que Hacienda y la Seguridad Social tomen su parte. Lo que tú pagas como empresa es bastante más.
La razón es que la empresa tiene que cotizar a la Seguridad Social por cada empleado. Esa cotización no aparece en la nómina del trabajador porque la mayoría va directamente del empleador a la Tesorería General, sin pasar por la cuenta del empleado. El trabajador solo ve su parte, que es menor. La parte empresarial, que es la más grande, es invisible para él pero muy visible para tu cuenta de resultados.
En 2026, la cotización empresarial supone aproximadamente un 32,15% adicional sobre el salario bruto para un contrato indefinido en contingencias comunes y los conceptos habituales. Eso significa que un empleado con 24.000 euros brutos anuales te cuesta alrededor de 31.700 euros al año antes de contar cualquier otra cosa.
La Seguridad Social a cargo de la empresa: desglose 2026
Según la Orden PJC/297/2026, publicada en el BOE el 31 de marzo de 2026 con efectos desde el 1 de enero, estos son los tipos de cotización que paga la empresa por un contrato indefinido en el Régimen General:
| Concepto | % Empresa | % Trabajador | % Total |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% | 4,70% | 28,30% |
| Desempleo (indefinido) | 5,50% | 1,60% | 7,05% |
| FOGASA | 0,20% | — | 0,20% |
| Formación profesional | 0,60% | 0,10% | 0,70% |
| MEI (Mecanismo Equidad Intergeneracional) | 0,75% | 0,15% | 0,90% |
| Contingencias profesionales (AT/EP)* | Variable | — | ~1,50% |
| Total empresa (aproximado) | ~32,15% | ~6,50% | ~38,65% |
*Las contingencias profesionales (AT/EP) varían según la actividad económica (CNAE). El 1,50% es un tipo medio orientativo. Fuente: Orden PJC/297/2026 (BOE 31/03/2026) y Seguridad Social.
Hay un par de detalles en esta tabla que conviene entender bien para no llevarse sorpresas.
El MEI es una cotización adicional que existe desde 2023 y que sube cada año. En 2026 llega al 0,90% (de los cuales 0,75 puntos van a cargo de la empresa). Su destino es reforzar el fondo de reserva de las pensiones. En 2029 alcanzará el 1,2%. No es una anomalía puntual: es un coste que irá creciendo los próximos años.
El FOGASA (Fondo de Garantía Salarial) financia los salarios e indemnizaciones que no puede pagar una empresa en concurso de acreedores. Lo paga íntegramente la empresa. Su porcentaje es pequeño pero es un coste real.
Las contingencias profesionales cubren accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. El tipo varía según la actividad: no es lo mismo una oficina que una empresa de construcción o de transporte. En 2026 se aplican los tipos de la nueva tarifa de primas adaptada al CNAE-2025.
Ejemplo real: qué cuesta un empleado con 1.800€ brutos mensuales
Para que los porcentajes se conviertan en algo concreto, aquí está el desglose completo de un empleado con 1.800 euros brutos mensuales, contrato indefinido, sector servicios.
Empleado con 1.800 € brutos/mes · Lo que paga la empresa
Esto es lo que sale cada mes de tu cuenta. Pero el año tiene 12 meses de nómina y 14 pagas. Las pagas extra, aunque se distribuyan en 12 meses si están prorrateadas, son coste real que tienes que provisionar. Con las pagas extra incluidas, ese mismo empleado de 1.800 euros brutos mensuales te cuesta alrededor de 27.500 euros al año.
Regla rápida que funciona bastante bien en la práctica: multiplica el salario bruto mensual por 15,3 para obtener el coste anual aproximado para la empresa (incluidas cotizaciones y pagas extra). No es exacto, pero para hacer una estimación rápida en una negociación, sirve.
Los costes que no aparecen en la nómina
Las cotizaciones a la Seguridad Social son el grueso del sobrecoste visible. Pero hay otros conceptos que engordan la factura real y que muchos empresarios no contabilizan hasta que los tienen delante.
Las vacaciones: 22 días hábiles que sí cuestan
El Estatuto de los Trabajadores establece un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año (art. 38 ET), que en días hábiles equivalen a unas 22 jornadas laborables. Durante esos días, el trabajador no trabaja, pero la empresa sigue pagando salario y cotizaciones. El trabajo que no se hace durante esas semanas tiene que cubrirse de alguna forma: con el resto del equipo, con horas extra, o quedándose sin hacer.
Para un empleado con 24.000 euros brutos anuales, esas 22 jornadas representan aproximadamente 2.025 euros de salario que se pagan sin producción directa, más las cotizaciones correspondientes.
Las bajas por incapacidad temporal: dónde empieza y dónde acaba tu responsabilidad
Cuando un empleado cae de baja por enfermedad común, la empresa paga los días 4, 5 y 6 de la baja al 60% de la base reguladora. A partir del día 16, es la Seguridad Social quien paga la prestación, aunque habitualmente la empresa la adelanta y luego la compensa en los seguros sociales. Los días 1, 2 y 3 son a cargo exclusivo del trabajador (no cobra).
En la práctica, una baja de una semana tiene un coste directo para la empresa aunque no parezca mucho. Pero el coste indirecto, que es el que se suele pasar por alto, puede ser bastante mayor: el trabajo que no se hace, la reorganización del equipo, y en algunos sectores, la necesidad de contratar un sustituto temporal.
La tasa de absentismo laboral en España se situó en el 7,9% en 2024 según los datos de la Encuesta de Población Activa. Para una empresa de 10 empleados, eso equivale a tener prácticamente un empleado a tiempo completo que no está produciendo durante todo el año.
El tiempo de gestión: el coste que nadie mide
Gestionar a un empleado requiere tiempo. Tramitar el alta en la Seguridad Social, revisar los partes de trabajo, calcular las horas extra, gestionar las vacaciones, cuadrar los fichajes, preparar documentación para una inspección. En empresas pequeñas, ese tiempo lo absorbe el propio dueño o alguien del equipo que tiene otras responsabilidades. No aparece en ninguna nómina, pero tiene un coste real.
Una estimación conservadora: si dedicas entre 2 y 4 horas semanales a gestión de personal para un equipo de 8-10 personas, y tu hora tiene un valor de 30 euros, estás gastando entre 3.000 y 6.000 euros anuales en gestión que podría automatizarse en gran parte.
Los costes de incorporación y formación
Contratar a alguien nuevo tiene un coste de arranque que pocas empresas pequeñas calculan: el proceso de selección (tiempo o agencia), los primeros meses de curva de aprendizaje en los que el nuevo empleado produce por debajo de su capacidad, y la formación específica del puesto. Según distintos estudios del sector, el coste de reemplazar a un empleado puede oscilar entre el 20% y el 200% de su salario anual, dependiendo del nivel del puesto y la especialización requerida.
El coste de las horas que no se trabajan
Este es el apartado que más sorprende cuando alguien lo ve por primera vez.
Un empleado a jornada completa tiene contratadas, en teoría, unas 1.800 horas anuales de trabajo efectivo. Pero si restas las vacaciones (22 días hábiles ≈ 176 horas), los festivos nacionales y locales (entre 12 y 14 días ≈ 96-112 horas), y una estimación conservadora de absentismo del 4% (≈ 60 horas), te quedan aproximadamente 1.460-1.470 horas reales de trabajo productivo al año. El resto, alrededor de 330-340 horas, se paga sin que haya producción directa.
Dicho de otra forma: en un año, pagas entre 18 y 19 semanas completas de trabajo que no se producen. Si a esto le añades las horas de gestión interna, reuniones internas improductivas, o simplemente el tiempo que los empleados tardan en arrancar y cerrar cada jornada, la cifra puede ser mayor.
Aquí es donde el control horario deja de ser solo una obligación legal y se convierte en información útil para tomar decisiones. Saber exactamente cuántas horas trabaja cada persona, en qué franja horaria rinde mejor, si hay patrones de absentismo que podrían abordarse, o si las horas extra se distribuyen de forma razonable entre el equipo, tiene un valor económico real. No es vigilancia: es gestión.
Tabla resumen: coste total según salario bruto
Para que puedas hacer tus propios cálculos rápido, aquí está la estimación del coste anual para la empresa según distintos niveles de salario bruto. Si tu caso no encaja exactamente en la tabla, la calculadora de coste real de empleado te permite ajustar salario, sector, tipo de contrato y convenio para obtener una estimación personalizada. Los porcentajes aplicados son los de la Orden PJC/297/2026 para contrato indefinido, régimen general, sin bonificaciones.
| Salario bruto anual | Bruto mensual (14 pagas) | SS empresa/año (~32,15%) | Coste total empresa/año |
|---|---|---|---|
| 17.094 € (SMI 2026) | 1.221 € | ~5.497 € | ~22.591 € |
| 21.000 € | 1.500 € | ~6.752 € | ~27.752 € |
| 25.200 € | 1.800 € | ~8.102 € | ~33.302 € |
| 30.000 € | 2.143 € | ~9.645 € | ~39.645 € |
| 42.000 € | 3.000 € | ~13.503 € | ~55.503 € |
| 60.000 € | 4.286 € | ~19.290 € | ~79.290 € |
Estimaciones orientativas. La cotización real varía según la actividad (AT/EP), posibles bonificaciones, y si el salario supera la base máxima de cotización (5.101,20€/mes en 2026). El SMI 2026 está fijado por el Real Decreto 126/2026. Usa la calculadora interactiva para un resultado ajustado a tu caso.
Atención con los salarios altos: desde 2025 existe la cuota de solidaridad, una cotización adicional progresiva sobre los salarios que superan la base máxima de cotización (5.101,20 €/mes en 2026). Si tienes empleados con salarios altos, el coste real puede ser algo mayor que el que muestra esta tabla.
Indefinido vs temporal: la diferencia que muchos ignoran
Contratar de forma temporal no es necesariamente más barato. De hecho, en varios aspectos sale más caro.
El tipo de cotización por desempleo en contratos de duración determinada es del 8,30%, frente al 7,05% de los indefinidos. La parte empresarial es del 6,70% en temporal vs 5,50% en indefinido. La diferencia parece pequeña, pero se acumula.
Además, desde la reforma laboral de 2021, los contratos de duración determinada de menos de 30 días tienen una cotización adicional de 33,62 euros a cargo de la empresa al finalizar el contrato. En sectores con alta rotación (hostelería, comercio, agricultura), esto puede suponer un sobrecoste significativo si se multiplica por muchos contratos cortos a lo largo del año.
A esto hay que añadir que la indemnización por fin de contrato temporal es de 12 días de salario por año trabajado, frente a los 20 días por año (hasta un máximo de 12 mensualidades) del despido objetivo de un indefinido. La comparación no es tan sencilla como parece.
Para una pyme que contrata de forma estacional o puntual, la decisión entre indefinido y temporal tiene implicaciones de coste que vale la pena calcular antes de firmar el contrato. La calculadora de coste real de empleado permite comparar ambos escenarios en segundos. Y en ambos casos, la obligación de llevar registro de las horas extra y el control horario diario es exactamente la misma.
El coste real de un empleado en España está, según el nivel salarial, entre un 30% y un 35% por encima del salario bruto que aparece en el contrato, antes de contar vacaciones, bajas, formación o gestión. Para una empresa de diez personas con salarios medios, eso puede significar entre 50.000 y 80.000 euros anuales de costes que van más allá de las nóminas.
Tener esos costes bajo control empieza por saber exactamente cuántas horas trabaja cada persona. No como mecanismo de desconfianza, sino porque es el único dato que te permite saber si lo que pagas corresponde con lo que recibes. Y porque desde el RDL 8/2019, llevar ese registro no es opcional: es una obligación legal con sanciones de hasta 7.500€ por no cumplirla.