Kaum ein Thema im Arbeitsrecht wurde so oft angekündigt und so selten zu Ende gebracht wie die Arbeitszeiterfassung. Das hat zu einem verbreiteten Missverständnis geführt: Viele Inhaber kleiner Betriebe glauben, sie müssten erst handeln, wenn „das Gesetz“ kommt. Das stimmt nicht. Die Pflicht gibt es seit September 2022. Offen ist nur noch, in welcher Form erfasst werden muss.
Zwei Urteile, eine Pflicht
Am Anfang stand ein spanischer Fall. Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten messen lässt. Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Der deutsche Gesetzgeber reagierte nicht. Also tat es das Bundesarbeitsgericht. In einem Verfahren, in dem ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung durchsetzen wollte, stellte das BAG am 13. September 2022 fest: Ein Initiativrecht des Betriebsrats gibt es dafür nicht, weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich verpflichtet ist, die Arbeitszeit zu erfassen. Die Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils.
Das BAG hat keine neue Pflicht erfunden, sondern eine bestehende Vorschrift ausgelegt. Deshalb gilt die Pflicht seit der Entscheidung, ohne Übergangsfrist und ohne dass ein neues Gesetz nötig war.
Was genau erfasst werden muss
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer, einschließlich der Überstunden.
- Da die Dauer ohne Pausen berechnet wird, gehören die Pausen praktisch mit in die Aufzeichnung.
- Das System muss tatsächlich genutzt werden. Ein Formular im Schrank, das niemand ausfüllt, reicht nicht.
Die Aufzeichnung selbst dürfen Sie an die Beschäftigten delegieren. Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen: Sie müssen dafür sorgen, dass erfasst wird, und es auch kontrollieren.
Für wen die Pflicht gilt
Für alle Arbeitgeber, vom Kiosk mit einer Aushilfe bis zum Konzern. Eine Untergrenze bei der Betriebsgröße kennt die Rechtsprechung nicht. Ausgenommen sind nach herrschender Meinung leitende Angestellte, weil für sie das Arbeitszeitgesetz nicht gilt (§ 18 ArbZG). Ein schicker Titel auf der Visitenkarte macht aber noch niemanden zum leitenden Angestellten.
Was heute schon ausdrücklich im Gesetz steht
Neben der allgemeinen Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es zwei ausdrückliche Aufzeichnungspflichten, die schon lange gelten:
| Vorschrift | Was aufgezeichnet wird | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht | mind. 2 Jahre |
| § 17 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei Minijobbern und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG (z. B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik), spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages | mind. 2 Jahre |
Mehr zu Minijobs: Arbeitszeit von Minijobbern aufzeichnen.
Und die Sanktionen? Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz droht ein Bußgeld erst, wenn die Aufsichtsbehörde die Erfassung angeordnet hat und Sie der Anordnung nicht folgen. Verstöße gegen § 16 ArbZG oder § 17 MiLoG sind dagegen direkt bußgeldbewehrt.
Das größere Risiko im Alltag ist ein anderes: der Streit um Überstunden. Das BAG hat im Mai 2022 klargestellt (5 AZR 359/21), dass Beschäftigte ihre Überstunden im Prozess weiterhin selbst darlegen und beweisen müssen; das EuGH-Urteil ändert daran nichts. Ohne eigene Aufzeichnungen haben Sie trotzdem wenig in der Hand, wenn jemand seine Stunden mit eigenen Notizen belegt.
Was der Referentenentwurf vom Juni 2026 vorsieht
Am 18. Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Das Ministerium selbst bezeichnete ihn als interne Arbeitsfassung. Die wichtigsten Punkte zur Zeiterfassung:
- Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden; per Tarifvertrag wäre eine Frist von bis zu sieben Kalendertagen möglich.
- Die Aufzeichnung soll grundsätzlich elektronisch erfolgen, ohne ein bestimmtes System vorzuschreiben.
- Beschäftigte oder Dritte dürfen erfassen, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Beschäftigte sollen Einsicht in ihre Aufzeichnungen und eine Kopie verlangen können.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre.
- Übergangsfristen für die elektronische Form: ein Jahr für alle, zwei Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten, fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50.
- Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte wären dauerhaft von der elektronischen Form befreit, nicht aber von der Erfassung selbst.
- Tarifparteien könnten statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren.
Ein Referentenentwurf ist der erste Schritt, nicht der letzte. Der Entwurf stieß auf Kritik aus Verbänden und Teilen der Koalition, ein Vorgängerentwurf von 2023 war bereits gescheitert, und einen Kabinettsbeschluss gibt es nach unserem Stand vom 27. Oktober 2026 nicht. Wer Ihnen ein festes Datum für die „elektronische Pflicht“ nennt, weiß mehr als der Gesetzgeber.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Vertrauensarbeitszeit heißt: Die Beschäftigten entscheiden selbst, wann sie arbeiten. Das bleibt erlaubt, auch nach dem BAG-Beschluss und auch nach dem Entwurf. Was wegfällt, ist die Vorstellung, dass dabei gar nichts erfasst wird. Die Zeiten werden aufgezeichnet, der Arbeitgeber schreibt sie nur nicht vor.
Was Sie jetzt tun sollten
- Erfassen Sie ab sofort, falls Sie es noch nicht tun. Die Pflicht hängt nicht am neuen Gesetz.
- Wählen Sie eine Form, die Sie nicht in zwei Jahren wieder ändern müssen. Wenn Sie ohnehin umstellen, ist eine elektronische Erfassung am selben Tag die sicherste Wahl.
- Binden Sie den Betriebsrat ein, falls es einen gibt. Bei technischen Systemen hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Informieren Sie die Beschäftigten, welche Daten Sie erheben und wozu (Art. 13 DSGVO).
- Regeln Sie Korrekturen: Wer darf eine vergessene Buchung nachtragen, und wie wird der Grund festgehalten?
- Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf und schauen Sie regelmäßig hinein. Ein System, das niemand kontrolliert, erfüllt die Pflicht nur auf dem Papier.
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Ist Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und hängt nicht vom geplanten neuen Gesetz ab.
Reicht eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel aus Papier?
Nach geltendem Recht ja, wenn die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist und tatsächlich genutzt wird. Nach dem Referentenentwurf vom Juni 2026 wäre die elektronische Form die Regel, mit dauerhafter Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja, für alle Arbeitgeber unabhängig von der Größe. Der Entwurf würde Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten nur von der elektronischen Form befreien, nicht von der Erfassung.
Wer muss die Arbeitszeit aufschreiben: Arbeitgeber oder Beschäftigte?
Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass erfasst wird, und das auch kontrollieren.
Was droht, wenn ich die Arbeitszeit nicht erfasse?
Für die allgemeine Pflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz droht ein Bußgeld, wenn Sie eine behördliche Anordnung nicht befolgen. Verstöße gegen § 16 ArbZG oder § 17 MiLoG sind direkt bußgeldbewehrt. Dazu kommt eine schwache Position in jedem Streit um Überstunden.
Wann kommt das neue Arbeitszeitgesetz?
Das steht nicht fest. Der Referentenentwurf stammt vom 18. Juni 2026, ein Kabinettsbeschluss liegt nach unserem Stand vom 27. Oktober 2026 nicht vor. Danach müssten noch Bundestag und Bundesrat beraten.
Stand: 27. Oktober 2026. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich, und Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
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